Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 14.12.2022/Pykälä 159

137/02.06.01/2022

Stadsstyrelsen 07.11.2022 § 346

 Revisionsnämnden har lämnat utvärderingsberättelsen för verksamheten 2021 (Sfm 15.6.2022 § 72). Revisionsnämnden har utvärderat budgetutfallet och utfallet av de verksamhetsrelaterade målen på hela stadens nivå. Dessutom har revisionsnämnden utvärderat utfallet av målen för de olika nämnderna i enlighet med revisionsnämndens utvärderingsprogram. Vid utvärderingen har man följt nämndledamöternas inbördes arbetsfördelning, som överenskommits i revisionsnämndens utvärderingsplan, och helhetsuppfattningen enligt den.

Revisionsnämnden förutsätter att varje nämnd behandlar vid sitt sammanträde iakttagelser och slutsatser som gäller den egna nämnden och föreslår att stadsstyrelsen ger ett utlåtande om dem till fullmäktige enligt 121 § i kommunallagen och till revisionsnämnden så att revisionsnämnden kan följa upp genomförandet av åtgärderna.

Nämnderna har behandlat utvärderingsberättelsen enligt följande:
- Nämnden för barn, unga och familjer 25.8.2022 § 97
- Social- och hälsovårdsnämnden 29.8.2022 § 64
- Kultur- och fritidsnämnden 1.9.2022 § 58
- Miljöhälsonämnden 6.9.2022 § 29
- Stadsplaneringsnämnden 8.9.2022§ 123
- Tekniska nämnden 22.9.2022 § 119

En del av ställningstagandena i utvärderingsberättelsen kan ses som begäran om åtgärd gällande ett visst ärende och en del som konstaterande gällande ett visst ärende.

Mer information ekonomidirektör Raija Lindroos raija.lindroos@lohja.fi

Kringmaterial - Utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av nämnden för barn, unga och familjer om utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av social- och hälsovårdsnämnden om utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av kultur- och fritidsnämnden om utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av miljöhälsonämnden om utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av stadsplaneringsnämnden om utvärderingsberättelsen 2021
- Utlåtande av tekniska nämnden om utvärderingsberättelsen 2021
 

Föredragande tf stadsdirektör Puistosalo Pekka

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att utöver vad nämnderna konstaterat i sina utlåtanden lämna följande utlåtande till stadsfullmäktige och revisionsnämnden om revisionsnämndens utvärderingsberättelse för 2021:

Revisionsnämndens iakttagelse om ökningen av stadens lånestock är en väsentlig iakttagelse om utvecklingen av stadens ekonomi. Den kumulativa ökningen av lånestocken 2017-2021 har varit 62,5 %.
Investeringarna under tiden i fråga har i snitt varit 30,7 mn euro/år. Investeringarna 2013-2016 uppgick till 20,6 mn euro/år. Investeringarna har ökat betydligt med ca 49,0 % jämfört med 2013-2016. Orsaken till detta är särskilt det starka skolbyggandet som fortsätter ännu några år och håller investeringsnivån hög. Driftsekonomiutgifterna har också ökat: 11,02 % jämfört mellan genomsnittet 2013-2016 och 2017-2021.  På motsvarande sätt var prisindexet för offentliga utgifter 2016 -0,4 och 2021 2,4.

Revisionsnämnden anser att det är viktigt att stadens skuldsättning inte fortsätter snabbare än jämförelsekommunerna.
Stadsstyrelsen påpekar att man i Lojo fortfarande har omfattande skolinvesteringsprojekt på gång, som skolan Järnefeltin koulu och gymnasiet Lohjan yhteislyseon lukio. När de planerade investeringarna för gymnasiet och skolan Mäntynummen yhtenäiskoulu har genomförts kommer investeringsnivån att sjunka till närmare 15-20 mn euro på årsnivå, vilket är med beaktande av den ekonomiska bärkraften ett ytterst viktigt mål.

Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att de två senaste åren har till följd av corona varit synnerligen exceptionella, och att en hel del av den normala verksamheten inte har genomförts. Särskilt oroande är ökningen av vårdskulden till följd av ogenomförda förebyggande och icke-brådskande hälsotjänster.
Stadsstyrelsen instämmer med revisionsnämndens iakttagelser och konstaterar att corona fortfarande påverkar verksamheten 2022 avsevärt och att situationen inte normaliseras under detta år. Skötseln av vårdskulden förblir ett ansvar för välfärdsområdet som inleder sin verksamhet 1.1.2023.

Revisionsnämnden fäster uppmärksamhet vid att de investeringar som fastställts i budgeten underskreds med ca 9 mn euro. Orsakerna till att investeringarna inte genomfördes är i regel väl motiverade. Beloppet av avskrivningarna i bokföringen minskar årsbidraget och därigenom investeringsmedlen. Under de fem senaste åren har i snitt en femtedel av investeringsbudgeten inte genomförts.
Revisionsnämnden uttrycker sin oro över att en ständigt hög investeringsnivå leder till att staden skuldsätter sig för mycket i framtiden. Utmaningar utgörs bland annat av att genomförandet av byggnadsinvesteringar under de senaste åren inte framskridit enligt planerade tidtabeller dels på grund av kritisk personalbrist och dels av covid-19-pandemin 2020-2021. Den snabba ökningen av byggkostnaderna, som började 2021, leder till att halvfärdiga projekt sannolikt inte genomförs inom uppskattade budgetramar.
Revisionsnämnden understryker att stadens ekonomi står inför stora förändringar. Vid planering av investeringar borde man vad gäller nödvändiga investeringsmål sträva efter ekonomiskt ändamålsenlig tidsmässig decentralisering, men samtidigt realistiskt genomföra redan fastställda projekt enligt planerad tidtabell och finansiering. Revisionsnämnden rekommenderar att man under de kommande åren gör en mer noggrannare behovsutredning av investeringar.
Stadsstyrelsen konstaterar att man för budgeten 2023 lagt fram ett alternativt sätt att budgetera investeringar: På fullmäktigenivå fastställs investeringsanslagen enligt investeringsgrupp, och nämnden delar ut anslagen till objekten. I anslagen ingår även halvfärdiga projekt från föregående år som ska slutföras. Nämnden följer upp genomförandet av projekten och gör vid behov ändringar i anslagen inom investeringsgruppen.
Också i övrigt måste man hitta nya medel att finansiera investeringar för att skuldbördan inte ska växa och försvaga den ekonomiska bärkraften.

Revisionsnämnden anser det önskvärt att förberedande sammanträden och utbildningar även framöver genomförs på distans för att spara på tidresurser och reseersättningar. Dessutom kan man med mindre körkilometrar inom en omfattande kommun även främja uppnåendet av målen för HINKU.
Stadsstyrelsen förutsätter att sammanträden och utbildningar även framöver kan hållas på distans.

Revisionsnämnden konstaterar att det i efterhand har visat sig att den hyresbefrielse som Liikuntakeskus Oy fick inte var nödvändig för att säkerställa Liikuntakeskus soliditet. Överskottet i balansräkningen borde beaktas i bidraget för 2023.
Stadsstyrelsen konstaterar att detta faktum har beaktats vid beredningen av budgeten: Den anslagsökning som Liikuntakeskus föreslår ingår inte i budgetförslaget.

Revisionsnämnden konstaterar att sett ur stadens ekonomi fick Paloniemi-händelsen ett positivt resultat. I Lylyinen-affären var man på grund av bristfällig beredning tvungen att betala ersättning för avtalsbrott.
Med tanke på stadens förvaltning ska man observera både de ändringar som kommer till förvaltningsstadgan och verksamhetssätt för att förhindra motsvarande händelser. Stadsstyrelsen ska se till att förvaltningsstadgan och god förvaltningssed följs. För att klara av denna uppgift är det ytterst viktigt att stadsstyrelsen får aktuell information om pågående ärenden.
Stadsstyrelsen konstaterar att för närvarande har staden två jurister i sin tjänst och för 2023 har man föreslagit personalökningar och uppgiftsarrangemang med vilka man eftersträvar mer resurser och kompetens till beredningen.

Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att den interna revisionen är oberoende av övrig verksamhet. Revisionsnämnden konstaterar att rekommendationer av den interna revisionen är nödvändiga att genomföras omgående. Revisionsnämnden uttrycker sin oro över om de ledande förvaltningsuppgifterna är rätt allokerade, har tillräckliga resurser och är tillräckligt differentierade.
Stadsstyrelsen konstaterar att förvaltningens resurser har gåtts igenom utifrån RFV:s rapport under 2022. Vissa korrigerande åtgärder ska göras, om de förslag som finns i budgeten godkänns. Efter social- och hälsovårdsreformen måste förvaltningens resurser granskas mer omfattande bland annat utifrån befattningar och kompetens.

I samband med revisionen konstaterades att lönebikostnaderna inte hade avstämts mellan bokföringen och löneberäkningen. Revisionsnämnden konstaterar att en egen ansvarsperson ska utbildas för att avstämma inkomstregisteruppgifterna och löneuppgifterna. För avstämningen av personalkostnaderna måste man få fungerande och regelbundna processer; uppföljning och tillsyn måste förbättras. Vi förutsätter att revisionsnämnden informeras hur ärendet framskrider.
Stadsstyrelsen förutsätter att avstämningen av löner och bikostnader fås i skick och konstaterar att uppgifterna för 2022 är tidsenliga. Till inkomstregisterarbetet har man lagt till en person utöver tidigare 0,5 personer. Arbetet löper snabbare än tidigare. Dessutom är det meningen att framöver ska varje lönesekreterare har som uppgift att till vissa delar sköta avstämningen av inkomstregisteruppgifter för sitt uppgiftsområdes del. För utarbetande av noter ska det finnas tydliga och fullständiga verifikationer för noter av vilka framgår grunderna för samtliga noter vad gäller sammanställda sammanslutningar och elimineringar. Noterna ska utarbetas i enlighet med lag och allmänna anvisningar av bokföringsnämndens kommunsektion.
Stadsstyrelsen förutsätter att man fäster särskild uppmärksamhet vid utarbetandet av noter.

Omkring 0,4 mn euro av kundfordringarna är över ett år gamla. Revisionsnämnden rekommenderar att gamla kundfordringar bokförs som kreditförluster efter det att man konstaterat att fordringarna inte kan drivas in. Efterdrivning pågår dock trots allt.
Stadsstyrelsen förutsätter att kreditförluster bokförs till denna del.

Förutsättningar för informationsbaserat ledarskap ska vidare främjas på grund av goda erfarenheter. Särskilt utarbetandet av kvartalsrapporterna har blivit effektivare. Informationsbaserat ledarskap ska utvecklas som en väsentlig del av koncerntjänsterna. Data som fås ska analyseras och tas med i utvärderingen av beslutsfattandet och uppnåendet av mål samt som stöd för strategisk ledning. Detta informationsmaterial ska också vara tillgängligt för kommuninvånarna.
Stadsstyrelsen konstaterar att utvecklingen av informationsbaserat ledarskap är en tyngdpunkt för ekonomitjänsterna 2023. Rapporteringen kommer att förbättras bland annat med hjälp av Kuntamaisemas lösning Johdon työpöytä.

Revisionsnämnden anmärker att utarbetandet av koncernanvisningen enligt 24 § i förvaltningsstadgan var i slutet av 2021 fortfarande inte färdigt.
Stadsstyrelsen konstaterar att utarbetandet av koncernanvisningen pågår för närvarande. Ekonomitjänsternas resurser har inte räckt till för att bereda arbetet tidigare bland annat på grund av social- och hälsovårdsreformen.

Revisionsnämnden konstaterar att riskhanteringsanvisningarna från 2018 är bäst att uppdatera omgående. Uppmärksamhet ska särskilt fästas vid identifiering av risker med hög risknivå och vid sökandet av flexibla lösningar inom den operativa ledningen.
Stadsstyrelsen konstaterar att uppdateringen av anvisningarna för riskhantering pågår för närvarande. Samtliga risker och tillhörande åtgärder ska gås igenom när det nya riskhanteringsprogrammet lanseras.

Revisionsnämnden rekommenderar att man följer upp uppnåendet av stadsstrategins mål noggrannare och att strategin uppdateras enligt det sätt som kommunallagen förutsätter minst en gång per mandatperiod. För uppföljningen av utfallen av strategins mål ska man fastställa sådana mätare som är entydiga och som också följs upp årligen som en del av bokslutet.

Stadsstyrelsen konstaterar att uppföljningen och utvärderingen av stadsstrategin kommer i fortsättningen utgöra en del av bokslutet. Dessutom utarbetas vid utgången av fullmäktigeperioden en strategi och dess genomförande utvärderas och analyseras.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade enligt förslaget.

Verkställande till fullmäktiges föredragningslista
utdrag controller Långström
för kännedom ekonomidirektör Lindroos

Ekonomidirektör Raija Lindroos lämnade sammanträdet efter behandlingen av detta ärende kl. 16.26.

-----------------------------------

Stadsfullmäktige 14.12.2022 § 159

 Stadsstyrelsen beslutar att utöver vad nämnderna konstaterat i sina utlåtanden lämna följande utlåtande till stadsfullmäktige och revisionsnämnden om revisionsnämndens utvärderingsberättelse för 2021:

Revisionsnämndens iakttagelse om ökningen av stadens lånestock är en väsentlig iakttagelse om utvecklingen av stadens ekonomi. Den kumulativa ökningen av lånestocken 2017-2021 har varit 62,5 %.
Investeringarna under tiden i fråga har i snitt varit 30,7 mn euro/år. Investeringarna 2013-2016 uppgick till 20,6 mn euro/år. Investeringarna har ökat betydligt med ca 49,0 % jämfört med 2013-2016. Orsaken till detta är särskilt det starka skolbyggandet som fortsätter ännu några år och håller investeringsnivån hög. Driftsekonomiutgifterna har också ökat: 11,02 % jämfört mellan genomsnittet 2013-2016 och 2017-2021. På motsvarande sätt var prisindexet för offentliga utgifter 2016-0,4 och 2021 2,4.

Revisionsnämnden anser att det är viktigt att stadens skuldsättning inte fortsätter snabbare än jämförelsekommunerna.
Stadsstyrelsen påpekar att man i Lojo fortfarande har omfattande skolinvesteringsprojekt på gång, som skolan Järnefeltin koulu och gymnasiet Lohjan yhteislyseon lukio. När de planerade investeringarna för gymnasiet och skolan Mäntynummen yhtenäiskoulu har genomförts kommer investeringsnivån att sjunka till närmare 15-20 mn euro på årsnivå, vilket är med beaktande av den ekonomiska bärkraften ett ytterst viktigt mål.

Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att de två senaste åren har till följd av corona varit synnerligen exceptionella, och att en hel del av den normala verksamheten inte har genomförts. Särskilt oroande är ökningen av vårdskulden till följd av ogenomförda förebyggande och icke-brådskande hälsotjänster.
Stadsstyrelsen instämmer med revisionsnämndens iakttagelser och konstaterar att corona fortfarande påverkar verksamheten 2022 avsevärt och att situationen inte normaliseras under detta år. Skötseln av vårdskulden förblir ett ansvar för välfärdsområdet som inleder sin verksamhet 1.1.2023.

Revisionsnämnden fäster uppmärksamhet vid att de investeringar som fastställts i budgeten underskreds med ca 9 mn euro. Orsakerna till att investeringarna inte genomfördes är i regel väl motiverade. Beloppet av avskrivningarna i bokföringen minskar årsbidraget och därigenom investeringsmedlen. Under de fem senaste åren har i snitt en femtedel av investeringsbudgeten inte genomförts.
Revisionsnämnden uttrycker sin oro över att en ständigt hög investeringsnivå leder till att staden skuldsätter sig för mycket i framtiden. Utmaningar utgörs bland annat av att genomförandet av byggnadsinvesteringar under de senaste åren inte framskridit enligt planerade tidtabeller dels på grund av kritisk personalbrist och dels av covid-19-pandemin 2020-2021. Den snabba ökningen av byggkostnaderna, som började 2021, leder till att halvfärdiga projekt sannolikt inte genomförs inom uppskattade budgetramar.
Revisionsnämnden understryker att stadens ekonomi står inför stora förändringar. Vid planering av investeringar borde man vad gäller nödvändiga investeringsmål sträva efter ekonomiskt ändamålsenlig tidsmässig decentralisering, men samtidigt realistiskt genomföra redan fastställda projekt enligt planerad tidtabell och finansiering. Revisionsnämnden rekommenderar att man under de kommande åren gör en mer noggrannare behovsutredning av investeringar.
Stadsstyrelsen konstaterar att man för budgeten 2023 lagt fram ett alternativt sätt att budgetera investeringar: På fullmäktigenivå fastställs investeringsanslagen enligt investeringsgrupp och nämnden delar ut anslagen till objekten. I anslagen ingår även halvfärdiga projekt från föregående år som ska slutföras. Nämnden följer upp genomförandet av projekten och gör vid behov ändringar i anslagen inom investeringsgruppen.
Också i övrigt måste man hitta nya medel att finansiera investeringar för att skuldbördan inte ska växa och försvaga den ekonomiska bärkraften.

Revisionsnämnden anser det önskvärt att förberedande sammanträden och utbildningar även framöver genomförs på distans för att spara på tidresurser och reseersättningar. Dessutom kan man med mindre körkilometrar inom en omfattande kommun även främja uppnåendet av målen för HINKU.
Stadsstyrelsen förutsätter att sammanträden och utbildningar även framöver kan hållas på distans.

Revisionsnämnden konstaterar att det i efterhand har visat sig att den hyresbefrielse som Liikuntakeskus Oy fick inte var nödvändig för att säkerställa Liikuntakeskus soliditet. Överskottet i balansräkningen borde beaktas i bidraget för 2023.
Stadsstyrelsen konstaterar att detta faktum har beaktats vid beredningen av budgeten: Den anslagsökning som Liikuntakeskus föreslår ingår inte i budgetförslaget.

Revisionsnämnden konstaterar att sett ur stadens ekonomi fick Paloniemi-händelsen ett positivt resultat. I Lylyinen-affären var man på grund av bristfällig beredning tvungen att betala ersättning för avtalsbrott.
Med tanke på stadens förvaltning ska man observera både de ändringar som kommer till förvaltningsstadgan och verksamhetssätt för att förhindra motsvarande händelser. Stadsstyrelsen ska se till att förvaltningsstadgan och god förvaltningssed följs. För att klara av denna uppgift är det ytterst viktigt att stadsstyrelsen får aktuell information om pågående ärenden.
Stadsstyrelsen konstaterar att för närvarande har staden två jurister i sin tjänst och för 2023 har man föreslagit personalökningar och uppgiftsarrangemang med vilka man eftersträvar mer resurser och kompetens till beredningen.

Revisionsnämnden vill fästa uppmärksamhet vid att den interna revisionen är oberoende av övrig verksamhet. Revisionsnämnden konstaterar att rekommendationer av den interna revisionen är nödvändiga att genomföras omgående. Revisionsnämnden uttrycker sin oro över om de ledande förvaltningsuppgifterna är rätt allokerade, har tillräckliga resurser och är tillräckligt differentierade.
Stadsstyrelsen konstaterar att förvaltningens resurser har gåtts igenom utifrån RFV:s rapport under 2022. Vissa korrigerande åtgärder ska göras, om de förslag som finns i budgeten godkänns. Efter social- och hälsovårdsreformen måste förvaltningens resurser granskas mer omfattande bland annat utifrån befattningar och kompetens.

I samband med revisionen konstaterades att lönebikostnaderna inte hade avstämts mellan bokföringen och löneberäkningen. Revisionsnämnden konstaterar att en egen ansvarsperson ska utbildas för att avstämma inkomstregisteruppgifterna och löneuppgifterna. För avstämningen av personalkostnaderna måste man få fungerande och regelbundna processer; uppföljning och tillsyn måste förbättras. Vi förutsätter att revisionsnämnden informeras hur ärendet framskrider.
Stadsstyrelsen förutsätter att avstämningen av löner och bikostnader fås i skick och konstaterar att uppgifterna för 2022 är tidsenliga. Till inkomstregisterarbetet har man lagt till en person utöver tidigare 0,5 personer. Arbetet löper snabbare än tidigare. Dessutom är det meningen att framöver ska varje lönesekreterare har som uppgift att till vissa delar sköta avstämningen av inkomstregisteruppgifter för sitt uppgiftsområdes del.

För utarbetande av noter ska det finnas tydliga och fullständiga verifikationer för noter av vilka framgår grunderna för samtliga noter vad gäller sammanställda sammanslutningar och elimineringar. Noterna ska utarbetas i enlighet med lag och allmänna anvisningar av bokföringsnämndens kommunsektion.
Stadsstyrelsen förutsätter att man fäster särskild uppmärksamhet vid utarbetandet av noter.

Omkring 0,4 mn euro av kundfordringarna är över ett år gamla. Revisionsnämnden rekommenderar att gamla kundfordringar bokförs som kreditförluster efter det att man konstaterat att fordringarna inte kan drivas in. Efterdrivning pågår dock trots allt.
Stadsstyrelsen förutsätter att kreditförluster bokförs till denna del.

Förutsättningar för informationsbaserat ledarskap ska vidare främjas på grund av goda erfarenheter. Särskilt utarbetandet av kvartalsrapporterna har blivit effektivare. Informationsbaserat ledarskap ska utvecklas som en väsentlig del av koncerntjänsterna. Data som fås ska analyseras och tas med i utvärderingen av beslutsfattandet och uppnåendet av mål samt som stöd för strategisk ledning. Detta informationsmaterial ska också vara tillgängligt för kommuninvånarna.
Stadsstyrelsen konstaterar att utvecklingen av informationsbaserat ledarskap är en tyngdpunkt för ekonomitjänsterna 2023. Rapporteringen kommer att förbättras bland annat med hjälp av Kuntamaisemas lösning Johdon työpöytä.

Revisionsnämnden anmärker att utarbetandet av koncernanvisningen enligt 24 § i förvaltningsstadgan var i slutet av 2021 fortfarande inte färdigt.
Stadsstyrelsen konstaterar att utarbetandet av koncernanvisningen pågår för närvarande. Ekonomitjänsternas resurser har inte räckt till för att bereda arbetet tidigare bland annat på grund av social- och hälsovårdsreformen.

Revisionsnämnden konstaterar att riskhanteringsanvisningarna från 2018 är bäst att uppdatera omgående. Uppmärksamhet ska särskilt fästas vid identifiering av risker med hög risknivå och vid sökandet av flexibla lösningar inom den operativa ledningen.
Stadsstyrelsen konstaterar att uppdateringen av anvisningarna för riskhantering pågår för närvarande. Samtliga risker och tillhörande åtgärder ska gås igenom när det nya riskhanteringsprogrammet lanseras.

Revisionsnämnden rekommenderar att man följer upp uppnåendet av stadsstrategins mål noggrannare och att strategin uppdateras enligt det sätt som kommunallagen förutsätter minst en gång per mandatperiod. För uppföljningen av utfallen av strategins mål ska man fastställa sådana mätare som är entydiga och som också följs upp årligen som en del av bokslutet.

Stadsstyrelsen konstaterar att uppföljningen och utvärderingen av stadsstrategin kommer i fortsättningen utgöra en del av bokslutet. Dessutom utarbetas vid utgången av fullmäktigeperioden en strategi och dess genomförande utvärderas och analyseras.

Mer information ekonomidirektör Raija Lindroos raija.lindroos@lohja.fi

Förslag Fullmäktige beslutar att anteckna för kännedom utlåtandet enligt föredragningstexten om revisionsnämndens utvärderingsberättelse för 2011.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

-------------------------------------