Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 08.08.2023/Pykälä 5

1264/00.01.01/2022

Sivistyslautakunta 08.08.2023 § 5

 Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 17 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelyistä.

Hallintosäännön 125 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksenteko-menettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 127 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Hallintosäännön 130 §:n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Estynyt jäsen ilmoittaaa poissaolostaan myös toimielimen sihteerille. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkun asian käsittelyyn, hän voi kutsua henkilökohtaisen varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Hallintosäännön 131 §:n mukaan nuorisovaltuuston, vanhusneuvoston tai vammaisneuvoston edustajien tai muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Läsnäolo-oikeus on rajattava siten, että läsnäolo-oikeutta ei ole silloin kun käsiteltäviin asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja. Toimielin tai sen puheenjohtaja voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön 147 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Mikäli pöytäkirjan tarkastaja/tarkastajat ovat erimielisiä pöytäkirjaan kirjatusta päätöksestä, tarkastetaan asia toimielimen seuraavassa kokuksessa. Päätös syntyy vasta, kun pöytäkirja on tarkastettu. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 148 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla, siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla siltä osin, kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja.

Kaupungin hallintosäännön I osan hallinnon ja toiminnan järjestäminen 5 luvun 35 §:ssä todetaan, että lautakunnan jaoston ja lautakunnan alaisen viranhaltijan on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus tai lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin, josta se on kaupunginhallituksen ja lautakunnan luettavissa. Kaupunginhallitus ja lautakunta voi erikseen tehdä päätöksen siitä, millaisia viranhaltijapäätöksiä tai alemman toimielimen päätöksiä ei tarvitse ilmoittaa mahdollisen otto-oikeuden käyttöä varten. Asia on otettava toimielimen käsiteltäväksi sen ajan kuluessa, jossa kuntalain 134 §:ssä tarkoitettu oikasuvaatimus päätöksestä on tehtävä.

Lisätiedot toimistosihteeri Laura Jokinen, laura.jokinen@lohja.fi

Esittelijä Sivistysjohtaja, kasvu ja oppiminen Lehmus Juha-Pekka

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. todeta, että pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintopalveluiden nimeämä henkilö;

2. että kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina; ja

3. että esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina;

4. että pöytäkirja lähetetään sähköisesti puheenjohtajan hyväksyttäväksi ja pöytäkirjantarkastajien tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastus ja allekirjoitukset tulee olla suoritettuna viimeistään kokousta seuraavana tiistaina. Mikäli tarkastaja ja puheenjohtaja taikka tarkastajat keskenään ovat erimielisiä pöytäkirjan sisällöstä; tarkastetaan pöytäkirja erimielisyyttä koskevilta osin sivistyslautakunnan seuraavassa kokouksessa;

5. että pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävillä Lohjan kaupungin verkkosivuilla, kuten kuntalain 140 §:ssä on tarkemmin säädetty kokousta seuraavan viikon keskiviikkona;

6. että sähköiset ilmoitukset viranhaltijapäätöksistä ovat luettavissa otto-oikeuden käyttämistä varten luottamushenkilöportaalissa päätöksen valmistuttua;

7. että pöytäkirjanpitäjän lisäksi sivistyslautakunnan pöytäkirjanotteen allekirjoitusoikeus on hallintoasiantuntijoilla sekä konsernihallinnon alaisilla hallintopalvelut-kustannuspaikan toimistosihteereillä;

8. että sivistyslautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus hallintosäännössä nimettyjen lisäksi lautakunnan kutsumilla viranhaltijoilla; sekä

9. myöntää nuorisovaltuuston edustajalle (1 hlö) tai hänen varaedustajalleen läsnäolo- ja puheoikeuden sivistyslautakunnan kokouksissa niiltä osin, kun käsitellään julkisia asioita.

Päätös Sivistyslautakunta päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano sivistyslautakunnan jäsenet ja varajäsenet
sivistysjohtaja
kaupunginhallituksen puheenjohtaja
kaupunginjohtaja

Kokouksessa pidettiin tauko tämän asian käsittelyn jälkeen
klo 17.23-17.48.

------------------------------------