Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.05.2023/Pykälä 185

250/07.01.03/2023

Kaupunginhallitus 08.05.2023 § 185

 Kaupunginhallitus on viimeksi 4.9.2017 § 260 päättänyt Lohjan kaupungin asiakirjahallinnon järjestämisestä. Kaupungin organisaatio ja säädösympäristö on muuttunut. Lohjan kaupungin asiakirjahallinnon järjestämistä koskeva päätös tulee tarkistaa vastaamaan olevaa organisaatiota ja säädösympäristöä.

Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia kaupungin asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen elinkaaren ajan näiden tietojen
- vastaanottamisesta,
- tuottamisesta,
- käsittelystä,
- luovuttamisesta,
- tallentamisesta,
- säilyvyydestä sekä
- tietoihin liittyvän tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa olosuhteissa.

Nämä tehtävät toteutetaan
- kirjaamisen,
- rekisteröinnin,
- säilytysaikojen määrittelyn (AMS ja TOS ylläpito),
- sähköisen ja tarvittaessa paperimuotoisen säilyttämisen,
- asiakirjojen säilytysaikojen jälkeisen hävittämisen, tai
- pysyvästi säilytettävän aineiston sähköiseen arkistoon tai kaupungin päätearkistoon siirtämisen avulla.

Kaupungin hallintosäännön 55 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että arkistotoimen vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin viranomaisen tehtävissä.

Kaupunginhallituksen tulee huolehtia arkistolain 7 - 9 §:n mukaisista velvoitteista:
1. määrätä kaupungin asiakirjahallintoa, arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija,
2. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja toimialojen vastuuhenkilöiden tehtävistä,
3. päättää tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta), 4. nimetä kaupungin arkistonmuodostajat.

Hallintosäännön 56 §:n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä
1. vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta,
2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kaupungin tiedonhallintaa,
3. hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen,
4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kaupungin asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti,
6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

Kuntien asiakirjahallinnon tehtäviä määrittäviä keskeisimpiä lakeja on arkistolaki (831/1994) ja tiedonhallintalaki (906/2019). Tiedonhallintalautakunta on asiakirjojen säilyttämiseen liittyviä suosituksia antava viranomainen. Kansallisarkisto toimii arkistolain mukaisena arkistolaitoksena, joka antaa määräyksiä asiakirjojen säilyttämiseen ja arkistointiin liittyen.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt Lohjan kaupungin tiedonhallintamallin kokouksessaan 24.1.2022. Tiedonhallintamalli sisältää tiedonhallintalain edellyttämiä ohjaavia määräyksiä Lohjan kaupungin asiakirjahallinnosta. Tiedonhallintamalli sisältää tiedonhallintalain mukaisesti yksityiskohtaista tietoa asiatietojen käyttötarkoituksesta, sisällöstä, käsittelijöistä, luovuttamisesta, säilytyksestä, hävittämisestä ja arkistoinnista. Lohjalla tiedonhallintalaissa määrättyjä asiarekisterien yksityiskohtaisia tietoja ylläpidetään tietosuojatyökaluun laadituissa rekisteriselosteissa. Rekisteriselosteiden ajantasallapito on yksi asiakirjahallinnon tehtävistä, jolla varmistetaan tiedonhallintalaissa ja tietosuojaan liittyvissä säädöksissä asetettujen määräysten toteutuminen.

Lohjan kaupungin asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija on nykyorganisaatiossa hallintojohtaja. Tehtävä on määritelty hallintojohtajan viran perustamisen ja tehtävänkuvan yhteydessä. Asiakirjahallintoa suunnittelevaa, ohjeistavaa ja koordinoivaa henkilöä ei konsernipalveluissa tällä hetkellä ole nimetty. Asiakirjahallinnon osatehtäviä hoitavat konsernipalvelujen hallinnon asiantuntijat ja toimistosihteerit, arkistosihteeri ja yksiköiden henkilöstöstä nimetyt arkistovastaavat. Yksikoiden arkistovastaavien tehtävänä on huolehtia, että yksikön asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi toteutuu ohjeiden ja suunnitelmien mukaisesti. Asiakirjahallinnosta tulisi olla asiakirjahallinnon toimintaohje, joka ohjaisi yksiköiden asiakirjahallintaa yhdenmukaisin periaattein. Asiakirjahallinnon kehittämistyö on käynnissä ja asiakirjahallinnon toimintaohjeen valmistelu on käynnistynyt. Arkistovastaavien lisäksi yksiköissä tulisi olla asiakirjahallinnan toimintatapoihin perehtynyt henkilö, joka varmistaisi yhdenmukaisen, ohjeiden mukaisen toimintatavan toteutumisen yksikössä.

Lohjan kaupungin asiakirjojen säilyttämistä ja arkistointia on hoidettu yksikkökohtaisesti laadittujen arkistonmuodostussuunnitelmien (AMS) avulla. AMS:ien mukainen toiminta ja AMS:ien päivittäminen on ollut yksiköiden henkilöstöstä nimettyjen arkistovastaavien vastuulla. AMS:ja ei ole muodollisesti hyväksytty. Osa arkistovastaavista on huolehtinut AMS:ien päivittämisestä muuttuvan toimintaympäristön ja ohjeistusten mukaisesti, osa ei. AMS:t ohjaavat paperisten asiakirjojen säilyttämistä ja arkistointia.

Tietojen sähköistä käsittelyä ja säilyttämistä ohjaa tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Lohjan kaupungin TOS käyttöönotettiin asiahallintaohjelman päivityksen yhteydessä alkuvuodesta 2022. TOS perustuu valtakunnallisiin suosituksiin, valtakunnalliseen tehtäväluokitukseen ja TOS:in sisältämät metatiedot perustuvat SÄHKE2 suositukseen. TOS määrittelee mm miten asiakokonaisuuden sisältämät asiakirjat ja asiakirjatiedot kirjataan, rekisteröidään, käsitellään, siirretään ja säilytetään. TOS sisältää mm tiedot asian tehtäväluokituksesta, säilytysajoista ja tiedot asiakirjan julkisuudesta tai salaisten asiakirjojen salausperusteista. TOS:in käyttöönoton jälkeen asiakokonaisuudet sisältävät sähköisen arkistoinnin edellyttämät metatiedot.

Hallintosäännön 55 §:n mukaiset päätökset tulee tehdä vastaamaan nykyorganisaatiota.

Lisätiedot projektipäällikkö Raija Rönkä-Nieminen, ext.raija.ronka-nieminen@lohja.fi

Oheismateriaali Kaupunginhallituksen päätös 4.9.2017 § 260

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. määrätä kaupungin asiakirjahallintoa johtavaksi viranhaltijaksi hallintojohtajan, joka yhdessä hallinnon asiantuntijoiden kanssa muodostaa Lohjan kaupungin asiahallintaryhmän, jota täydennetään hallintopalvelujen toimistosihteereillä, arkistosihteerillä, toimialojen yksiköiden arkistovastaavilla ja yksiköiden asiakirjahallinnan vastuuhenkilöillä;

2. todeta, että valtakunnallisiin suosituksiin, tehtäväluokituksiin ja metatietovaatimuksiin perustuva tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on otettu käyttöön alkuvuodesta 2022 asiahallintaohjelman päivityksen yhteydessä, ja että tiedonohjaussuunnitelmaa laajennetaan kattamaan myös muissa tietojärjestelmissä olevien asiakirjallisten tietojen tiedonohjauksen;

3. oikeuttaa hallintojohtajan hyväksymään yksityiskohtaisen tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ja sen päivitykset;

4. määrätä, että kaupunki on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu yksi yhteinen arkisto;

5. oikeuttaa hallintojohtajan hyväksymään yksikkökohtaiset arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS) ja niiden päivitykset; sekä

6. oikeuttaa hallintojohtajan hyväksymään toimialajohtajien esitysten perusteella yksiköiden henkilöstöstä nimetyt arkistovastaavat ja asiakirjahallinnan vastaavat, joihin tehtäviin voidaan yksikössä nimetä sama henkilö.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote hallintojohtaja Lundström
tiedoksi arkistosihteeri Mäntymäki, hallintoasiantuntijat Kesälä ja Turunen

------------------------------------