Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta
Pöytäkirja 27.04.2023/Pykälä 41

784/00.00.01/2022

Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta 27.04.2023 § 41

 Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 17 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelyistä.

Hallintosäännön 125 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla Jos asia käsitellään säihköisessä päätöksenteko-menettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 127 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Hallintosäännön 130 §:n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Estynyt jäsen ilmoittaaa poissaolostaan myös toimielimen sihteerille. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkun asian käsittelyyn, hän voi kutsua henkilökohtaisen varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Hallintosäännön 131 §:n mukaan nuorisovaltuuston, vanhusneuvoston tai vammaisneuvoston edustajien tai muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Läsnäolo-oikeus on rajattava siten, että läsnäolo-oikeutta ei ole silloin kun käsiteltäviin asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja. Toimielin tai sen puheenjohtaja voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön 147 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pyötäkirjanpitäjä. Mikäli pöytäkirjan tarkastaja/tarkastajat ovat erimielisiä pöytäkirjaan kirjatusta päätöksestä, tarkastetaan asia toimielimen seuraavassa kokuksessa. Päätös syntyy vasta, kun pöytäkirja on tarkastettu. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 148 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla siltä osin kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja. Ympäristöterveyslautakunnan pöytäkirja on toimitettu lisäksi sopimuskuntien kirjaamoihin nähtävilläoloa varten nähtävilläolopäivää edeltävänä päivänä.

Kaupungin hallintosäännön I osan hallinnon ja toiminnan järjestäminen 5 luvun 35 §:ssä todetaan, että lautakunnan jaoston ja lautakunnan alaisen viranhaltijan on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus tai lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin, josta se on kaupunginhallituksen ja lautakunnan luettavissa. Kaupunginhallitus ja lautakunta voi erikseen tehdä päätöksen siitä, millaisia viranhaltijapäätöksiä tai alemman toimielimen päätöksiä ei tarvitse ilmoittaa mahdollisen otto-oikeuden käyttöä varten. Asia on otettava toimielimen käsiteltäväksi sen ajan kuluessa, jossa kuntalain 134 §:ssä tarkoitettu oikasuvaatimus päätöksestä on tehtävä.

Lisätiedot toimistosihteeri Jonna Riekkinen, jonna.riekkinen@lohja.fi

Esittelijä Kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Lonkainen Merja

Päätösehdotus Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta päättää

1. todeta, että pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintopalveluiden nimeämä henkilö;

2. että kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina; ja

3. että esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina;

4. että pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu tarkastaja. Tarkastus suoritetaan viimeistään kokousta seuraavana maanantaina siten, että valmistunut pöytäkirja julkaistaan sähköisesti tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi.

5. että pöytäkirjanpitäjän lisäksi kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan pöytäkirjanotteen allekirjoitusoikeus on hallintoasiantuntijoilla sekä konsernihallinnon alaisilla hallintopalvelut-kustannuspaikan toimistosihteereillä;

6. että pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävä Lohjan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään kokousta seuraavan viikon keskiviikkona;

7. sähköiset ilmoitukset viranhaltijapäätöksistä ovat luettavissa otto-oikeuden käyttämistä varten luottamushenkilöportaalissa päätöksen valmistuttua;

8. että kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus hallintosäännössä nimettyjen lisäksi lautakunnan kutsumilla viranhaltijoilla; sekä

9. myöntää vanhusneuvoston, vammaisneuvoston ja nuorisovaltuuston nimeämälle edustajalle (1 hlö) tai hänen varaedustajalleen läsnäolo- ja puheoikeuden kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan kokouksissa niiltä osin, kun käsitellään julkisia asioita.

Päätös Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano lautakunnan jäsenet ja varajäsenet
kaupunginhallituksen puheenjohtaja
kaupunginjohtaja

------------------------------------