Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.02.2022/Pykälä 64

103/01.01.00/2022

361/01.01.00/2021

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 21.09.2021 § 11
 

 Hallintosäännön 42 § mukaisesti kaupunginhallitus päättää muiden kuin toimialajohtajien ja tulosaluejohtajien vakinaisten virkojen ja työsopimussuhteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeen muuttamisesta talousarvion puitteissa.  

 Kunnissa käytettävien virkanimikkeiden tulee kuvata tehtävien ajantasaista sisältöä ja olla oikeassa suhteessa tehtävien vaativuuteen ja organisaatiotasoon.

 Lohjan kaupunginvaltuusto päätti kesäkuussa tehdä organisatorisia uudelleenjärjestelujä, jotka astuivat voimaan 1.8.2021. Muutoksessa muodostettiin konsernipalveluiden tulosalue, joka jaettiin asian valmistelua koordinoineen organisaatiotyöryhmän esityksen pohjalta neljään tulosyksikköön. Näistä talousyksikköä johtaa talousjohtaja, henkilöstöyksikköä henkilöstöjohtaja ja tietohallintoa tietohallintojohtaja. Hallintoyksikkö päätettiin osoittaa kaupunginlakimiehen johdettavaksi. Muutos on johtanut tilanteeseen, jossa kaupunginlakimiehen tehtävät muotoutuivat tosiasiassa hallintojohtajan tehtäviksi.

 Kuntien hallintojohtajat johtavat yleistä hallintoa ja vastaavat mm. valtuuston ja kaupunginhallituksen ja sen jaostojen sekä muiden konsernipalveluiden vastuulle kuuluvien toimielinten päätöksenteon prosesseista. Tyypillisesti keskeisiä tehtäviä ovat hallinnon, strategisen valmistelun sekä kehittämiskokonaisuuksien koordinointi ja johtaminen. On tavanomaista, että hallintojohtaja toimii valtuuston ja kaupunginhallituksen sihteerinä ja vastaa em. toimielinten päätösvalmistelusta sekä päätösten toimeenpanosta. Lohjan kaupunginlakimiehen tehtäväkuva noudattaa hallintojohtajien tehtävänkuvaa ja sijoitus organisaatiossa on hallintojohtajan virka-aseman mukainen.

 Kunta-alalla on käytössä noin 7 500 erilaista ammattinimikettä. Ne kaikki perustuvat Kuntien eläkevakuutusyhtiön (Keva) ylläpitämään ammattinimikekoodistoon. Ammattinimikkeet on luokiteltu kansainvälisen ISCO-luokituksen mukaisiin ammattiryhmiin, mikä mahdollistaa yhtenäisen ja yleisen tavan tarkastella kuntasektorin ammatteja. Erilaisissa palkkatilastoissa käytetään palkansaajan ammatin kuvaamisesssa alakohtaista ammatti-, virka- ja tehtävänimikettä sekä Tilastokeskuksen kansallista ammattiluokitusta. Luotettavan vertailutiedon kannalta on tärkeää, että kunnissa käytetään sellaisia virkanimikkeitä, jotka tosiasiallisesti vastaavat virkatehtävien vaativuutta ja tehtäväsisältöä. Nimikkeiden tulee olla em. ammattinimikekoodiston mukaisia. 

 Edellä mainitun perusteella on tarkoituksenmukaista, että kaupunginhallitus muuttaa virkanimikkeen tehtäväsisältöä vastaavaksi.

 Muutoksella ei ole talousarviovaikutuksia nykytilanteeseen verrattuna.

 Kaupunginlakimies Sanna Lundströmiä on kuultu asiasta 8.9.2021 ja hän on antanut muutokseen suostumuksensa.
 

Lisätiedot Henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi

Esitys 

Henkilöstöjohtaja Henkilöstöjaosto päättää ehdottaa kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus päättää:

1. lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran;

2. perustaa tilalle hallintojohtajan viran;

3. että hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto sekä riittävä kokemus julkishallinnon johtamistehtävistä;

4. että hallintojohtajan viran kokonaispalkka on 6 200 euroa ja siinä noudatetaan kokonaistyöaikaa; sekä

5. että kaupunginlakimies Sanna Lundström siirretään suostumuksensa mukaisesti hallintojohtajan virkaan.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa henkilöstöjaoston varapuheenjohtaja Laura Skaffari teki henkilöstöjaoston puheenjohtaja Pirjo-Leena Forsströmin, henkilöstöjaoston jäsenten Heli Saukkola, Henry Nordensved ja Roger Weintraub kannattamana seuraavan vastaesityksen:

"Esitän asian palauttamista uudelleen valmisteluun. Uudelleen valmistelun aikana tarkistetaan avainhenkilöiden tehtävänkuvat sekä palkat ja selvitetään resurssitarve eri virkoihin".

Koska kaikki henkilöstöjaoston jäsenet olivat kannattaneet vastaesitystä, todettiin se henkilöstöjaoston päätökseksi.

Päätös Henkilöstöjaosto päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Uudelleen valmistelun aikana tarkistetaan avainhenkilöiden tehtävänkuvat sekä palkat ja selvitetään resurssitarve eri virkoihin.

Täytäntöönpano ote/email henkilöstöjohtaja Rautiainen

-----------------------------------

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 26.10.2021 § 18

 
Henkilöstöjaosto käsitteli kaupunginlakimiehen viran muuttamista hallintojohtajan viraksi kokouksessaan 21.9.2021 ja päätti yksimielisesti palauttaa asian uuteen valmisteluun.

Henkilöstöjaoston päätöksen mukaisesti henkilöstöjaostolle tuodaan päätöksenteon tueksi selvitys päätöksen kannalta olennaisten avainhenkilöiden tehtävänkuvista, palkoista sekä resurssitarpeesta.

Hallintojohtaja:

Päätösesityksenä on, että henkilöstöjaosto päättäisi esittää kaupunginhallitukselle nykyisen kaupunginlakimiehen viran muuttamista hallintojohtajan viraksi. Perusteluna on, että kaupunginlakimiehen nykyiset virkatehtävät ovat tosiasiassa hallintojohtajan tehtäviä. Tehtävänkuva on päivitetty 18.8.2021 organisaatiotyöryhmän valmistelun pohjalta.

Hallintojohtajan nimike ja tehtäväkenttä ovat kunnissa jokseenkin vakiintuneita. Hallintojohtaja on johtava viranhaltija, jonka keskeisenä tehtävinä ovat kunnan hallinnon, tiedolla johtamisen sekä strategisen johtamisen koordinointi sekä kehittäminen. Lohjan kaupungissa tehtäväkokonaisuus on määritetty seuraavasti:
- hallinnon tulosyksikön johtaminen ja esimiestehtävät (hallintopalveluiden johtaminen ja kehittäminen, hankintayksikön johtaminen, sopimushallinnan johtaminen, logistiikkayksikön johtaminen, viestintäyksikön johtaminen sekä lakipalveluiden johtaminen, pysäköinninvalvonta, tiedonhallinta)
- hallinnon tulosyksikön budjettivastuu
- kaupunginhallituksen sihteerin tehtävät: vastuu valmistelusta ja täytäntöönpanosta
- kaupunginvaltuuston sihteerin tehtävät: vastuu valmistelusta ja täytäntöönpanosta.

Kelpoisuusehtona on ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus kunnallishallinnon johtamistehtävistä.

Virassa noudatetaan kokonaispalkkaa, joka on 6 204,27 euroa kuukaudessa.

Aikaisemmat kaupunginlakimiehen tehtävät:

Ennen 18.8.2021 tehtyä tehtävänkuvapäivitystä kaupunginlakimiehen tehtävänkuva oli seuraava:
- esimiesten ja asiantuntijoiden ohjaaminen juridisissa kysymyksissä
- oikeudellisten linjausten tekeminen
- luottamushenkilöorganisaation asiantuntijana toimiminen oikeudellisissa kysymyksissä
- kaupungin puhevallan käyttäminen tuomioistuimissa ja muissa viranomaisissa
- kaupungin oikeudellisten etujen valvonta
- sopimusjuridiikka
- pysäköinninvalvonnan viranomaistehtävät
- tietosuojavastaavan tehtävät

Kelpoisuusehtona on oikeustieteen maisterin tutkinto ja kokemus kunta-alalta.

Hallintolakimiehen tehtävät:

Lohjan kaupungin organisaatioon on rekrytoitu uusi lakimies, joka aloittaa virassaan 2.11.2021. Virka ei ole uusi. Tehtävä vapautui, kun aiempi viranhaltija siirtyi oman hakeutumisensa perusteella kaupungin sisällä toisiin tehtäviin.
- esimiesten ja asiantuntijoiden ohjaaminen juridisissa kysymyksissä
- oikeudellinen neuvonta
- toimielinpäätösten valmistelu ja toimeenpano sekä toimielinten juridinen neuvonta
- selvitysten ja lausuntojen laatiminen
- tietosuojavastaavan tehtävät

Kelpoisuusehtona on oikeustieteen maisterin tutkinto tai aikaisempi vastaava tutkinto ja riittävä soveltuva työkokemus.

Tehtävään ei sisälly esimies- eikä budjettivastuuta.

Tehtäväkohtainen palkka on 4 426,35 euroa kuukaudessa.

Hallintopalveluiden henkilöstöresurssi

Hallintopalveluiden henkilöstöresurssi jakautuu seuraavasti:
- keskitetyt hallintopalvelut 25,16 htv
- lakipalvelut 1,2 htv
- hankintapalvelut 2,05 htv
- logistiikkapalvelut 5,1 htv

Vuoden 2022 ja suunnitteluvuoden 2023 talousarvioon ei sisälly esitystä hallintopalveluiden henkilöstömäärän lisäämiseksi.

Resurssitarkastelussa on kuitenkin tunnistettu, että tiedonhallinnan ja asianhallinnan kokonaisuuksien resursointi on alimitoitettu. Talousarvion tavoiteasettelussa on lähdetty siitä, että vuoden 2022 aikana määritetään tietosuojan edellyttämät prosessit ja sisäiset vastuut. Myös asianhallinnan dokumentaatiotyö ja roolimääritykset on tarkoitus toteuttaa vuoden 2022 aikana.

Vuoden 2022 alussa otetaan käyttöön uusi asianhallinnan ohjelma, ja siirrytään uuden toiminnanohjausjärjestelmän (TOS) mukaiseen toimintamalliin.

Edellä kuvattu työ edellyttää resursointia. Vireillä olevasta sote-valmistelusta ja sote-muutoksen jälkeisen kaupunkiorganisaation valmistelutyöstä johtuen ei kuitenkaan ole perusteltua, että resursointi järjestetään tässä vaiheessa pitkäaikaisena taikka pysyvänä. On tarkoituksenmukaista, että hallinnollisten toimintojen resurssitarve arvioidaan siinä yhteydessä, kun määritetään kaupungin resurssit kokonaisuudessaan. Tiedonhallinnan ja asianhallinnan kokonaisuudet voidaan tässä tilanteessa järjestää määräaikaisin tai ostopalvelujärjestelyin.

Henkilöstöjaoston 21.9.2021 käsittelyn yhteydessä esitettiin pohdittavaksi myös vaihtoehto, jossa kaupunginlakimiehen virka säilytettäisiin ja sen lisäksi perustettaisiin hallintojohtajan virka. Järjestelyn myötä hallinnon tulosyksikön henkilömäärä kasvaisi yhdellä, ja palkkojen vuosikustannus kasvaisi nykytilanteeseen verrattuna noin 80 000 euroa.

Lisätiedot henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi

Esitys 

Henkilöstöjohtaja Henkilöstöjaosto päättää tehdä kaupunginhallitukselle seuraavan päätösesityksen:

Kaupunginhallitus päättää:

1. lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran;

2. perustaa tilalle hallintojohtajan viran;

3. että hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus julkishallinnon johtamistehtävistä;

4. että viran palkkauksessa noudatetaan kokonaispalkkaa Lohjan kaupungissa käytössä olevien palkkausperiaatteiden mukaisesti; sekä

5. että kaupunginlakimiehen virkaa hoitava viranhaltija Sanna Lundström siirretään suostumuksensa mukaisesti hallintojohtajan virkaan.

Esitys asian jättämisestä pöydälle

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston puheenjohtaja Pirjo-Leena Forsström esitti asian jättämistä pöydälle. Esitys raukesi kannattamattomana.

Päätös Henkilöstöjaosto päätti tehdä kaupunginhallitukselle seuraavan päätösesityksen:

Kaupunginhallitus päättää:

1. lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran;

2. perustaa tilalle hallintojohtajan viran;

3. että hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus julkishallinnon johtamistehtävistä;

4. että viran palkkauksessa noudatetaan kokonaispalkkaa Lohjan kaupungissa käytössä olevien palkkausperiaatteiden mukaisesti; sekä

5. että kaupunginlakimiehen virkaa hoitava viranhaltija Sanna Lundström siirretään suostumuksensa mukaisesti hallintojohtajan virkaan.

Eriävä mielipide Kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston puheenjohtaja Pirjo-Leena Forsström jätti päätöksestä seuraavan kirjallisen eriävän mielipiteen:

"KIRJALLINEN ERIÄVÄ MIELIPIDE PÄÄTÖS: Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 26.10.2021, Asia nro 5.

Asia: Kaupunginlakimiehen viran muuttaminen hallintojohtajan viraksi ja siirtää hallintojohtajan virkaan kaupunginlakimies Sanna Lundström ilman hallintojohtajan viran auki julistamista.

Perustelut vaatimukselleni hallintojohtajan viran auki julistamisesta:

Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 29. 6.2021/627:
§ 4
Julkinen hakumenettely
"Virkasuhteeseen ottaminen edellyttää julkista hakumenettelyä", on pääperiaate
§ 24
Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen
§ 24 Viranhaltija voidaan siirtää toiseen virkasuhteeseen, jonka kelpoisuusehdot hän täyttää
§ 23 Virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen
Toistaiseksi voimassa olevaan virkasuhteeseen ottamisesta päättävä kunnan tai hyvinvointialueen viranomainen voi varattuaan viranhaltijalle tilaisuuden tulla kuulluksi päättää, että viranhaltijan virantoimitus- velvollisuutta muutetaan, jos toiminnan uudelleen järjestely tai muu perusteltu syy sitä edellyttää.

Vaatimus perustettavan hallintojohtajan viran auki julistamiseksi perustuu Viranhaltijalain 627/2021 §23, jossa paitsi siirrettävää viranhaltijaa kuullaan, mutta täytyy olla kunnan viranomaisen päätös.

Kaupunginlakimies Sanna Lundströmin viranhoidon asiakirjoissa ei ole esitetty tällaista viranomaisen päätöstä laajennetuista virantoimitusvelvollisuuksista, joihin vedotaan, joten ei ole perustetta kaupunginlakimies Sanna Lundströmin siirtämisestä perustettavaan hallintojohtajan virkaan ilman viran auki julistamista.

Jos vedotaan kaupunginlakimies Sanna Lundströmin tehneen jo hallintojohtajan toimenkuvaan kuuluvia tehtäviä, niin tästä toimenkuvan laajentamisesta täytyy löytyä alkamisajasta viranomaisen päätös, myös kuulemisajankohdasta."

Liite 2/HeJa 26.10.2021 Pirjo-Leena Forsströmin eriävä mielipide

Täytäntöönpano kaupunginhallituksen esityslistalle 15.11.

-----------------------------------

Kaupunginhallitus 15.11.2021 § 363 
 

Lisätiedot henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi

Esitys 

Kaupunginjohtaja vs. Kaupunginhallitus päättää:

1. lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran;

2. perustaa tilalle hallintojohtajan viran;

3. että hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus julkishallinnon johtamistehtävistä;

4. että viran palkkauksessa noudatetaan kokonaispalkkaa Lohjan kaupungissa käytössä olevien palkkausperiaatteiden mukaisesti; sekä

5. että kaupunginlakimiehen virkaa hoitava viranhaltija Sanna Lundström siirretään suostumuksensa mukaisesti hallintojohtajan virkaan.

Esteellisyys Kaupunginlakimies Sanna Lundström ilmoitti olevansa esteellinen tämän asian käsittelyyn (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1. mom  kohta 1) ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo 15.39-16.15.
Kokouksen pöytäkirjanpitäjänä asian käsittelyn ajan toimi henkilöstöjohtaja Anu Rautiainen

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen jäsen Pirjo-Leena Forsström teki seuraavan vastaesityksen, jota kannattivat kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Hannele Maittila, kaupunginhallituksen 2. varapuheenjohtaja Taina Lackman ja kaupunginhallituksen jäsen Markku Saarinen:

"Esitämme, että hallintojohtajan virkaa ei toistaiseksi perusteta. Selvitetään tähänastiset päätökset ja tapahtumat kaupunginlakimiehen viran hoitamisessa mahdollisesti tapahtuneista muutoksista sekä selvitetään kaupungin johto- ja päällikkötason virkojen virkamääräyksiin liittyvät päätökset perusteluineen ja em. virkojen tarkoituksenmukaisuus ja tarve tulevaisuudessa."

Äänestys Koska oli tehty kannatettu vastaesitys, suoritettiin puheenjohtajan esityksestä sähköinen äänestys seuraavasti:
ne, jotka kannattavat pohjaesitystä, äänestävät JAA;
ne, jotka kannattavat Pirjo-Leena Forsströmin vastaesitystä, äänestävät EI.

JAA: 9 ääntä (Pekka Luoma, Päivi Alanne, Matti Pajuoja, Jukka Sassi, Heli Saukkola, Laura Skaffari, Kaj Sundqvist, Janne Turunen, Urpo Uotila)
EI: 4 ääntä (Pirjo-Leena Forsström, Taina Lackman, Hannele Maittila, Markku Saarinen)

Puheenjohtaja totesi, että äänin 9-4 pohjaesitys on tullut kaupunginhallituksen päätökseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti:

1. lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran;

2. perustaa tilalle hallintojohtajan viran;

3. että hallintojohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus julkishallinnon johtamistehtävistä;

4. että viran palkkauksessa noudatetaan kokonaispalkkaa Lohjan kaupungissa käytössä olevien palkkausperiaatteiden mukaisesti; sekä

5. että kaupunginlakimiehen virkaa hoitava viranhaltija Sanna Lundström siirretään suostumuksensa mukaisesti hallintojohtajan virkaan.

Täytäntöönpano ote kaupunginlakimies Lundström
ote/email henkilöstöjohtaja Rautiainen
ote/email hr-yksikkö
ote/email palka

Oheismateriaaliksi lisätään pöytäkirjaan
- Sisäisen tarkastuksen selvitys

-----------------------------------

Kaupunginhallitus 07.12.2021 § 409
 

 Kaupunginhallituksen päätökseen 15.11.2021 § 363 on saapunut kaupunginhallitukselle osoitettu oikaisuvaatimus.

Kuntalain 134 §:n mukaisesti kunnanhallituksen, lautakunnan, valiokunnan, niiden jaoston ja niiden alaisen viranomaisen päätökseen tyytymätön saa hakea päätökseen oikaisua.

Oikaisuvaatimusta käsitellessään kaupunginhallitus on sidottu niihin laillisuus- ja tarkoituksenmukaisuusvaatimuksiin, joita oikaisuvaatimuksessa on esitetty. Kaupunginhallitus ei näin ollen voi käsitellä asiaa oikaisuvaatimusasiana sitä laajemmin.

Otettuaan asian oikaisuvaatimuksena käsiteltäväkseen kaupunginhallitus voi muuttaa tehtyä hallintopäätöstä, kumota tehdyn hallintopäätöksen tai hylätä oikaisuvaatimuksen.

Kuntalain 138 §:n mukaisesti oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on saapunut  oikaisuvaatimusajan puitteissa, joten kaupunginhallituksen on otettava asia tutkittavakseen.
Asiaa tutkittaessa on arvioitava oikaisuvaatimuksessa esitetyt laillisuusvirheet sekä oikaisuvaatimuksessa esitetyt mahdolliset tarkoituksenmukaisuusperusteet.

Oikaisuvaatimuksen sisältö:

Oikaisuvaatimuksen tekijä pyytää oikaisua kaupunginhallituksen päätökseen 15.11.2021 § 363 'kaupunginlakimiehen viran muuttaminen hallintojohtajan viraksi', koska päätös on oikaisuvaatimuksen tekijän mielestä Lohjan kaupungin hallintosäännön ja talousarvion 2021 päätösten vastainen.

Oikaisuvaatimuksessa esitettyjen laillisuusvirheiden ja tarkoituksenmukaisuusperusteiden tutkiminen:

Oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty laillisuusvirheitä eikä todettu tarkoituksenmukaisuusperusteita, joihin pyyntö oikaisusta voisi perustua.

Koska oikaisuvaatimuksessa kuitenkin todetaan, että tehty päätös on hallintosäännön ja talousarvion vastainen, tutkiminen kohdistetaan esitettyihin asiakohtiin. Oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty tarkempia perusteluja.

Oikaisuvaatimuksen kohteena oleva kaupunginhallituksen päätös:

Oikaisuvaatimuksen kohteena olevalla päätöksellä kaupunginhallitus on päättänyt lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran ja perustaa tilalle hallintojohtajan viran, sekä kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 §:n nojalla siirtää viranhaltijan lakkautettavasta kaupunginlakimiehen virasta perustettavaan hallintojohtajan virkaan.

Hallintosääntö:

Kunnallinen päätöksenteko perustuu kuntalakiin ja kunnan hallintosäännön määräyksiin. Kuntalaki (410/2015) määrittää, että jokaisessa kunnassa on oltava hallintosääntö. Se on kunnan toiminnan keskeinen hallinnon ja toiminnan ohjauksen väline. Kunnan hallinnossa on noudatettava kunnan oman hallintosäännön määräyksiä.

Henkilöstöasioita koskeva toimivalta on kirjattu Lohjan kaupungin hallintosäännön 6. lukuun. Oikaisuvaatimuksen kohteena olevassa päätöksessä sovellettavaksi tulleet hallintosäännön määräykset on kirjattu pykäliin 42, 44 ja 50.

Hallintosäännön 42 §:n mukaan valtuusto päättää toimialajohtajien ja tulosaluejohtajien vakinaisten virkojen ja työsopimussuhteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä nimikkeen muuttamisesta. Kaupunginhallitus päättää muiden virkojen ja työsopimussuhteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeiden muuttamisesta talousarvion puitteissa. Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää työsopimussuhteiden nimikkeen muuttamisesta talousarvion puitteissa.

Hallintosäännön 44 §:n mukaan kaupunginjohtajan viran kelpoisuusvaatimuksista päättää valtuusto. Muiden virkojen ja työsopimussuhteiden kelpoisuusvaatimuksista päätetään virkaa tai työsopimussuhdetta perustettaessa. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 

Hallintosäännön 50 §:n mukaan viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisen viranhaltijalain 24 §:n nojalla päättää toimielin tai viranhaltija, jolla on toimivalta molempiin virkasuhteisiin ottamisessa. Jos toimivalta on eri viranomaisilla, siirtämisestä päättää kaupunginjohtaja.

Talousarvio:

Talousarviokirjan luvussa 6.5 kuvataan konsernipalveluiden tavoitteet ja painopistealueet talousarviovuodelle 2021. Siinä todetaan muun muassa, että hallintopalveluiden toiminnan painopisteenä on jatkaa keskitettyjen hallintopalveluiden tuottamista ja kehittämistä.

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 27.1.2020 § 33 asettaa työryhmän valmistelemaan Lohjan kaupungin viranhaltija- ja toimielinorganisaation muutoksia. Työryhmä esitti loppuraporttinsa kahdessa osassa: toimielinorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin 20.1.2021 kaupunginvaltuustossa, ja muutokset tulivat voimaan 1.8.2021. Viranhaltijaorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin kaupunginhallituksessa 7.6.2021 § 201.

Organisaatiotyöryhmän loppuraportin mukaisesti hallintopalveluiden tulosalueen johtamisvastuu siirrettiin kaupunginlakimiehelle. Tehtävänkuvapäivitys on tehty 18.8.2021. Tehtävänkuvien muuttumisen myötä tehtäväsisältö muuttui asiantuntijatehtävästä johtamistehtäväksi.

Lohjan kaupungin vuoden 2021 on useita viittauksia talouden tasapainottamisen tavoitteisiin ja vaatimuksiin. Oikaisuvaatimuksesta ei ilmene, onko oikaisuvaatimuksen kohteena oleva päätös oikaisuvaatimuksen tekijän näkemyksen mukaan ko. kirjausten vastainen. Todettakoon kuitenkin, että kaupunginhallituksen päätöksellä 15.11.2021 § 363 ei ole ollut palkkavaikutusta.

Johtopäätös:

Oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia laillisuusvirheitä tai tarkoituksenmukaisuusperusteita, joiden perusteella oikaisuvaatimuksen kohteena olevaa kaupunginhallituksen päätöstä 15.11.2021 § 363 tulisi muuttaa tai joiden perusteella se tulisi kumota.

Kaupunginhallitus on päätöstä tehdessään käyttänyt sille hallintosäännön 6. luvussa siirrettyä päätösvaltaa. Oikaisuvaatimuksen kohteena oleva päätös ei ole hallintosäännön vastainen.

Kaupunginhallituksen päätös perustuu vuoden 2021 talousarvion kirjaukseen keskitettyjen hallintopalveluiden kehittämisestä. Oikaisuvaatimuksen kohteena oleva kaupunginhallituksen päätös on lopputulema organisaatiotyöryhmän valmistelemasta muutoksesta, jolla keskitettyjen hallintopalveluiden johtamisvastuu on siirretty kaupunginlakimiehelle.

Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen ilman julkista hakumenettelyä edellyttää viranhaltijalain 24 §:ssä säädettyjen edellytysten täyttymistä ja sitä, että vakinainen taustavirka on lakkautettu (KHO 2013:147). Kaupunginhallitus on kaupunginlakimiehen viran lakkauttamisesta ja uuden hallintojohtajan viran perustamisesta päättäessään toiminut sekä kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 § että Lohjan kaupungin oman hallintosäännön määräysten mukaisesti. Kaupungin organisaatiouudistukseen liittyvät henkilöstöjärjestelyt ovat lain ja erityisesti viranhaltijalain asettamissa rajoissa kaupungin harkintavaltaan kuuluva asia. Tätä harkintavaltaa rajoittavat hallinnossa yleisesti noudatettavat periaatteet, kuten yhdenvertaisuusperiaate ja harkintavallan väärinkäytön kielto.

Hallintolain 6 §:n mukaan viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Niiden on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 12 §:n 3 momentin mukaan työnantajan on muutoinkin kohdeltava viranhaltijoita tasapuolisesti, ellei siitä poikkeaminen ole viranhaltijoiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua.

Yhdenvertaisuusperiaate huomioiden ratkaisutoiminnan tulee olla johdonmukaista siten, että harkinnan perusteena olevia tosiseikkoja arvioidaan samankaltaisissa tapauksissa samoin perustein. Ratkaisulinjasta poikkeamisen tulee perustua asianmukaisiin ja hyväksyttäviin syihin.

Oikaisuvaatimuksen kohteena olevassa kaupunginhallituksen päätöksessä ratkaisu on tehty voimassa olevan hallintosäännön sekä vallitsevan hallintokäytännön mukaisella tavalla. Vastaavanlaisella tavalla olisi toimittu ja päätetty, mikäli päätöksenteon kohteena olisi ollut jokin muu samankaltainen organisaation uudistamiseen liittyvä virkajärjestely virkanimikkeestä riippumatta. Lohjan kaupungissa myös muut organisaatiouudistuksen aiheuttamat henkilöstöjärjestelyt on toteutettu virkoja ja tehtäviä auki julistamatta sisäisin järjestelyin. Jos kaupunginhallitus olisi oikaisuvaatimuksen kohteena olevassa asiassa päättänyt laittaa viran julkiseen hakuun, kaupunginhallitus olisi poikennut aikasemmin omaksumastaan käytännöstä. Yleisistä periaatteista poikkeaminen ilman asianmukaisia ja hyväksyttäviä syitä olisi johtanut siihen, että menettelytapa olisi ollut yhdenvertaisuusperiaatteen vastainen.

Kun virka täytetään sisäisellä henkilösiirrolla, julkisen hakumenettelyn voi välttää vain, mikäli siirto tapahtuu viranhaltijalain 24 § 1 momentin mukaisesti. Viranhaltijan oikeuksista tehtävien uudelleenjärjestelyiden yhteydessä on määräys viranhaltijalain 37 §:ssä. Mikäli työnantajan toiminnan tai hallinnon uudelleenjärjestelyt merkitsevät niin laajoja viranhaltijan tehtävien muutoksia, että virka voidaan katsoa sisällöltään ja luonteeltaan uudeksi viraksi, virka tulee lakkauttaa ja perustaa tilalle uusi. Tällöin viranhaltijan asema määräytyy viranhaltijalain 37 §:n mukaisesti. (KHO 2019:13)

Kun kaupunginhallitus päätti oikaisuvaatimuksen kohteena olevalla päätöksellään lakkauttaa aikaisemman viran ja perustaa tilalle uuden, menettelytapa mahdollisti hallintojohtajan viran täyttämisen viranhaltijalain 24 §:n mukaisesti ilman julkista hakua. Mikäli aikaisempaa kaupunginlakimiehen virkaa ei olisi lakkautettu, hallintojohtajan virka olisi tullut laittaa julkisesti haettavaksi.

Koska oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia laillisuusvirheitä tai tarkoituksenmukaisuusperusteita, joiden perusteella oikaisuvaatimuksen kohteena olevaa päätöstä tulisi muuttaa tai se tulisi kumota, kaupunginhallitukselle esitetään oikaisuvaatimuksen hylkäämistä. Oikaisuvaatimuksessa esitettyjen perusteiden tutkimisenkaan jälkeen päätöksenteossa ei ole ilmennyt laillisuusvirheitä taikka tarkoituksenmukaisuusperusteita, joiden johdosta tehtyä päätöstä tulisi arvioida uudelleen.
 

Lisätiedot henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi

Oheismateriaali - Oikaisuvaatimus

Esitys 

Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää hylätä oikaisuvaatimuksen.
Perustelu: oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia laillisuusvirheitä tai tarkoituksenmukaisuusperusteluja, joiden perusteella oikaisuvaatimuksen kohteena olevaa päätöstä olisi muutettava tai joiden perusteella se tulisi kumota.

Esteellisyydet Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo-Leena Forsström ilmoitti olevansa esteellinen (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 1. kohta) tämän asian osalta ja poistui kokouksesta asian käsittelyn alkaessa klo 15.44.
Forsströmin tilalle kokoukseen asian käsittelyn ajaksi kutsuttiin varajäsen Birgitta Kuosmanen

Hallintojohtaja Sanna Lundström ilmoitti olevansa esteellinen (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 1. kohta) tämän asian osalta ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi klo 15.44.
Kokouksen pöytäkirjan pitäjäksi asian käsittelyn ajaksi kutsuttiin henkilöstöjohtaja Anu Rautiainen klo 15.44.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Taina Lackman teki Markku Saarisen ja Birgitta Kuosmasen kannattamana seuraavan vastaesityksen:
"Esitän oikaisuvaatimuksen hyväksymistä."

Äänestys Puheenjohtajan esityksestä suoritettiin sähköinen äänestys seuraavasti:
ne, jotka kannattavat pohjaesitystä, äänestävät JAA;
ne, jotka kannattavat Lackmanin vastaesitystä, äänestävät EI

JAA: (9 ääntä) Luoma Pekka, Alanne Päivi, Pajuoja Matti, Sassi Jukka, Saukkola Heli, Skaffari Laura, Sundqvist Kaj, Turunen Janne ja Uotila Urpo
EI: (4 ääntä) Kuosmanen Birgitta, Saarinen Markku, Maittila Hannele ja Lackman Taina.

Puheenjohtaja totesi, että näin ollen äänin 9-4 pohjaesitys on tullut kaupunginhallituksen päätökseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti hylätä oikaisuvaatimuksen.
Perustelu: oikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia laillisuusvirheitä tai tarkoituksenmukaisuusperusteluja, joiden perusteella oikaisuvaatimuksen kohteena olevaa päätöstä olisi muutettava tai joiden perusteella se tulisi kumota.

Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo-Leena Forsström ja hallintojohtaja Sanna Lundström palasivat kokoukseen klo 15.59.

Kaupunginhallituksen varajäsen Birgitta Kuosmanen ja henkilöstöjohtaja Anu Rautiainen poistuivat kokouksesta klo 15.59.

Täytäntöönpano ote oikaisuvaatimuksen tekijälle

-----------------------------------

Kaupunginhallitus 28.02.2022 § 64

 Helsingin hallinto-oikeus on pyytänyt Lohjan kaupunginhallitukselta lausunnon hallinto-oikeudelle toimitetun valituksen johdosta (liite 1). Lausunto tulee toimittaa hallinto-oikeudelle 4.3.2022 mennessä.

Hallinto-oikeudelle toimitetussa valituksessaan henkilöstöjaoston puheenjohtaja Pirjo-Leena Forsström vaatii hallinto-oikeutta kumoamaan kaupunginhallituksen päätöksen § 363 (15.11.2021), jolla kaupunginhallitus päätti lakkauttaa kaupunginlakimiehen viran ja perustaa tilalle hallintojohtajan viran ja siirtää kaupunginlakimies Sanna Lundströmin hallintojohtajan virkaan. Perusteluna vaatimukselle on, että päätös on Lohjan kaupunginvaltuuston päätösten vastainen. Yksityiskohtaiset perustelut ovat luettavissa liitteenä olevasta valituskirjelmästä.

Kaupunginhallitus toteaa hallinto-oikeuden pyytämänä lausuntonaan seuraavaa:



Asian tausta

Lohjan kaupunginhallitus päätti 27.1.2020 § 33 (liite 2) asettaa työryhmän valmistelemaan Lohjan kaupungin viranhaltija- ja toimielinrakenteen muutoksia. Valituksen tekijä toimi työryhmän (myöhemmin organisaatiotyöryhmän) jäsenenä ja varapuheenjohtajana.

Organisaatiotyöryhmä esitti loppuraporttinsa kahdessa osassa. Toimielinorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 20.1.2021. Viranhaltijaorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 7.6.2021 § 201 (liite 3).

Loppuraportissaan organisaatiotyöryhmä linjasi valituksen kohteena olevan asian osalta siten, että hallintopalveluiden tulosalueen johtamisvastuu siirretään kaupunginlakimies Sanna Lundströmille (liite 4).

Kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen kaupunginlakimiehen esimies, kaupunginjohtaja, päivitti kaupunginlakimiehen tehtävänkuvan organisaatiotyöryhmän linjauksen mukaiseksi. Päivitetty tehtävänkuva on liitteenä 5.

Valittajan perustelu: "henkilömuutoksia voidaan tehdä vain, jos valtuusto on ne erikseen talousarvion perusteluosassa hyväksynyt"

Valituksen tekijä vetoaa siihen, ettei valituksen kohteena olevalle päätökselle ole erikseen talousarvion perusteluosaan kirjattua hyväksyntää.

Kuntaorganisaatioissa tehdään työn vaativuuden arviointeja sekä henkilöstön asemaan ja oikeuksiin liittyviä päätöksiä kunnallisesta ja hyvinvointialueiden viranhaltijoista annetun lain (myöhemmin viranhaltijalaki), työsopimuslain sekä työehtosopimusten määräysten nojalla. Yksinomaan kuluneen syksyn 2021 aikana henkilöstöjaosto on päättänyt useista talousarviossa mainitsemattomista nimike- ja tehtävänkuvamuutoksista, joilla on ollut kustannusvaikutuksia. Näiden päätösten oikeellisuutta ei valituksen tekijä ole kyseenalaistanut toimiessaan toimielimen puheenjohtajana. 

Viranhaltijalain 12 § 3 momentin mukaan työnantajan on kohdeltava viranhaltijoita tasapuolisesti. Kunnat ovat sidottuja noudattamaan kunnallisia virka- ja työehtosopimuksia.

Lohjan kaupungin vuoden 2021 talousarvioon on kirjattu valituksen kohteena olevan päätöksen kannalta olennaiseen asiakohtaan (eli Lundströmin johdettavaksi annettujen hallintopalveluiden osalta) seuraavaa:

Hallintopalvelujen toiminnan painopisteenä on jatkaa keskitettyjen hallintopalvelujen tuottamista ja kehittämistä. Keskitetyt hallintopalvelut sisältävät asianhallinnan, esityslista- ja pöytäkirjaprosessit, arkisto- sekä hallintoasiantuntijapalvelut. Asianhallinnan (TOS) ja arkistotoiminnan kehittäminen on vuoden 2021 erityisenä tavoitteena. Asianhallinnan osalta valmistaudutaan Dynasty 10 -järjestelmän käyttöönottoon. Muutokset kiinteistöissä ja työyksikköjen sijoittumisessa sekä arkistoitavan aineiston määrän kasvu ovat vaikuttaneet arkiston toimintaan. Tavoitteena on päivittää arkistotilat sekä toimintaohjeet ajan tasalle vastaamaan myös kuntalaisten kysyntään. Lakipalvelut tarjoavat kaupungin esimiehille oikeudellista neuvontaa sekä vastaavat osaltaan tehtävien päätösten lainmukaisuudesta. Asianajotoimintaa ostetaan osin myös ulkoisilta palveluntarjoajilta. Hankintapalvelut sekä sopimushallinta keskittyvät vuonna 2021 edelleen hankintatoiminnan kehittämiseen.

Hallintopalveluihin kuuluu myös työllisyystoiminta, jonka keskeinen tavoite on edistää työllisyyttä Lohjan kaupungissa sekä kehittää toimintaa, jolla voidaan vaikuttaa pitkäaikaistyöttömyyteen sekä kaupungin maksamiin ns. sakkomaksuihin. 

.

Vuoden 2021 rakenteellinen muutos on suunniteltu konsernipalvelujen siirtyminen elinvoima-toimialan alaisuudesta suoraan kaupunginjohtajan alaisuuteen. Tämän lisäksi operatiiviset hallintopalvelut siirtyisivät palvelutuotanto-tulosalueelta konsernihallintoon. Nämä muutokset edellyttävät toiminnan osin uudelleen organisoimista ja tehtäväkuvien päivittämistä. Toiminnan organisoimisen myötä tarkistetaan kaupungin hallinnon (talous, henkilöstö ja asianhallinta) prosessit. 

.

Konsernihallinnon henkilöstömäärä sopeutetaan ja uudelleen kohdennetaan tulevien eläköitymisten kautta. Kuntayhteistyön mahdollinen lisääntyminen voi vaikuttaa henkilöstömäärään.

Edellä mainitut v. 2021 talousarvioon kirjatut kehittämistoimenpiteet toteutettiin talousarvioon kirjatulla tavalla vuoden 2021 aikana. Konsernipalveluiden johtamisvastuu siirrettiin kokonaisuudessaan kaupunginjohtajan vastuulle, ja esimerkiksi työllistämispalvelut siirrettiin hallintopalveluista henkilöstöpalveluihin. Operatiiviset hallintopalvelut siirrettiin palvelutuotanto-tulosalueelta konsernipalveluihin. Kuten talousarvioon on nimenomaisesti kirjattu, muutokset ovat edellyttäneet sekä toiminnan uudelleenorganisoimista että tehtävänkuvien päivittämistä.

Valtuuston hyväksymään vuoden 2021 talousarvioon on lisäksi kirjattu talousarvion sitovuudesta mm. seuraavaa:

Päättäessään henkilöstön sisäisistä siirroista toimialojen välillä kaupunginjohtajalla on oikeus päättää henkilöstökulujen aiheuttamasta vastaavasta määrärahan muutoksesta. Kuukausipalkkaisen henkilökunnan palkkaamiseen osoitettuja menovarauksia saa käyttää ainoastaan henkilöstöliitteessä esitettyjen virkojen/tehtävien palkkakustannuksiin. Muutoin henkilöstöresurssien lisäyksestä päättää kaupunginvaltuusto. Talousarviossa toimialalle osoitettua määrärahaa saadaan käyttää vain ao. toimialaan kuuluvien tehtävien suorittamiseen.

Valituksen kohteena oleva päätös ei ole aiheuttanut henkilöstöresurssin lisäämistä eikä järjestelystä ole seurannut konsernipalveluiden palkkamäärärahojen ylittymistä. Tuloslaskelma vuodelta 2021 on liitteenä 6.

Valituksen tekijän perustelu: "Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan § 94/16.6.2021 asia "Hallintosäännön muuttaminen" nimenomaisesti päättänyt hallintosäännössä kaupunginlakimiehen toimenkuvasta kohdassa 29a."

Kaupunginhallitus hyväksyi 7.6.2021 § 201 muun ohella organisaation kehittämistarpeesta johtuvien henkilöstöjärjestelyjen yleiset periaatteet ja toimintamallin. Päätöksen myötä hallinnon tulosyksikön johtamistehtävät siirtyivät kaupunginlakimiehelle. Tämän päätöksen myötä kaupunginlakimiehen tehtävät ja vastuut muuttuivat vähäistä merkittävämmin.

Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti tehtävien vaativuuden arvioinnin tulee perustua tehtävänkuvaukseen. Tehtävänkuva ilmentää tehtävän tarkoitusta, olennaista sisältöä ja keskeisiä tehtäväkokonaisuuksia (KVTES luku II, 9 1 1 mom. ja 10 §).

KVTES:n määräyksen mukaisesti tehtävänkuvat tulee pitää ajantasaisina. Kun tehtävänkuvassa määritettyä tehtäväkokonaisuutta muutetaan tai se on muuttunut vähäistä merkittävämmin, tarkistetaan myös tehtävänkuvaus muuttuneen tilanteen mukaiseksi. Samalla arvioidaan tehtävän vaativuus, jolla selvitetään kokonaisvaativuudessa tapahtuneet muutokset. Sen jälkeen arvioidaan muutosten mahdolliset vaikutukset palkkaan.

Tehtävänkuva laaditaan työnantajan ja asianomaisen viranhaltijan/työntekijän yhteistyönä. Mikäli kyse on mallitehtävänkuvan laatimisesta, työnantaja laatii tehtävänkuvan asianomaisen ammattiryhmän edustajan kanssa. Tehtävänkuvauksen vahvistaa työnantaja.

Tehtävänkuva ei ole osa työsopimusta, ja työnantaja voi siten tarkistaa sitä. Tehtävänkuvien tulee olla yhteismitallisia. Niitä ei tehdä kaikille työntekijöille erikseen, jos henkilöt tekevät samanlaisia tehtäviä. Tällöin riittää, että laaditaan mallitehtävänkuva.

Tehtävien vaativuuden arvioinnin kohteena ovat samanaikaisesti saman työnantajan samaan palkkahinnoittelukohtaan kuuluvat tehtävät ja näiden tehtävien keskinäinen vertailu.

Vaikka tehtävien vaativuuksien vertailu tehdään samaan palkkahinnoittelukohtaan kuuluvien välillä, joudutaan arvioinnin yhteydessä toisinaan tarkastelemaan samanaikaisesti muitakin hinnoittelukohtia. Esimerkiksi esimiesten ja alaisten tehtäväkohtaisten palkkojen tulee olla oikeassa suhteessa toisiinsa riippumatta siitä, kuuluvatko henkilöt samaan vai eri palkkahinnoittelukohtaan. Esimiesasemassa olevan henkilön tehtäväkohtaisen palkan tulee pääsääntöisesti olla selkeästä korkeampi kuin hänen alaisensa, jollei tästä poikkeamiseen ole erityistä perusteltua syytä. Johto- tai esimiestehtävissä toimivan henkilön tehtäväkohtaista palkkaa harkittaessa on otettava huomioon mm. johdettavan yksikön koko, vastuualueen tai johdettavan yksikön palvelutarjonnan laajuus ja moninaisuus, erikoispalveluiden tuottaminen sekä muut erityispiirteet, yhteistyövaatimukset muiden hallinnonalojen ja palveluntuottajien kanssa sekä esimiestyön merkitys toiminnan tuloksellisuudessa ja toimintaedellytysten luomisessa.

Työnantajan on palkasta päättäessään käytettävä harkintavaltaansa siten, että tehtävien vaativuus otetaan mahdollisimman objektiivisesti huomioon. Tavoitteena on, että samaan palkkahinnoittelukohtaan kuuluvien tehtäväkohtaiset palkat ovat tehtävien vaativuuden edellyttämässä suhteessa toisiinsa.

Tehtävän vaativuuden muutoksen perusteena voi olla mm. siirto toiseen virkaan tai virkatehtävään, määräaikainen lisätehtävä tai tehtävien muuttaminen olennaisesti vaativammiksi tai vähemmän vaativiksi. Tehtäväkohtaisten palkkojen tarkistamisajankohdat ovat

1. Tehtävien muutosajankohdasta lukien, jos uusi tehtäväkohtainen palkka on korkeampi; 
2. Kahdeksan viikon kuluttua tehtävien muutoksesta, jos uusi tehtäväkohtainen palkka on alempi; 
3. Tehtävien muutosajankohdasta lukien, jos työntekijä/viranhaltija hakeutuu omasta pyynnöstää vähemmän vaativaan tehtävään tai toisiin tehtäviin siirtymistä on tarjottu lomauttamisen vaihtoehtona tai 
4. Toiseen virkaan siirtymishetki.

Valituksen tekijä toteaa jättäneensä eriävän mielipiteensä asiaan, jossa "kaupunginhallituksen § 363 / 15.11.2021 listalla on kerrottu, että 'kelpoisuusehtona on ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä kokemus kunnallishallinnon johtamistehtävistä. Virassa noudatetaan kokonaispalkkaa, joka 6 204,27 euroa kuukaudessa" ja että "henkilöstöjaosto on päättänyt §18 / 26.10.2021 kohdassa 4, että viran palkkauksessa noudatetaan kokonaispalkkaa Lohjan kaupungissa käytössä olevien palkkausperiaatteiden mukaisesti".

Valituksen tekijä vetoaa siihen, että hänen näkemyksensä mukaan Lundströmin palkantarkistukset tehtävänkuvien muuttuessa ovat valtuuston päätöksen vastaisia.

Päätös johtavien viranhaltijoiden palkkausjärjestelmästä on liitteenä 7. Valtuusto päätti 20.1.2016 Lohjan kaupungin virkaorganisaation rakenteesta ja johtamisjärjestelmästä. Kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 8.2.2016 toimialajohtajien sekä tulos- ja palvelualuejohtajien palkkahaarukat. Tässä yhteydessä kaupungin ylimmille viranhaltijoille laadittiin työn vaativuuden arviointi, jonka mukaisesti palkka määräytyy. Arviointi on tehty johtamistyön näkökulmasta ja vastuukokonaisuuksien lähtökohdista. Arvioinnin perusteella tulosaluejohtajien ja palvelualuejohtajien palkat asettuvat kolmeen eri tasoon, ja ne ovat kokonaispalkkoja.

Sanna Lundströmin kohdalla on toimittu kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen määräysten mukaisesti ja tehtävänkuva päivitetty työtehtävien muututtua vähäistä merkittävämmin. Samalla on arvioitu tehtävien vaativuuden muutoksen vaikutus palkkaan.

Lundströmin tehtävänkuvan muututtua tehtävänkuvaus tuli päivittää ja palkka tarkistaa. Palkkahinnoittelun ulkopuolisten viranhaltijoiden palkan määrittämisestä on määräys kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen palkkausluvun 8 §:ssä. Työnantajan edustajana toimivan viranhaltijan palkkauksesta on lisäksi määräys palkkausluvun 17 §:ssä.

Koska työnantajan on käytettävä palkkaa harkitessaan harkintavaltaansa siten, että tehtävien vaativuus otetaan mahdollisimman objektiivisesti huomioon, Lundströmin palkka asettui samalle hinnoittelutasolle kuin muidenkin vastaavissa tehtävissä toimivien johtavien viranhaltijoiden palkkaus. Lohjan kaupungin palkkausjärjestelmän mukaisesti ko. vaativuustasolla maksetaan kokonaispalkkaa, joka on 6 204,27 euroa (ks. edellä mainittu liite 7). Tämä palkka tuli maksaa tehtävien muutosajankohdasta alkaen tehtävänimikkeestä riippumatta, kun tehtävät muuttuivat aiempaa vaativammiksi.

Valituksen tekijä toteaa, ettei kaupungin talousarviossa ollut tähän virkamuutokseen määrärahaa. Hän toteaa lisäksi ihmettelevänsä, miten kaupunginlakimiehen (Lundströmin) palkkaa on "jossain vaiheessa tarkistettu huomattavasti ylöspäin".

Kaupungin controller on 15.11.2021 antanut Lundströmin palkkaa koskevan selvityksensä kaupunginjohtajalle, kaupunginhallitukselle, henkilöstöjaoston puheenjohtajalle, tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle, henkilöstöjohtajalle sekä kaupunginlakimiehelle (liite 8).

Sanna Lundström tuli kaupungin palvelukseen 2.11.2020 kaupunginlakimiehen virkaan. Virkamääräys on liitteenä 9. Palvelussuhde oli toistaiseksi voimassa oleva. Virkasuhteen alkaessa tehtäväkohtainen palkka oli 4 958,26 euroa.

Tehtäväkohtaiseen palkkaan tuli virka- ja työehtosopimuksen mukainen yleiskorotus 1.4.2021, jonka jälkeen tehtäväkohtainen palkka oli 5 007,84 euroa.

Tehtävänkuvaa tarkistettiin määräajaksi 12.4.2021. Tarkistuksen perusteena oli, että Lundström toimi konsernipalvelujen johtajana. Aiemmin ko. vastuukokonaisuutta hoitanut viranhaltija oli irtisanoutunut ja tehtäväjärjestelyjen myötä määräaikainen vastuu siirrettiin Lundströmille. Kun määräaikainen järjestely nosti tehtävien vaativuutta vähintään kahden viikon ajalle, tehtäväkohtainen palkka tuli tarkistaa tehtävien muutosajankohdasta alkaen kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen määräysten mukaisesti. Konsernipalvelujen johtajan tehtävät asettuvat Lohjan kaupungin johtavia viranhaltijoita koskevan palkkarakenteen mukaisesti vaativuustasolle, josta maksettava kokonaispalkka on 6 204,27 euroa. Määräaikainen tehtävämuutos oli voimassa 31.5.2021 saakka.

Edellä mainittua tehtäväjärjestelyä jatkettiin uudella päätöksellä 31.7.2021 saakka. 1.8.2021 alkaen konsernipalvelujen johtamisvastuu siirtyi aiemmin mainitun mukaisesti kaupunginjohtajan tehtäväksi.

1.8.2021 alkaen Lundströmin tehtävänkuva muuttui organisaatiotyöryhmän tekemän valmistelun pohjalta. Aikaisemmat kaupunginlakimiehen tehtävät muuttuivat asiantuntijatehtävästä johtamis- ja esimiestehtäväksi. Koska tehtävänkuva muuttui vähäistä merkittävämmin, oli tehtävänkuva tarkistettava ja sen myötä työn vaativuus arvioitava.

Suhde muihin lakimies-nimikkeisiin

Valituksen tekijä toteaa ihmettelevänsä, että samanaikaisesti laitettiin avoimeksi lakimiehen paikka.

Kaupunginhallitus toteaa, että samanaikaisuudesta huolimatta julkisesti haettavana ollut hallintolakimiehen viran täyttäminen ei ole kytköksissä valituksen kohteena olevaan kaupunginhallituksen päätökseen, vaikkakin lähihistoriassa sekä hallintolakimiehen että kaupunginlakimiehen että hallintojohtajan viroissa on ollut sama viranhaltija.

Hallintojohtajan, kaupunginlakimiehen ja hallintolakimiehen nimikkeiden osalta kaupungin virkarakennetta on uudistettu ja tarkistettu useita kertoja.

Ajalla 6.8.2018 - 30.11.2019 hallintojohtajan virassa oli Sari Forsström. Tuona ajankohtana kaupungin virkarakenteessa oli myös kaupunginlakimies, ja tätä virkaa hoiti Mikko Kuosmanen. Kun Sari Forsströmin palvelussuhde päättyi, kaupunginhallitus päätti siirtää Mikko Kuosmasen hallintojohtajan virkaan 1.2.2020 alkaen. Tässä yhteydessä kaupunginlakimiehen virka vapautui. Kaupunginlakimiehen virka julistettiin julkisesti haettavaksi, ja virkaan valittiin Sanna Lundström 2.11.2020 alkaen. Tehtävänkuva laadittiin 10.3.2021 (liite 10).

Kuosmanen oli hallintojohtajan virassa yhden kuukauden 1.3.2020 saakka.  Tämän jälkeen virka oli täyttämättä 15.6.2020 saakka.

Kaupunginhallitus päätti 15.6.2020 lakkauttaa 1.3.2020 alkaen täyttämättä olleen hallintojohtajan viran ja perustaa tilalle hallintolakimiehen viran (liite 11). Virkaan valittiin Mikko Kuosmanen, joka oli virassa ajalla 1.7.2020 - 8.8.2021.

Kun Mikko Kuosmanen 9.8.2021 siirtyi omasta hakemuksestaan hankinta-asiantuntijan tehtävään, hallintolakimiehen virka vapautui ja julistettiin julkisesti haettavaksi. Hallintolakimiehen virkaan valittiin 1.11.2021 alkaen Ninni Niemelä.

Kun kaupunginhallitus organisaatiotyöryhmän valmisteleman linjauksen mukaisesti päätti 15.11.2020 § 363 palauttaa organisaatiorakenteeseen hallintojohtajan viran (lakkauttamalla kaupunginlakimiehen viran ja perustamalla tilalle hallintojohtajan viran), hallintojohtajan tehtävänkuva vastasi aikaisemmin Lohjan kaupungin virkarakenteessa olleen hallintojohtajan tehtäviä (ks. kaupunginhallituksen päätös 15.6.2020, liite 11).

Kaupunginlakimiehen viran lakkauttaminen, hallintojohtajan viran perustaminen ja Lundströmin siirtäminen hallintojohtajan virkaan

Koska Lundströmin virkatehtävät muuttuivat hallinnon uudelleenjärjestelyjen myötä vähäistä merkittävämmin ja niin olennaisesti, että virka voitiin katsoa sisällöltään uudeksi, aikaisempi virka (kaupunginlakimies) tuli lakkauttaa ja perustaa tilalle uusi hallintojohtajan virka (laki kunnallisesta ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 23 § sekä HE 196/2002). Tässä yhteydessä viranhaltijan asema määräytyi viranhaltijalain 37 §:n mukaisesti.

Valituksen tekijä toteaa toimivansa Lohjan kaupungin henkilöstöjaoston puheenjohtajana ja kertoo tässä roolissa ottaneensa asian välittömästi esityslistalle. Valituksen tekijän näkemyksen mukaan valmistelussa ilmeni kuitenkin sellaisia puutteita, joiden perusteella toimielin päätti palauttaa asian yksimielisesti uuteen valmisteluun.

Henkilöstöjaoston puheenjohtajana valituksen tekijällä oli vahva näkemys jo ennen toimielimen käsittelyä siitä, että virka olisi tullut laittaa julkiseen hakuun (liite 12, ei julkinen).

1.8.2021 voimaan tulleen Lohjan kaupungin hallintosäännön mukaisesti viran perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää kaupunginhallitus. 1.8.2021 alkaen toimielinrakenteessa on henkilöstöjaosto, jonka toimivalta on määrätty hallintosäännön 58 §:ssä. Henkilöstöpäätöksiin liittyvä toimivalta on kokonaisuudessaan määrätty hallintosäännön luvussa 6 (liite 13). Henkilöstöjaoston ensimmäiseen kokoukseen tuotiin esitys kaupunginlakimiehen viran lakkauttamisesta ja hallintojohtajan viran perustamisesta. Esitys oli organisaatiotyöryhmän valmisteleman kokonaisuuden täytäntöönpanoa. Henkilöstöjaosto käsitteli asiaa 21.9.2021 (liite 14) ja 26.10.2021 (liite 15), jonka jälkeen asia eteni kaupunginhallituksen päätettäväksi. Valituksen tekijä teki kaupunginhallituksen päätöksestä oikaisuvaatimuksen, joka käsiteltiin kaupunginhallituksessa 7.12.2021 § 409 (liite 16).



 

Päätöksentekojärjestelmä ja kirjaamistapa

Valituksen tekijä pyytää hallinto-oikeutta selvittämään Lohjan kaupungin päätösten kirjaamistavan lainmukaisuuden. Hänen käsityksensä mukaan kaupungissa on käytössä kaksi toisistaan erillistä päätöksenteko-ohjelmaa: Dynasty ja Populus.

Lohjan kaupungin asianhallintajärjestelmä on Dynasty. Tässä järjestelmässä kirjataan toimielinpäätökset sekä ne päätökset, joihin kaupunginhallituksella on otto-oikeus.

Valituksen tekijän mainitsema Populus ei ole päätöksentekojärjestelmä. Populus (CGI HR Po) on palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon järjestelmäratkaisu, jonne tallennetaan kaikki palkansaajien henkilötiedot ja jossa ylläpidetään palvelussuhdetietoja. Perusteena tietojen käsittelylle on työsopimus tai virkamääräys sekä rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 (käsittelyn asianmukaisuus) kohtien 1a, 1b ja 1f mukaisesti.

Populus-järjestelmässä käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä: 

-          henkilön perustiedot, kuten henkilönumero, nimi, henkilötunnus, osoite ja pankkitilitiedot; 

-          henkilön työsuhteeseen liittyviä palkanlaskennan kannalta olennaisia tietoja, kuten palvelussuhteen alkamispäivä, sovellettava työehtosopimus ja työaikamuoto; 

-          henkilön palka- ja verotiedot;

-          henkilön lomat ja poissaolot; 

-          henkilön työhistoria, koulutukset, eläketiedot, ulosottotiedot, ay-tiedot; 

-          henkilön luottamustoimipalkkioita koskevat tiedot;

-          vakanssitiedot;

-          tehtävänkuvat;

-          kehityskeskustelut;

-          perehdytystiedot;

-          työsuorituksen arviointitiedot

 Henkilötietojen rekisteröinti perustuu rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (mm. työsopimuslaki, työaikalaki, ennakkoperintälaki, vuosilomalaki, kirjanpitolaki, työntekijän eläkelaki, ulosottokaari, henkilötietolaki ja EU:n tietosuoja-asetus GDPR).

Valituksen tekijä hämmästelee, ettei Populus-järjestelmästä saa edes pyydettäessä tietoja. Järjestelmästä luovutetaan tietoja mm. verottajalle, eläkelaitokselle, Kelalle sekä ulosottoviranomaiselle. Pääsy järjestelmään on rajoitettu käyttäjätunnusten sekä niille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Käyttöoikeudet määritellään sen perusteella, kenen tietoihin käyttäjällä on oikeudet ja mitä toimintoja tämä voi järjestelmässä käyttää. Poliittisilla päättäjillä ei ole oikeutta Populuksen henkilötietoihin lukuun ottamatta kaupunginhallituksen puheenjohtajaa, jolla on käyttöoikeus järjestelmään alaisensa viranhaltijan (kaupunginjohtaja) osalta.

Yhteenveto

Kaupunginhallitus toteaa, että viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen ilman julkista hakumenettelyä edellyttää viranhaltijalain 24 §:ssä säädettyjen edellytysten täyttymistä. Koska Sanna Lundströmin taustavirka (kaupunginlakimies) lakkautettiin tehtävien ja vastuiden muuttumisen myötä, organisaation muutostilanteessa Lundströmillä oli viranhaltijalakiin perustuva oikeus tulla siirretyksi hallintojohtajan virkaan.

Kun organisaation uudistaminen valtuuston hyväksymän vuoden 2021 talousarvion mukaisesti johti hallintopalveluiden organisatoriseen uudistamiseen ja sen myötä mm. Lundströmin tehtävänkuvan muuttamiseen, aikaisempi kaupunginlakimiehen virka muuttui sisällöltään vähäistä enemmän. Kun Lohjan kaupungissa oli aikaisemmin ollut käytössä hallintojohtajan virkanimike, jossa tehtävät olivat lähes samat kuin organisaatiotyöryhmän valmistelemassa Lundströmin uudessa tehtävänkuvassa, luonnollinen tulkinta on, että hallintojohtajan virkatehtävät haluttiin palauttaa virkahierarkiaan ja sen myötä kaupunginlakimiehen tehtävänkuva haluttiin muuttaa hallintojohtajan tehtävänkuvaksi.

Valtuusto ja muutkin kuntaorganisaation toimielimet ovat sidottuja viranhaltijoita koskeviin lakeihin ja työehtosopimusten määräyksiin. Toimivaltaisella viranomaisella on oikeus päättää palkkausjärjestelmästä, mutta tehdessään päätöksiä viranhaltijan tehtävänkuvamuutoksista on ymmärrettävä, että tehtävämuutosten myötä tehtävänkuva on viranhaltijalain sekä työehtosopimuksen määräysten mukaisesti tarkistettava ja palkkaus arvioitava tehtävien vaativuuden perusteella.

Ennen organisaatiotyöryhmän loppuraportin mukaista muutosta kaupunginlakimiehen tehtävät olivat asiantuntijatehtäviä ilman johtamis-, tulos-, talous- tai esimiesvastuuta. Muutoksen myötä tehtävät muuttuivat asiantuntijatehtävistä johtamistehtäviksi.

Viranhaltijalain mukaan virka on lakkautettava ja tilalle on perustettava uusi, jos tehtävät muuttuvat niin olennaisesti, ettei kyse ole enää samasta virasta. Tässä tilanteessa viranhaltijan asema määräytyi viranhaltijalain 37 §:n mukaisesti, ja johti siihen, että tällä oli oikeus tulla siirretyksi hallintojohtajan virkaan ilman julkista hakua.

Julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin oikeusperiaatteen mukaisesti. Julkisen hallinnon päätöksenteon perusteet on kirjattu perustuslakiin. Suomen perustuslain 124 §:ssä on ilmaistu ns. virkamieshallintoperiaate. Virkamieshallintoperiaatteen tarkoituksena on turvata julkisen vallan käyttöä koskevan päätöksenteon lainmukaisuus, yhtenäisyys ja objektiivisuus. Kuntien päätöksentekomenettelyä säätelevät lisäksi pääosin kuntalaki sekä hallintolaki. Käytännön ohjausvälineenä toimii hallintosääntö. Hallintolain 2 §:n mukaisesti kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia.

Perustuslaissa on säännös myös virkavastuusta (118 §). Viranhaltijat ja luottamushenkilöt toimivat virkavastuulla ja vastaavat toimiensa lainmukaisuudesta. 

Kaupunginhallitus katsoo, että se on päätöksenteossaan noudattanut tarkoin lakeja, työehtosopimuksen määräyksiä ja kaupungin omia määräyksiä ja päätöksiä.
 

Lisätiedot henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi

Liitteet 1-16/kh 28.2.2022  Lausunnon liitteet:
Liite 1: valitus hallinto-oikeudelle
Liite 2: kaupunginhallituksen päätös 27.1.2020 § 33 organisaatiotyöryhmän asettamisesta
Liite 3: kaupunginhallitus 7.6.2021 § 201
Liite 3 b: organisaatiotyöryhmän loppuraportti
Liite 4: organisaatiotyöryhmän linjaus kaupunginlakimiehen uudesta tehtävänkuvasta
Liite 5: organisaatiotyöryhmän linjauksen mukainen tehtävänkuva 18.8.2021
Liite 6: tuloslaskelma 2021, konsernipalvelut
Liite 7: päätös johtavien viranhaltijoiden palkkausjärjestelmästä
Liite 8: controllerin selvitys kaupunginlakimiehen palkkakehityksestä
Liite 9: kaupunginlakimiehen virkamääräys 2.11.2020
Liite 10: kaupunginlakimiehen tehtävänkuva 10.3.2021
Liite 11: kaupunginhallituksen päätös 15.6.2020
Liite 12: sähköpostikirjeenvaihto asian valmistelusta
Liite 13: Lohjan kaupungin hallintosäännön luku 6 (toimivalta henkilöstöasioissa)
Liite 14: henkilöstöjaoston päätös 21.9.2021
Liite 15: henkilöstöjaoston päätös 26.10.2021
Liite 16: kaupunginhallituksen päätös 7.12.2021 § 409

Esittelijä Kaupunginjohtajan viran väliaikainen hoitaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää:

1. antaa selostusosassa olevan lausuntonsa vastauksena hallinto-oikeuden lausuntopyyntöön 26.1.2022; sekä

2. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Esteellisyydet Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo-Leena Forsström ilmoitti olevansa esteellinen (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 1. kohta) tämän asian osalta ja poistui kokouksesta asian käsittelyn alkaessa klo 16.35.
Forsströmin tilalle kokoukseen asian käsittelyn ajaksi kutsuttiin varajäsen Birgitta Kuosmanen klo 16.36.

Hallintojohtaja Sanna Lundström ilmoitti olevansa esteellinen (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 1. kohta) tämän asian osalta ja poistui kokouksesta asian käsittelyn alkaessa klo 16.35.

Kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi asian käsittelyn ajaksi kutsuttiin henkilöstöjohtaja Anu Rautiainen klo 16.35.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen 2. varapuheenjohtaja Taina Lackman teki kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtajan Hannele Maittilan ja kaupunginhallituksen jäsenen Markku Saarisen sekä varajäsenen Birgitta Kuosmasen kannattamana seuraavan vastaesityksen:

" SD ryhmä esittää, että lausuntoa täydennetään seuraavasti: Täydennysesitys khall 28.2.2022, asianro 8 Asian tausta Lohjan kaupunginhallitus päätti 27.1.2020 § 33 (liite 2) asettaa työryhmän valmistelemaan Lohjan kaupungin viranhaltija- ja toimielinrakenteen muutoksia. Valituksen tekijä toimi työryhmän (myöhemmin organisaatiotyöryhmän) jäsenenä ja varapuheenjohtajana. Organisaatiotyöryhmä esitti loppuraporttinsa kahdessa osassa. Toimielinorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 20.1.2021. Viranhaltijaorganisaation osalta loppuraportti käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 7.6.2021 § 201 (liite 3). Loppuraportissaan organisaatiotyöryhmä linjasi valituksen kohteena olevan asian osalta siten, että hallintopalveluiden tulosalueen johtamisvastuu siirretään kaupunginlakimies Sanna Lundströmille (liite 4). Kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen on kaupunginlakimiehen tehtävänkuva päivitetty organisaatiotyöryhmän linjauksen mukaiseksi. Päivitetty tehtävänkuva on liitteenä 5. Tämä, henkilöstöhallinnollinen "päätös", on tehty 18.8.2021. Tämän päätöksen poliittinen laillisuusvalvonta ja otto-oikeuden käyttämisen mahdollisuus on ollut silloin kaupunginhallituksen osalta käytännössä mahdotonta. Viran muuttamista koskeva asia on tuotu kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston käsittelyyn 21.9.2021 § 11."

Äänestys Puheenjohtajan esityksestä suoritettiin sähköinen äänestys seuraavasti:
ne, jotka kannattavat pohjaesitystä, äänestävät JAA;
ne, jotka kannattavat Lackmanin vastaesitystä, äänestävät EI

JAA: 8 ääntä (Heli Saukkola, Jukka Sassi, Matti Pajuoja, Pekka Luoma, Laura Skaffari, Päivi Alanne, Urpo Uotila, Janne Turunen

EI: 4 ääntä (Markku Saarinen, Taina Lackman, Birgitta Kuosmanen, Hannele Maittila)

POISSA: 1 ääni (Otto Wejberg)

Puheenjohtaja totesi, että näin ollen äänin 8-4 pohjaesitys on tullut kaupunginhallituksen päätökseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti:

1. antaa selostusosassa olevan lausuntonsa vastauksena hallinto-oikeuden lausuntopyyntöön 26.1.2022; sekä

2. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Täytäntöönpano lausunto liitteineen hallinto-oikeuteen 4.3. mennessä

------------------------------------