Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.09.2022/Pykälä 282

1142/02.08.00/2022

Kaupunginhallitus 19.09.2022 § 282

Asian tausta

Lohjan kaupungin tekninen toimi on aloittanut uuden kaivurikuormaajan hankinnan keväällä 2022. Kaupungin käytössä olleen laitteen ylläpito- ja korjauskustannukset olivat lisääntyneet. Hankinnan tarkoituksena on ollut löytää vähän käytetty laite, johon voidaan liittää olemassa olevia lisävarusteita.

Kaivurikuormaajista on pyydetty sähköpostitse kaksi tarjousta. Lohjan kaupungin teknisen toimen johtaja on allekirjoittanut 14.6.2022 kauppakirjan Konesilta Oy:n kanssa 202 500 euron arvoisesta Lännen 8600K vuosimallin 2020 kaivurikuormaajasta. Kaupan yhteydessä on luovutettu Lohjan kaupungin omistuksessa oleva Lännen 8600G vuosimallin 2010 kaivurikuormaaja, jonka arvo luovutettaessa on ollut 62 500 euroa.

Sisäinen tarkastus
 

 Kaupungille on tullut vaihdossa luovutetun kaivurikuormaajan vaihtoarvon ylittäviltä osin allekirjoitettavaksi osamaksusopimus, jossa rahoitettava velka on määrältään 139 900,00 ilman arvonlisäveroa.

Kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa kohta 7.6 koskee väärän menettely tai epäselvyyksien ilmoittamista. Sen mukaan jokainen työntekijä on velvollinen ilmoittamaan havaitsemastaan väärin menettelystä.Työntekijän havaittua väärin menettelyä tai, että toiminnassa on epäselvyyksiä, ensisijaisesti asiasta ilmoitetaan esimiehelle ja tarvittaessa informoidaan sähköpostitse controlleria. Ellei esimies ryhdy asian vaatimiin toimenpiteisiin, asia siirtyy controllerin selvitettäväksi. Tässä tapauksessa kaupunginjohtaja on pyytänyt controllerilta selvitystä asiassa.

Sisäisen tarkastuksen selvitys hankinnan toteuttamisesta on valmistunut 11.8.2022 ja sen keskeiset havainnot ovat: 1) hankinnan kilpailuttaminen on ollut teknisen toimen vastuulla, 2) hankintaa ei ole kilpailutettu hankintalain mukaisesti, 3) hankinnasta ei ole tehty viranhaltijapäätöstä Dynasty-järjestelmään, 4) kaupungin omaisuuden myynnistä ei ole päätetty hallintosäännön mukaisesti, 5) hankinnalle ei ole ollut käytettävissä talousarviossa hyväksyttyä määrärahaa tai hyväksyttyä lisämäärärahaa ja 6) tilausvahvistuksen allekirjoittanut viranhaltija ei ole ollut toimivaltainen.

Oikeudellinen arviointi

Perustuslain 1 luvun 2 §:n mukaan julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin. Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia.

Kuntalain 90 §:n mukaan hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset kohdan 2) päätöksenteko- ja hallintomenettelyyn liittyvistä asioista muun ohella toimivallan siirtämisestä.



Kuntalain 91 §:n mukaan valtuusto voi hallintosäännössä siirtää toimivaltaansa kunnan muille toimielimille sekä luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. 

 Kunta on hankintalain (1397/2016) 5 §:n 1 kohdan mukainen hankintayksikkö, joiden hankintatoimintaan 6 §:n mukaisesti lakia julkisista hankinnoista sovelletaan.

Hankintalainsäädännön mukainen kilpailutus on tehtävä EU- ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Hankintojen kilpailuttamisen tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

 Hankintalain 1 luku 4 §:n 3-kohdan mukaan tavarahankintasopimuksella tarkoitetaan hankintasopimusta, jonka tarkoituksena on tavaroiden osto, leasing,vuokraus tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä; tavarahankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on tavarahankinnan lisäksi kokoamis- tai asennustöitä.

Hankintalain 2 luvun 7 §:n mukaan hankintaan, joka koskee kahta tai useampaa 4 §:n 2-4 kohdassa ja liitteessä E tarkoitettua hankintalajia, sovelletaan hankintasopimuksen pääasiallisen kohteen mukaan määräytyviä säännöksiä.

 Hankintalain 25 §:n mukaan kansallinen kynnysarvo ilman arvonlisäveroa laskettuna tavarahankinnoissa, palveluhankinnoissa ja suunnittelukilpailuissa on 60 000 euroa.
 

 Kunta on hankintalain mukaisena hankintayksikkönä velvollinen kilpailuttamaan kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävät hankintansa. Hankintalainsäädännön tarkoituksena on julkisin varoin toteuttavien hankintojen taloudellisuus, tehokkuus sekä väärinkäytösten ehkäiseminen.

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan suorahankinta on mahdollinen, jos vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan, koska kilpailua ei ole teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä. Tekniset syyt voivat aiheutua erityisestä yhteentoimivuusvaatimuksista. Perusteeseen vetoavan hankintayksikön on perusteltava, miksi se ei voi käyttää vaihtoehtoja, vastaavia tai korvaavia tuotteita tai ratkaisuja.

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 4 -kohdan mukaan suorahankinta on mahdollinen, kun sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä hankintalaissa säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

Tässä tapauksessa kyse on ollut hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon 60 000 euroa ylittävästä tavarahankinnasta, joka olisi tullut kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Lohjan kaupungin edustaja on allekirjoittanut tilausvahvistuksen ja kaivurikuormaaja on Lohjan kaupungin käytössä.

Hankintalain näkökulmasta on kyse hankinnan arvo huomioiden virheellisessä menettelyssä syntyneestä suorahankinnasta, johon eivät sovellu hankintalain mukaiset suorahankinnan edellytykset. Hankintalain mukaisesti kilpailutetusta hankinnasta tehtävässä hankintapäätöksessä hankinnan kohteen tekninen yhteensopivuus sekä aiempien varaosien hyödyntäminen voivat sinänsä olla seikkoja, joiden perusteella valitaan tietty toimittaja. Hankintaa ei voida perustella myöskään äärimmäisellä kiireellä, koska kaupungin on teknisessä toimessaan ennakoitava ja tunnettava laitteiden käyttöikä. Saadun selvityksen perusteella hankintaan on myös valmistauduttu hyvissä ajoin kartoittamalla markkinatilannetta.

Kaupungin lakipalvelut on tiedustellut myyjäliikkeen kantaa kaupan purkuun, johon myyjäliike on ilmoittanut vastauksenaan, että kaupan purulle ei ole edellytyksiä. Edelleen myyjäliike on ilmoittanut, että kaupungin luovuttama käytetty kaivurikuormaaja vuosimallin 2010 Lännen 8600G on myyty eteenpäin. Menettelyä ei rasita oikeustoimilain 3 luvun mukainen pätemättömyysperuste. Myyjäliike on voinut myös perustellusti odottaa, että kauppakirjan on allekirjoittanut toimivaltainen kaupungin edustaja.

Hankinnan kohteen hankintahinta on ollut 202 500 euroa. Lohjan kaupungin hallintosäännön mukainen päätösvaltuus hankintahinnan mukaiseen hankintaan olisi ollut  kaupunginjohtajalla. Hankinnan rahoituksesta on saapunut osamaksusopimus 173 476 euroa (arvonlisäverottomana rahoitettava 139 900 euroa), joka maksetaan 24 erässä 7 228,17 euroa/kk (5829,17 euroa). Kyseessä on osamaksu, joka tulee kirjata kokonaisuudessaan investointeihin. Hallintosäännön 72 §:n mukaan rahatoimen käytännön hoitamisesta vastaa talousjohtaja. Rahoituspäätöksen allekirjoittajana tulisi tällöin olla talousjohtaja tai kaupunginjohtaja.

Lähtökohtana kunnan hankinnoissa on, että hankintaan on myönnetty talousarviossa määräraha. Mikäli näin ei ole on ennen hankintaa anottava määrärahalisäys. Hankinnalle ei ole anottu lisämäärärahaa, josta  hallintosäännön mukaan päättää valtuusto.

Kaupungin viranhaltijoiden hankintaa koskeva menettely on ollut virheellistä lain, säännösten ja sisäisten määräysten näkökulmasta. Hankinnassa on toimittu hallintosäännön ja hankintaohjeistuksen vastaisesti. Asiassa saadun selvityksen perusteella menettelyssä on rikottu virkatoimissa noudatettavia säännöksiin tai määräyksiin perustuvia virkavelvollisuuksia.

 Kaupunki on sopimusoikeudellisesti sitoutunut oikeustoimeen kauppakirjan allekirjoituksella, vaikka menettelyä rasittavat hankintayksikön sisäiset virheet. Rahoitusyhtiöltä saapuneeseen osamaksusopimukseen liittyen kaupunki ei ole tehnyt suorituksia, koska sopimus on allekirjoittamatta ja menettely hankinta-asiassa on ollut sisäisessä selvityksessä. Osamaksusopimuksen mukainen suoritusvelvollisuus on 173 476 euroa.

Hankinnan kohde on laite, jota vastaava on ollut kaupungin teknisen toimen käytössä ja toiminnassaan tarvitsema. Hankinnan kohde on kaupungin käytössä.
 

 Hankinnan kilpailuttaminen uudelleen

Kaupunki on 2.9.2022 vastaanottanut ilmoituksen Konesilta Oy:ltä, jossa liike on tehnyt ehdotuksen hankinnan kohteen takaisinostosta. Ehdotuksen mukaan kaivurikuormaaja Lännen 8600K vuosimallia 2020 palautettaisiin Konesilta Oy:n Tuusulan toimipisteeseen, ja ostotarjous jo kaupungin käytössä olevalle koneelle on 170 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Hankintalain näkökulmasta kaupungilla on mahdollisuus edetä sopimalla myyjäliikkeen kanssa suoritusten palauttamisesta. Mikäli tilaaja ja myyjä pääsevät sopimukseen tavaran palautuksesta ja suoritusvelvollisuudesta tähän liittyen, kyseessä ei ole uusi hankinta vaan aikaisempaan ostosopimukseen liittyvä toimenpide. Suoritukset palauttamalla hankinta on mahdollista kilpailuttaa oikean kynnysarvon mukaisesti uudelleen.

Mahdollisen uuden kilpailutuksen osalta on huomioitava, että tavarassa itsessään ei ole ollut vikaa vaan kyseessä on ollut hankintayksikön sisäinen virhe. Kaupalla ja kaupan kohteen palautuksessa sekä liittyvillä toimilla ei ole siten vaikutusta myyjän asemaan tulevassa kilpailutuksessa. Kaupungin taloudelliseksi tappioksi on katsottava menettelyn yhteydessä luovutettu laite ja sen arvo, joka on ollut vähintään 60 200 euroa.
 

Lisätiedot Hallintolakimies, Juha Ahonen, juha.ahonen@lohja.fi
Controller, Ulla Långström, ulla.langstrom@lohja.fi

Oheismateriaali - Konesilta Oy takaisinostotarjous 2.9.2022
- Controllerin selvitys 11.8.2022 liitteineen

Esittelijä Kaupunginjohtaja Härmälä Jarkko

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää:

1. merkitä tiedoksi saadun selvityksen menettelystä hankinta-asiassa;

2. hyväksyä kaupungin sitoutuneen virheellisessä menettelyssä syntyneeseen kaivurikuormaajan sopimukseen;

3. hyväksyä Konesilta Oy:n tarjouksen Lännen 8600K kaivurikuormaajan palautuksesta ja takaisinostosta 170.000 euron hintaan; sekä

4. todeta, että kaivurikuormaajan hankinta tulee kilpailuttaa uudelleen kaupungin teknisessä toimessa.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen puheenjohtaja Pekka Luoma teki kaupunginhallituksen jäsenten Pirjo-Leena Forsströmin, Taina Lackmanin, Markku Saarisen ja Kaj Sundqvistin kannattamana seuraavan vastesityksen:

" Kaupunginhallitus päättää:

 1.

  1. merkitä tiedoksi saadun selvityksen menettelystä hankinta-asiassa;
 

  2. todeta kaupungin sitoutuneen virheellisessä menettelyssä syntyneeseen kaivurikuormaajan sopimukseen;
 

  3. hyväksyä Konesilta Oy:ltä ostetun kaivurikuormaajan kaupan kaupungin kannalta kokonaisedullisimpana ratkaisuna ja tehdä siitä hankintapäätöksen;
 

  4. valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan kauppaan liittyvät asiakirjat

 2. tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: 

 Valtuusto päättää, että
 

  1. kaivurikuormaajan hankintamenon kattamiseksi korotetaan konekeskuksen (9250) määrärahaa 70 000 eurolla;
 

  2. lisämäärärahaa katetaan alentamalla (9649) Muut kaavatiet, määrärahaa 70 000 eurolla."

Käsittely Kaupunginhallituksen puheenjohtaja tiedusteli voidaanko asiassa olla yksimielisiä. Todettiin, että asiasta voidaan olla yksimielisiä.

Päätös Kaupunginhallitus päätti:

1)

1. merkitä tiedoksi saadun selvityksen menettelystä hankinta-asiassa;

2. todeta kaupungin sitoutuneen virheellisessä menettelyssä
syntyneeseen kaivurikuormaajan sopimukseen;

3. hyväksyä Konesilta Oy:ltä ostetun kaivurikuormaajan kaupan
kaupungin kannalta kokonaisedullisimpana ratkaisuna ja tehdä siitä hankintapäätöksen;

4. valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan kauppaan liittyvät asiakirjat

2) tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:
 
Valtuusto päättää, että

1. kaivurikuormaajan hankintamenon kattamiseksi korotetaan konekeskuksen (9250) määrärahaa 70 000 eurolla;

2. lisämäärärahaa katetaan alentamalla (9649) Muut kaavatiet, määrärahaa 70 000 eurolla."

Erivä mielipide Kaupunginjohtaja jätti eriävän mielipiteen päätöksestä:
"Kaupunginjohtaja jättää eriävän mielipiteen kaupungihallituksen tekemään päätökseen, kantaesitys on tehty hankintalain mukaisen lain pohjalta."

Täytäntöönpano valtuuston esityslistalle
ote Konesilta Oy
ote tekninen johtaja Perämäki
ote hankinta-asiantuntija Kuosmanen
tiedoksi controller Långström, hallintolakimies Ahonen, talousjohtaja Lindroos

Kaupunginvaltuuston 1. varapuheenjohtaja Riikka Slunga-Poutsalo palasi kokouksen tämän asian käsittelyn aikana klo 17.21.

Kaupunginhallitus piti neuvottelutauon tämän asian käsittelyn aikana klo 17.33-17.34.

Teknisenä korjauksena tehdään esittelytekstiin korjaus päivämäärään.
Lohjan kaupungin teknisen toimen johtaja on allekirjoittanut 14.6.2022 kauppakirjan Konesilta Oy:n kanssa.

----------------------------------

 

Esittelytekstissä pöytäkirjan julkaisun jälkeen huomattu kirjoitusvirhe korjataan:

Teksti
"Hankintalain 1 luku 1 §:n 3-kohdan mukaan tavarahankintasopimuksella tarkoitetaan hankintasopimusta, jonka tarkoituksena on tavaroiden osto, leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä; tavaranhankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on tavarahankinnan lisäksi kokoamis- tai asennustöitä."

Korjataan muotoon
"Hankintalain 1 luku 4 §:n 3-kohdan mukaan tavarahankintasopimuksella tarkoitetaan hankintasopimusta, jonka tarkoituksena on tavaroiden osto, leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä; tavaranhankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on tavarahankinnan lisäksi kokoamis- tai asennustöitä."

Virhe voidaan korjata hallintolain (434/2003) 51.1 §:n mukaisena kirjoitusvirheen korjaamisena. Korjaus ei käynnistä päätöksen muutoksenhakuaikaa uudelleen.

Pöytäkirja tämän pykälän osalta julkaistaan uudelleen yleiseen tietoverkkoon 4.10.2022.

----------------------------------

 
Pöytäkirjan 4.10.2022 julkaisun jälkeen huomattu kirjoitusvirhe asian esittelijän kohdalla korjataan:

Teksti
"Esittelijä Kaupunginjohtaja Puistosalo Pekka"

Korjataan muotoon
"Esittelijä Kaupunginjohtaja Härmälä Jarkko"

Virhe korjataan hallintolain (434/2003) 51.1 §:n mukaisena kirjoitusvirheen korjaamisena. Korjaus ei käynnistä päätöksen muutoksenhakuaikaa uudelleen.

Pöytäkirja tämän pykälän osalta julkaistaan uudelleen yleiseen tietoverkkoon 10.10.2022.