Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 24.08.2022/Pykälä 80

Tarkastuslautakunta 24.08.2022 § 80

 Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 16 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelystä.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 129 §:n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 130 §:n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Hallintosäännön 131 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Toimielimen jäsenellä tai varajäsenellä on kuitenkin aina niin halutessaan oikeus saada ko. toimielimen asiakirjat paperimuotoisina.

Hallintosäännön 133 §:n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Estynyt jäsen ilmoittaa poissaolostaan myös toimielimen sihteerille. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkun asian käsittelyyn, hän voi kutsua henkilökohtaisen varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Hallintosäännön 134 §:n mukaan nuorisovaltuuston, vanhusneuvoston tai vammaisneuvoston edustajien tai muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Läsnäolo-oikeus on rajattava siten, että läsnäolo-oikeutta ei ole silloin kun käsiteltäviin asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja. Toimielin tai sen puheenjohtaja voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntijan on poistuttava kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Hallintosäännön 149 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 150 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin määrätään. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla siltä osin kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja.

Lisätiedot controller Ulla Långström, ulla.langstrom@lohja.fi

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää todeta, että

1. pöytäkirjanpitäjänä toimii controller tai hänen estyneenä ollessa muu kaupungin hallintopalveluiden nimeämä henkilö;

2. kokouskutsut ja esityslistat julkaistaan sähköisesti luottamushenkilöportaalissa jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina; ja

5. esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina;

6. pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu tarkastaja. Tarkastus suoritetaan viimeistään kokousta seuraavana tiistaina siten, että valmistunut pöytäkirja julkaistaan luottamushenkilöportaaliin ja julkaisusta ilmoitetaan sähköpostilla puheenjohtajalle ja tarkastajalle. Puheenjohtaja ja tarkastaja kuittaavat pöytäkirjan oikeellisuuden sähköpostilla ja allekirjoittavat sen varsinaisesti seuraavassa kokouksessa tai muutoin sovittuna ajankohtana. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Mikäli tarkastaja ja puheenjohtaja keskenään ovat erimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, pöytäkirja tarkastetaan erimielisyyttä koskevilta osin toimielimen seuraavassa kokouksessa;

7. että tarkastuslautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus tilintarkastusyhteisön vastuullisella tilintarkastajalla, controllerilla ja lautakunnan kutsumilla viranhaltijoilla;
 

Päätös Tarkastuslautakunta päätti, että

1. pöytäkirjanpitäjänä toimii controller tai hänen estyneenä ollessa muu kaupungin hallintopalveluiden nimeämä henkilö;

2. kokouskutsut ja esityslistat julkaistaan sähköisesti luottamushenkilöportaalissa jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina; ja

5. esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina;

6. pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu tarkastaja. Tarkastus suoritetaan viimeistään kokousta seuraavana tiistaina siten, että valmistunut pöytäkirja julkaistaan luottamushenkilöportaaliin ja julkaisusta ilmoitetaan sähköpostilla puheenjohtajalle ja tarkastajalle. Puheenjohtaja ja tarkastaja kuittaavat pöytäkirjan oikeellisuuden sähköpostilla ja allekirjoittavat sen varsinaisesti seuraavassa kokouksessa tai muutoin sovittuna ajankohtana. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Mikäli tarkastaja ja puheenjohtaja keskenään ovat erimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, pöytäkirja tarkastetaan erimielisyyttä koskevilta osin toimielimen seuraavassa kokouksessa;

7. että tarkastuslautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus tilintarkastusyhteisön vastuullisella tilintarkastajalla, controllerilla ja lautakunnan kutsumilla viranhaltijoilla.

-----------------------------------