Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 19.04.2023/Pykälä 38

176/02.08.00/2023

Tarkastuslautakunta 30.11.2022 § 113

 Kuntalain 121 §:n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat, huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteen sovittamisesta.

Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Ehdotuksen kunnan tilintarkastajasta tarkastuslautakunta.

Nykyinen tilintarkastusyhteisö on valittu tekemään tilintarkastusta vuosille  2018-2022. Lohjan kaupungin ja sen tytäryhtiöiden on kilpailutettava tilintarkastuspalvelut viimeistään keväällä 2023. Hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen tulee kertomaan vaihtoehtoisista kilpailutustavoista.

Lisätiedot controller, Ulla Långström, ulla.langstrom@lohja.fi

Oheismateriaali 

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen toteuttamistavasta.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut omana toimintana.

 Mikko Kuosmanen saapui kokoukseen klo 15.44 ja poistui 16.25

 Tove Lindström-Koli ja Daniela Sjöberg poistuivat klo 15:51

------------------------------------

Tarkastuslautakunta 21.12.2022 § 125

 Hankintapalvelut on valmistellut tilintarkastuksen kilpailutusta.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Hankintapalvelut esittelee tilintarkastuksen valmistelutilannetta. Tarkastuslautakunta päättää kilpailutuksen ajankohdasta. 

Päätös Hankintapalvelut esitteli tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen valmistelua. Tarkastuslautakunta päätti, että tarjouspyyntö lähetään tammikuun aikana. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja osallistuu saapuneiden tarjousten avaukseen.

 Mikko Kuosmanen saapui kokoukseen klo 15.41 ja  poistui klo 16.40

Täytäntöönpano hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen 

------------------------------------

Tarkastuslautakunta 29.03.2023 § 25

 Kuntalain 121 §:n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat, huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteen sovittamisesta.

Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Valtuusto voi valita tilintarkastusyhteisön kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Ehdotuksen kunnan tilintarkastajasta tarkastuslautakunta.

 Lohjan kaupungin voimassa olevassa konserniohjeen mukaisesti kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö).

 Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous. 

 Tarkastuslautakunta on suorittanut tilintarkastuksen kilpailuttamisen tilikausille 2023 - 2028 koko kaupunkikonsernin osalta. Määräaikaan 28.2.2023 klo 12 mennessä tarjouksensa jätti kolme tilintarkastusyhteisöä: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab ja TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoajat täyttivät tilaajavastuulain vaatimukset.

Hinnan painoarvo tarjouskilpailussa oli 50 % ja laadun 50 %. Laatutekijöinä käytettiin:
-  Päävastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta
- JHT-tilintarkastajan kokemus tarkastuslautakuntatyöskentelystä
- Konserniyhtiön päävastuulliseksi tilintarkastajaksi esitettävän tilintarkastajan kokemus kunnallisen tytäryhtiön tilintarkastuksesta
- Kokemus kunnallisen tytäryhtiön tilintarkastuksesta
- Avustavien tarkastajien kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta.

Parhaimman kokonaispistemäärän saaneen tarjoajan ilmoittamien laatutekijöiden paikkansapitävyys tarkistettiin vielä erikseen tarjouksen mukana olleista todistuksista sekä tarkentavin kysymyksin.

Tarjoajat ovat vaihtelevasti merkinneet tarjouksissaan sekä osahintoja että kokemustietoja liikesalaisuuksiksi. Hankintalain mukaan kokonaisvertailuhinta on aina julkinen, mutta osahintojen osalta oikeuskäytäntö on ollut vaihtelevaa. Päätöksentekijöiden käyttöön jaetaan vertailutaulukko, jossa myös liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot on esitetty.

Oheismateriaali - tarjouspyyntö 24.1.2023
- avauspöytäkirja 28.2.2023
- tarjousvertailu 28.2.2023 (liikesalaisuudet peitetty)
- tarjousvertailu 28.2.2023 (kaikilla tiedoilla)
- tarjousvertailu 282.2023 tiivistelmä

Lisätiedot controller Tanja Montonen, tanja.montonen@lohja.fi ja hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen@lohja.fi

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta on suorittanut Lohjan kaupungin ja kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden tilintarkastuspalvelujen kilpailutuksen ja laatinut saatujen tarjousten perusteella tarjousvertailun.

Tarkastuslautakunta esittää, että:

1. kaupunginvaltuusto valitsee Lohjan kaupungin tilintarkastajaksi ja suorittamaan tilintarkastusta tilikausille 2023 - 2028 BDO Audiator Oy:n kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella; ja

2. että kaupunginvaltuusto ilmoittaa valinnan Lohjan kaupungin tytäryhtiöiden yhtiökokousedustajille.

Päätös Tarkastuslautakunta on suorittanut Lohjan kaupungin ja kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden tilintarkastuspalvelujen kilpailutuksen ja laatinut saatujen tarjousten perusteella tarjousvertailun.

Tarkastuslautakunta esittää, että:

1. kaupunginvaltuusto valitsee Lohjan kaupungin tilintarkastajaksi ja suorittamaan tilintarkastusta tilikausille 2023 - 2028 BDO Audiator Oy:n kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella; ja

2. että kaupunginvaltuusto ilmoittaa valinnan Lohjan kaupungin tytäryhtiöiden yhtiökokousedustajille.

 Hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen saapui kokoukseen klo 15.06 ja poistui kokouksesta klo 15.17.

Täytäntöönpano valtuuston esityslistalle

------------------------------------

Kaupunginvaltuusto 19.04.2023 § 38

Lisätiedot controller Tanja Montonen, tanja.montonen@lohja.fi
hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen@lohja.fi

Oheismateriaali - tarjouspyyntö 24.1.2023
- avauspöytäkirja 28.2.2023
- tarjousvertailu 28.2.2023 (liikesalaisuudet peitetty, ei nettiin)
- tarjousvertailu 28.2.2023 (kaikilla tiedoilla, ei nettiin)

Liite - tarjousvertailu 28.2.2023 tiivistelmä

Päätösehdotus Valtuusto päättää

1. valita Lohjan kaupungin tilintarkastajaksi ja suorittamaan tilintarkastusta tilikausille 2023 - 2028 BDO Audiator Oy:n kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella; sekä

2. ilmoittaa valinnan Lohjan kaupungin tytäryhtiöiden yhtiökokousedustajille.

Päätös Valtuusto päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email controller Tanja Montonen
ote/email kaupungin tytäryhtiöt
ote/email yhtiökokousedustajiksi valitus
ote/email hankinnat(a)lohja.fi
hankintapalvelut toimittaa päätöksen tarjoajille ja Hankintakalenteriin

------------------------------------