Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.12.2022/Pykälä 411

157/02.08.00/2022

Kaupunginhallitus 19.12.2022 § 411

 Lohjan kaupunki on liittynyt Hansel Oy:n puitejärjestelyyn hankintojen elinkaaripalveluiden hankinnasta. Hansel Oy:n kilpailuttama puitesopimustoimittaja on Cloudia Oy. Lohjan kaupunki on ollut jo vuodesta 2017 alkaen Cloudia Oy:n asiakas omalla sopimuksellaan. Cloudia Oy on toteuttanut vähitellen aikaisempien sopimusasiakkaidensa siirtoja Hansel Oy:n puitesopimukseen. Lohjan kaupungin ja Cloudia Oy:n kesken on vuoden 2022 aikana neuvoteltu useaan otteeseen siitä, missä laajuudessa nykyinen sopimus siirretään puitesopimusympäristöön.

Lohjan kaupunki käyttää Cloudian sovelluksia sekä kynnysarvojen ylittävien hankintojen kilpailutuksiin että pienhankintoihin sekä yleiseen sopimushallintaan. Lohjan nykyisen sopimuksen mukaiset vuosimaksut Cloudialle ovat n. 100.000 euroa vuodessa. Käyttäjien määrä on huomattava.

Puitesopimukseen siirryttäessä lisäpalveluiden osalta on päätetty luopua Tilaus-sovelluksesta sekä Analytiikka-sovelluksesta, joiden täysipainoinen käyttö edellyttäisi nykyistä pitemmälle kehitettyä tilausjärjestelmää kaupungin omassa organisaatiossa. Uutena lisäpalveluna otetaan käyttöön sähköinen allekirjoitus Cloudian kilpailutusjärjestelmässä, minkä voi olettaa helpottavan päätöksentekoa etenkin pienhankintojen osalta.

Uuteen sopimukseen siirtymiseen kuuluu moduulien ja lisäpalvelujen kertamaksuja 24.585 euron arvosta. Lisäksi nykyisin käytössä olevaan järjestelmään kertyneen kilpailutusaineiston datamigraatiosta veloitetaan 17.300 euroa. Sovellusten ja lisäpalvelujen vuosimaksut ovat sopimuksen mukaan 63.442 euroa vuodessa eli vuosimaksut pienenevät olennaisesti nykyisestä sopimuksesta.

Yksikkökohtaiset hinnat on Hansel Oy:n ja Cloudia Oy:n kesken yhteisymmärryksessä todettu liikesalaisuuksiksi (sopimuksen kappale 8 sekä liite 2, puitesopimushinnasto).

Asiakaskohtaisen sopimuksen sopimuskausi on 1.1.2023 - 31.8.2026 ja uuden sopimuksen mukainen laskutus alkaa 1.5.2023. Kertamaksujen, datamigraation ja vuosimaksujen yhteissumma sopimuskaudelta on 214.911 euroa.

Mikäli Hansel Oy tekee päätöksen puitesopimuksen mukaisen kolmen vuoden mittaisen optiokauden käyttämisestä, myös asiakaskohtaisten sopimusten voimassaolo pitenee automaattisesti kattamaan myös puitesopimuksen optiokauden. Enimmillään sopimus ulottuu siten 31.8.2029 asti. Optiokausi huomioon mukaan lukien sopimuksen arvo on 406.237 euroa (alv 0 %).

Lisätiedot Hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen@lohja.fi

Oheismateriaali Asiakaskohtaisen sopimuksen liitteet 1-6 (liite 2 salassapidettävä)
Puitesopimus Hansel Oy/Cloudia Oy

Liite Asiakaskohtainen sopimus Lohjan kaupunki/Cloudia Oy (kappaleen 8 yksikköhinnat peitetty liikesalaisuuksina)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Hansel Oy:n hankintojen elinkaaripalveluiden puitesopimuksen mukaisen Cloudia Oy:n kanssa solmittavan asiakaskohtaisen sopimuksen, jonka arvo sopimuskautena 1.8.2022 - 31.8.2026 on 226.485 euroa (alv 0 %) sekä mahdollinen optiokausi 1.9.2026 - 31.8.2029 mukaan luettuna 406.237 euroa (alv 0 %).

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email hankinnat@lohja.fi
Hankintapalvelu toimittaa otteen Cloudia Oy:lle

------------------------------------