Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta
Pöytäkirja 09.06.2022/Pykälä 49

784/00.00.01/2022

Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta 09.06.2022 § 49

 Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 16 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelystä.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 129 §:n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 130 §:n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Hallintosäännön 131 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Toimielimen jäsenellä tai varajäsenellä on kuitenkin aina niin halutessaan oikeus saada ko. toimielimen asiakirjat paperimuotoisina.

Hallintosäännön 133 §:n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Estynyt jäsen ilmoittaa poissaolostaan myös toimielimen sihteerille. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkun asian käsittelyyn, hän voi kutsua henkilökohtaisen varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Hallintosäännön 134 §:n mukaan nuorisovaltuuston, vanhusneuvoston tai vammaisneuvoston edustajien tai muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Läsnäolo-oikeus on rajattava siten, että läsnäolo-oikeutta ei ole silloin kun käsiteltäviin asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja. Toimielin tai sen puheenjohtaja voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntijan on poistuttava kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Hallintosäännön 149 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 150 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin määrätään. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla siltä osin kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja.

Kaupungin hallintosäännön I osan konserniohjausta koskevassa 5 luvun 40 §:ssä todetaan, että lautakunnan jaoston ja lautakunnan alaisen viranhaltijan on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus tai lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin, josta se on kaupunginhallituksen ja lautakunnan luettavissa. Kaupunginhallitus tai lautakunta voi erikseen tehdä päätöksen siitä, millaisia viranhaltijapäätöksiä tai alemman toimielimen päätöksiä ei tarvitse ilmoittaa mahdollisen otto-oikeuden käyttöä varten.

Asia on otettava toimielimen käsiteltäväksi sen ajan kuluessa, jossa kuntalain 134 §:ssä tarkoitettu oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä.

Lisätiedot hallintoasiantuntija, Hannele Turunen, hannele.turunen@lohja.fi

Esittelijä Kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Lonkainen Merja

Päätösehdotus Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta päättää

1. todeta, että pöytäkirjanpitäjänä toimii Hannele Turunen tai muu kaupungin hallintopalveluiden nimeämä henkilö;

2. pitää kokouksensa ajalla 1.8.-31.12.2022 pääsääntöisesti torstaisin klo 17.00 seuraavina päivinä:

- 1.9.2022
- 22.9.2022
- 27.10.2022
- 24.11.2022
- 15.12.2022

3. pitää Talousarvio 2023 -seminaarin 22.9.2022

4. että kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina; ja

5. että esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina;

6. että pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu tarkastaja. Tarkastus suoritetaan viimeistään kokousta seuraavana maanantaina siten, että valmistunut pöytäkirja julkaistaan luottamushenkilöportaaliin ja julkaisusta ilmoitetaan sähköpostilla puheenjohtajalle ja tarkastajalle. Puheenjohtaja ja tarkastaja kuittaavat pöytäkirjan oikeellisuuden sähköpostilla ja allekirjoittavat sen varsinaisesti seuraavassa lautakunnan kokouksessa tai muutoin sovittuna ajankohtana;

7. että pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin määrätään kokousta seuraavan viikon keskiviikkona;

8. sähköiset ilmoitukset viranhaltijapäätöksistä ovat luettavissa otto-oikeuden käyttämistä varten luottamushenkilöportaalissa päätöksen valmistuttua;

9. että kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus hallintosäännössä nimettyjen lisäksi seuraavilla viranhaltijoilla
. talouspäällikkö
. talousjohtaja

10. myöntää vanhusneuvosto, vammaisneuvosto ja nuorisovaltuuston nimeämälle edustajalle (1 hlö) tai hänen varaedustajalleen läsnäolo- ja puheoikeuden kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan kokouksissa niiltä osin, kun käsitellään julkisia asioita; sekä

11. että kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan pöytäkirjanotteen allekirjoitusoikeus on pöytäkirjanpitäjän lisäksi hallintoasiantuntijoilla sekä konsernihallinnon alaisilla hallintopalvelut-kustannuspaikan toimistosihteereillä.

Päätös Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email jäsenet, varajäsenet, esittelijät, valmistelijat
hallintokalenteriin

------------------------------------