Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 12.10.2022/Pykälä 115

1142/02.08.00/2022

Stadsstyrelsen 19.9.2022 § 282

Bakgrund

Tekniska sektorn vid Lojo stad inledde upphandling av en ny grävlastare våren 2022. Kostnaderna för underhåll och reparation av den maskin som används av staden hade ökat. Syftet med upphandlingen var att hitta en begagnad maskin till vilken man kan ansluta befintliga tilläggsutrustningar.

Två offerter på en grävlastare begärdes via e-post. Direktören för tekniska sektorn vid Lojo stad tecknade 14.6.2022 ett köpebrev med Konesilta Oy för en grävlastare av modellåret 2020 på 202 500 euro. I samband med affären gavs grävlastaren Lännen 8600G av modellåret 2010, som ägs av Lojo stad, i utbyte vars värde vid tidpunkten för utbytet var 62 500 euro.

Intern revision
 

 I och med utbytet av grävlastaren fick staden ett delbetalningsavtal att underteckna för den del som överskrider bytesvärdet. Skulden som ska finansieras är 139 900,00 euro utan moms.

Punkt 7.6 i stadens anvisningar för intern kontroll och riskhantering gäller anmälan om felaktigt förfarande eller rapportering av oklarheter. Enligt den är varje anställd skyldig att anmäla eventuella felaktiga förfaranden som han/hon upptäcker. Om en anställd upptäcker ett felaktigt förfarande eller om det finns oklarheter, informeras först chefen och vid behov controllern via e-post. Om chefen inte vidtar nödvändiga åtgärder, kommer ärendet att hänskjutas till controllern. I detta fall har stadsdirektören bett controllern att klargöra frågan.

Den interna revisionens rapport om upphandlingen färdigställdes 11.8.2022 och dess väsentliga iakttagelser är följande: 1) Den tekniska sektorn har ansvarat för konkurrensutsättningen av upphandlingen. 2) Upphandlingen har inte konkurrensutsatts i enlighet med lagen om upphandling och koncession. 3) Av upphandlingen har inget tjänsteinnehavarbeslut gjorts i Dynasty-systemet. 4) Beslut om att sälja stadens tillgångar har inte fattats i enlighet med förvaltningsstadgan. 5) För upphandlingen har inga anslag som godkänts i budgeten eller godkända tilläggsanslag reserverats. 6) Tjänsteinnehavaren som undertecknade orderbekräftelsen har inte varit behörig.

Juridisk bedömning

Enligt 1 kap. 2 § i grundlagen ska all utövning av offentlig makt bygga på lag. I all offentlig verksamhet ska lag noggrant iakttas.

Enligt 90 § i kommunallagen ska förvaltningsstadgan innehålla behövliga bestämmelser om punkt 2) följande frågor som gäller besluts- och förvaltningsförfarandet: delegering.



Enligt 91 § i kommunallagen kan fullmäktige i förvaltningsstadgan delegera beslutanderätt till kommunens övriga organ samt till förtroendevalda och tjänsteinnehavare. 

 Kommunen är enligt 5 § 1 mom. i lagen om upphandling och koncession (1397/2016) en upphandlande enhet på vars upphandlingar tillämpas lagen om offentliga upphandlingar i enlighet med 6 §.

Konkurrensutsättning enligt upphandlingslagstiftningen ska göras för upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena eller de nationella tröskelvärdena. Konkurrensutsättning av upphandlingar har till ändamål att effektivisera användningen av allmänna medel, främja innovativ och hållbar upphandling av hög kvalitet samt garantera lika möjligheter för företag och andra sammanslutningar att erbjuda varor, tjänster och byggentreprenader vid anbudsförfaranden för offentlig upphandling.

 Enligt 1 kap. 4 § 3 mom. i lagen om upphandling och koncession avses med varuupphandlingskontrakt ett upphandlingskontrakt som syftar till köp, leasing, hyra eller anskaffning på avbetalning med eller utan köpoption av en vara; som varuupphandlingskontrakt betraktas även ett sådant upphandlingskontrakt som utöver upphandling av varor även omfattar upphandling av monterings- och installationsarbeten.

Enligt 2 kap. 7 § i lagen om upphandling och koncession tillämpas på en upphandling som gäller två eller flera av de enskilda upphandlingsformer som avses i 4 § 2-4 punkten och i bilaga E bestämmelser som anges enligt huvudföremålet för upphandlingskontraktet.

 Enligt 25 § i lagen om upphandling och koncession är de nationella tröskelvärdena exklusive mervärdesskatt 60 000 euro för varuupphandlingar, tjänsteupphandlingar och projekttävlingar.
 

 Kommunen är skyldig att som upphandlande enhet enligt lagen om upphandling och koncession konkurrensutsätta upphandlingar som överskrider EU-tröskelvärdena eller de nationella tröskelvärdena. Syftet med upphandlingslagstiftningen är göra upphandlingar som görs med offentliga medel ekonomiska och effektiva samt att förhindra missbruk.

Enligt 40 § 2 mom. 2 punkten i lagen om upphandling och koncession kan den upphandlade enheten välja direktupphandling om upphandlingen av tekniska skäl eller av skäl som anknyter till skydd av ensamrätt bara kan genomföras av en viss leverantör. Tekniska skäl kan uppstå på grund av särskilda krav på kompatibilitet. En upphandlande enhet som åberopar kriteriet ska motivera varför den inte kan använda alternativa, motsvarande eller ersättande produkter eller lösningar.

Enligt 40 § 2 mom. 4 punkten kan den upphandlade enheten välja direktupphandling om det är absolut nödvändigt att ingå ett kontrakt och det är omöjligt att iaktta de föreskrivna tidsfristerna på grund av synnerlig brådska till följd av omständigheter som den upphandlande enheten inte har kunnat förutse och som är oberoende av enheten.

I det här fallet har det varit fråga om en varuupphandling som överskrider det nationella tröskelvärdet enligt lagen om upphandling och koncession på 60 000 euro, som borde ha konkurrensutsatts enligt lagen om upphandling och koncession. En representant för Lojo stad undertecknade orderbekräftelsen och grävlastaren är nu i Lojo stads bruk.

Sett ur lagen om upphandling och koncession och med hänsyn till värdet av upphandlingen är det fråga om en direktupphandling som gjorts felaktigt och som inte uppfyller kriterierna om direktupphandling i lagen om upphandling och koncession. I ett upphandlingsbeslut om en konkurrensutsatt upphandling enligt lagen om upphandling och koncession kan teknisk kompatibilitet och utnyttjande av tidigare reservdelar vara ett kriterium för att välja en viss leverantör. Dessutom kan upphandlingen inte motiveras av extrem brådska, eftersom stadens tekniska sektor måste förutse och känna till anordningarnas livslängd. Utifrån den redogörelse som finns till hands har man förberett upphandlingen i god tid genom att kartlägga marknadsläget.

Stadens juridiska tjänster har hört efter hos säljaren om möjligheten att upphäva köpet, men säljaren har meddelat att det inte finns förutsättningar till det. Vidare har säljaren meddelat att den begagnade grävlastaren, Lännen 8600G, av årsmodell 2010, som staden gav i utbyte, har sålts vidare. På förfarandet kan inte tillämpas ogiltighetsgrunden enligt 3 kap. i lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område. Säljaren kan också på goda grunder förväntat sig att köpebrevet har undertecknats av en behörig representant för staden.

Upphandlingspriset för upphandlingen har varit 202 500 euro. Befogenheter att fatta beslut om upphandlingar enligt upphandlingspriset har enligt Lojo stads förvaltningsstadga stadsdirektören. Ett delbetalningsavtal om finansiering av upphandlingen på 173 476 euro (139 900 euro som ska finansieras utan moms) ska betalas i 24 delbetalningar à 7 228,17 euro/månad (5 829,17 euro). Det är fråga om en delbetalning som ska bokföras i sin helhet som investeringar. Enligt 72 § i förvaltningsstadgan ansvarar ekonomidirektören för de praktiska åtgärderna inom finansförvaltningen. Finansieringsbeslutet ska då undertecknas av ekonomidirektören eller stadsdirektören.

Utgångspunkten för kommunens upphandlingar är att man för upphandlingen har beviljat budgetanslag. Om så inte är fallet, ska tilläggsanslag anhållas före upphandlingen. Inget tilläggsanslag, som enligt förvaltningsstadgan fullmäktige fattar beslut om, har anhållits för upphandlingen.

Upphandlingen, som gjorts av stadens tjänsteinnehavare, har varit felaktig med hänsyn till lag, förordningar och interna regler. Upphandlingen har skett i strid med förvaltningsstadgan och upphandlingsriktlinjerna. Utifrån den redogörelse som finns till hands har man vid förfarandet brutit mot bestämmelser som ska iakttas vid tjänsteutövning och mot tjänsteplikter som bygger på föreskrifter.

 Genom att staden har undertecknat köpebrevet är staden avtalsrättsligt bunden till rättshandlingen, även om förfarandet belastas av interna fel av den upphandlande enheten. Vad gäller delbetalningsavtalet som kommit från finansbolaget har staden inte gjort några delbetalningar, eftersom kontraktet inte har undertecknats och upphandlingsförfarandet har utretts internt. Betalningsskyldigheten enligt avbetalningsavtalet är 173 476 euro.

Objektet för upphandlingen är en anordning som har använts av och som är nödvändig för stadens tekniska sektor. Objektet för upphandlingen används av staden.
 

 Ny konkurrensutsättning av upphandlingen

Staden fick 2.9.2022 ett meddelande av Konesilta Oy, där bolaget föreslår återköp av upphandlingsobjektet. Enligt förslaget skulle grävlastaren Lännen 8600K av årsmodell 2020 återlämnas till Konesilta Oy:s verksamhetsställe i Tusby och köpeanbudet på maskinen, som redan används av staden, är 170 000 euro, exklusive moms.

Enligt lagen om upphandling och koncession har staden möjlighet att gå vidare genom att komma överens med säljaren om att returnera betalningarna. Om köparen och säljaren kommer överens om att returnera varorna och om tillhörande betalningsskyldighet, är det inte fråga om en ny upphandling, utan en åtgärd som hänför sig till ett tidigare köpeavtal. Genom att returnera betalningarna är det möjligt att konkurrensutsätta upphandlingen på nytt enligt rätt tröskelvärde.

Vid eventuell ny konkurrensutsättning ska det noteras att själva varan inte var defekt, utan det var fråga om ett internt fel hos den upphandlande enheten. Affären och återlämningen av objektet för affären samt relaterade åtgärder kommer därför inte att påverka säljarens läge i en framtida konkurrensutsättning. Den ekonomiska förlusten för staden ska anses vara den anordning som gavs i utbyte i förfarandet och dess värde, som har varit minst 60 200 euro.
 

Mer information Förvaltningsjurist, Juha Ahonen, juha.ahonen@lohja.fi
Controller, Ulla Långström, ulla.langstrom@lohja.fi

Kringmaterial - Konesilta Oy:s anbud om återköp 2.9.2022
- Controllerns rapport 11.8.2022 med bilagor

Föredragande Stadsdirektör Härmälä Jarkko

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att:

1. anteckna för kännedom den redogörelse för upphandlingsförfarandet som erhållits;

2. acceptera att staden förbundit sig till avtalet om grävlastaren genom ett felaktigt förfarande

3. godkänna Konesiltas Oy:s anbud om returnering och återköp av grävlastaren Lännen 8600K till ett pris på 170 000 euro samt

4. konstatera att upphandlingen av grävlastaren ska konkurrensutsättas på nytt av stadens tekniska sektor.

Motförslag Under diskussionen lade stadsstyrelsens ordförande Pekka Luoma med stöd av ledamöterna i stadsstyrelsen Pirjo-Leena Forsström, Taina Lackman, Markku Saarinen och Kaj Sundqvist fram följande motförslag:

"Stadsstyrelsen beslutar att:

 1.

  1. anteckna för kännedom den redogörelse för upphandlingsförfarandet som erhållits;
 

  2. konstatera att staden förbundit sig till avtalet om grävlastaren genom ett felaktigt förfarande;
 

  3. godkänna affären om grävlastaren som köpts av Konesilta Oy som den mest totalekonomiskt fördelaktigaste lösningen för staden och fatta upphandlingsbeslut om den;
 

  4. ge fullmakt åt ekonomidirektören att underteckna de handlingar som hänför sig till affären

 2. lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

 Fullmäktige beslutar att
 

  1. för att täcka grävlastarens upphandlingskostnad höjs maskincentralens (9250) anslag med 70 000 euro;
 

  2. tilläggsanslaget täcks genom att minska anslaget för (9649) Övriga planvägar med 70 000 euro."

Behandling  Stadsstyrelsens ordförande frågade om man är eniga om ärendet. Det konstaterades att man är eniga om ärendet.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade att:

(1)

1. anteckna för kännedom den redogörelse för upphandlingsförfarandet som erhållits;

2. konstatera att staden förbundit sig till avtalet om grävlastaren genom ett felaktigt förfarande;

3. godkänna affären om grävlastaren som köpts av Konesilta Oy som den mest totalekonomiskt fördelaktigaste lösningen för staden och fatta upphandlingsbeslut om den;

4. ge fullmakt åt ekonomidirektören att underteckna de handlingar som hänför sig till affären

2) lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:
 
Fullmäktige beslutar att

1. för att täcka grävlastarens upphandlingskostnad höjs maskincentralens (9250) anslag med 70 000 euro;

2. tilläggsanslaget täcks genom att minska anslaget för (9649) Övriga planvägar med 70 000 euro."

Avvikande mening  stadsdirektören anmälde avvikande mening om beslutet:
"Stadsdirektören anmälde avvikande mening om beslutet av stadsstyrelsen, det ursprungliga förslaget följer lagen om upphandling och koncession".

Verkställande till fullmäktiges föredragningslista
utdrag Konesilta Oy
utdrag tekniska direktören Perämäki
utdrag upphandlingsexpert Kuosmanen
för kännedom controller Långström, förvaltningsjurist Ahonen,
ekonomidirektör Lindroos

Stadsfullmäktiges 1 vice ordförande Riikka Slunga-Poutsalo återvände till mötet kl. 17.21 under behandlingen av detta ärende.

Stadsstyrelsen höll en förhandlingspaus under behandlingen av detta ärende kl. 17.33-17.34.

Som teknisk korrigering korrigeras datumet i föredragningstexten.
Direktören för tekniska sektorn vid Lojo stad tecknade 14.6.2022 ett köpebrev med Konesilta Oy.

---------------------------------.

Det skrivfel som upptäcktes i föredragningstexten efter att protokollet publicerades korrigeras enligt följande:
 

Text:

Enligt 1 kap. 1 § 3 mom. i lagen om upphandling och koncession avses med varuupphandlingskontrakt ett upphandlingskontrakt som syftar till köp, leasing, hyra eller anskaffning på avbetalning med eller utan köpoption av en vara; som varuupphandlingskontrakt betraktas även ett sådant upphandlingskontrakt som utöver upphandling av varor även omfattar upphandling av monterings- och installationsarbeten.
 

Korrigeras till

Enligt 1 kap. 4 § 3 mom. i lagen om upphandling och koncession avses med varuupphandlingskontrakt ett upphandlingskontrakt som syftar till köp, leasing, hyra eller anskaffning på avbetalning med eller utan köpoption av en vara; som varuupphandlingskontrakt betraktas även ett sådant upphandlingskontrakt som utöver upphandling av varor även omfattar upphandling av monterings- och installationsarbeten.
 

Felet kan korrigeras som rättelse av skrivfel i enlighet med 51 § 1 mom. i förvaltningslagen (434/2003). Korrigeringen inverkar inte på tiden för sökande av ändring i beslutet.
 

Protokollet för denna paragrafs del publiceras på nytt på webben 4.10.2022.

-----------------------------------

Stadsfullmäktige 12.10.2022 § 115

Mer information Förvaltningsjurist, Juha Ahonen, juha.ahonen@lohja.fi
Controller, Ulla Långström, ulla.langstrom@lohja.fi

Bilaga 2/sfm 12.10.2022 Omröstningsrapport

Förslag Styrelsen beslutar att

1. för att täcka grävlastarens upphandlingskostnad höjs maskincentralens (9 250) anslag med 70 000 euro;

2. tilläggsanslaget täcks genom att minska anslaget för (9649) Övriga plan-vägar med 70 000 euro."

Motförslag Under diskussionen lade ledamot Janne Turunen med stöd av ledamot Jukka Sassi fram följande motförslag:

"Stadsfullmäktige beslutar att ärendet återförvisas för beredning."

Fullmäktiges ordförande konstaterade att det under diskussionen lagts fram ett understött förslag om att återförvisa ärendet till beredning Varför ordföranden begränsade diskussionen att gälla återförvisning av ärendet till beredning.

Omröstning På ordförandens förslag förrättades en elektronisk omröstning enligt följande:

De som stöder fortsatt behandling av ärendet röstar JA.

 De som stöder återförvisning av ärendet till beredning, röstar NEJ.

JA: 43 röster
NEJ: 8 röster

Ordföranden konstaterade att med rösterna 43-8 fortsätter behandlingen av ärendet.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

Verkställande För kännedom förvaltningsjurist Ahonen, controller Långström, ekonomidirektör Lindroos

Som teknisk korrigering korrigeras i beslutsförslaget "Stadsstyrelsen beslutar att" till "Fullmäktige beslutar att".

-------------------------------------