Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 16.08.2023/Pykälä 91

329/02.08.00/2023

531/02.08.00/2017

Stadsstyrelsen 16.11.2020 § 321
 

 Upphandlingstjänsterna har konkurrensutsatt upphandling av underhållsmaskintjänster som behövs i samband med gatubyggnad, grönbyggande, vattenförsörjning och underhåll av trafikområden och lokaltjänster på timdebiteringsbasis i Cloudia 24.8.2020 (309207) för perioden 1.11.2020-31.10.2023. I upphandlingen ingår ett + ett (1+1) års option. Föremålet för upphandlingen är uppdelat i två delområden: små företag (10 anställda) och stora företag (fler än 10 anställda). Sammanlagt 20 ramavtalsleverantörer väljs (15 st. små företag och 5 st. stora företag).

Värdet av upphandlingen för åren 2020-2023 är cirka 2,9 milj. euro.

Beställaren förbinder sig inte att upphandla tjänster enligt den mängd utrustning som konkurrensutsätts i denna upphandling.

Upphandlingen gäller inte byggföremål som konkurrensutsätts separat, separata upphandlingar eller andra motsvarande konkurrensutsättningar.

I det öppna anbudsförfarandet mottogs åtta (8) anbud från små företag (Alavaunu Oy, Kaivuuliike Stigell Ky, Koneurakointi Jani Peltola Oy, Maanrakennus V.Perälä Oy, Palpen Oy, Sainio infra Oy, Traktoriurakointi Juhani Suominen, Vappulan metalli Oy) och sex (6) anbud från stora företag (Helsingin KTK, Karjaan KTK, Kojak Oy, Lassila & Tikanoja Oyj, ML-Kaivuu Oy, Rahtikeskus Oy). Anbuden inkluderade alla bil- och maskintyper. Alla anbud följde anbudsförfrågan och uppfyllde också de övriga krav som anges i anbudsförfrågan.

Tjänsten beställs separat när arbetet blir aktuellt. Tjänstebeställningar görs i en totalekonomisk fördelaktighetsordning enligt anbudsförfrågan som inte är beställningsordning med beaktande av maskinens eller bilens lämplighet för uppgiften och tillgänglighet, särskild uppmärksamhet i underhållsarbetet ägnas åt chaufförens behörighet och lokalkännedom och bilens eller maskinens tillgänglighet.

På grund av maskinbehovet och mångsidighet föreslås godkännande av alla godtagbara anbud, varvid den som vid respektive tidpunkt ansvarar för arbetet gör maskinbeställningen utifrån den totalekonomiska jämförelsen och rätt typ av tillgänglig utrustning som i övrigt uppfyller kraven och förutsättningarna.
 

Mer information vägmästare Timo Saloranta, timo.saloranta@lohja.fi

Kringmaterial - Anbudsförfrågan
- Jämförelsetabell
- Öppningsprotokoll

Förslag 

Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. att bemyndiga serviceproduktionsdirektören att besluta om användning av optionsår enligt anbudsförfrågan (1+1) samt underteckna ramavtalen.

Anmälan om jäv Ledamoten i stadsstyrelsen Aslak Palenius anmälde jäv i ärendet, eftersom han har deltagit i anbudsförfarandet (28 § 1 mom. 1 punkten i förvaltningslagen) och lämnade sammanträdet kl. 18.09. Därmed deltog han inte i diskussionen i ärendet och inte heller i beslutsfattandet.

Stadsdirektörens ändrade beslutsförslag 

 Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

Fullmäktige beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. att bemyndiga serviceproduktionsdirektören att besluta om användning av optionsår enligt anbudsförfrågan (1+1) samt underteckna ramavtalen.

Motförslag Ledamoten i stadsstyrelsen Leena Saari lade med stöd av ledamot Jarmo Aho fram följande motförslag:

Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

Fullmäktige beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. bemyndiga serviceproduktionsdirektören att underteckna ramavtalet enligt anbudsförfrågan. 4. att om upphandlingar i ramavtalet rapporteras till nämnden för serviceproduktion halvårsvis.

Omröstning På ordförandens förslag förrättades en elektronisk omröstning enligt följande:
de som stöder stadsdirektörens ändrade beslutsförslag röstar JA;
de som stöder ledamot Saaris motförslag röstar NEJ.

JA: 7 röster (Pekka Luoma, Päivi Alanne, Hannele Maittila, Paula Nordström, Tuija Piekka, Kaj Sundqvist, Urpo Uotila)
NEJ: 5 röster (Jarmo Aho, Toni Hägg, Leena Saari, Riikka Slunga-Poutsalo, Kari Turunen)

Stadsdirektörens ändrade beslutsförslag vann med rösterna 7-5.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade med rösterna 7-5 att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

Fullmäktige beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. att bemyndiga serviceproduktionsdirektören att besluta om användning av optionsår enligt anbudsförfrågan (1+1) samt underteckna ramavtalen.

Ledamoten i stadsstyrelsen Aslak Palenius återvände till sammanträdet efter att detta ärende hade behandlats, kl. 18.11.

Verkställande utdrag/e-post upphandlingsexpert Nordling
utdrag/e-post vägmästare Saloranta
utdrag/e-post stadsteknikchef Lötjönen
till fullmäktiges föredragningslista

----------------------------------

Stadsfullmäktige 16.12.2020 § 120

Mer information vägmästare Timo Saloranta, timo.saloranta@lohja.fi

Kringmaterial - Anbudsförfrågan
- Jämförelsetabell

Förslag Fullmäktige beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. att bemyndiga serviceproduktionsdirektören att besluta om användning av optionsår enligt anbudsförfrågan (1+1) samt underteckna ramavtalen.

Motförslag Ledamot Jarmo Aho lade med stöd av ledamot Kaj Sundqvist fram följande motförslag:

"Fullmäktige beslutar

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. bemyndiga serviceproduktionsdirektören att underteckna ramavtalet enligt anbudsförfrågan. 4. att om upphandlingar i ramavtalet rapporteras till nämnden för serviceproduktion halvårsvis.

På ordförandens förfrågan om saken svarade ingen av ledamöterna i fullmäktige att de motsätter sig ledamot Ahos motförslag, varför ordföranden konstaterade att fullmäktige hade godkänt motförslaget enhälligt."

Beslut Fullmäktige beslöt

1. att välja till producenter av underhållsmaskintjänster 1.12.2020-30.10.2023 de aktörer som anges i öppningsprotokollet (bilar och maskiner) med de priser per enhet som framgår av anbuden,

2. att med ett beslut som fattas av en arbetsledare som ansvarar för arbetet väljs de maskiner som vid respektive tidpunkt behövs på basis av anbuden med beaktande av arbetsuppgiftens typ, maskinens lämplighet, arbetets krav och den tilläggsutrustning som behövs.

3. bemyndiga serviceproduktionsdirektören att underteckna ramavtalet enligt anbudsförfrågan. 4. att om upphandlingar i ramavtalet rapporteras till nämnden för serviceproduktion halvårsvis.

Ledamot Aslak Palenius hade lämnat sin plats i fullmäktigesalen på grund av jäv i samband med behandlingen av det tidigare ärendet och deltog därmed inte heller i behandlingen av ärendet. I stället för ledamot Palenius deltog ersättare Ana Maria Gutierrez-Sorainen i sammanträdet under behandlingen av detta ärende. Ledamot Palenius återvände till sin plats i fullmäktigesalen kl. 22.54 efter behandlingen av detta ärende.

Bilaga 19/sfm 16.12.2020 - Öppningsprotokoll

Verkställande utdrag/e-post upphandlingsexpert Nordling
utdrag/e-post vägmästare Saloranta
utdrag/e-post stadsteknikchef Lötjönen

----------------------------------

Stadsstyrelsen 19.6.2023 § 259

 Beslutet som godkändes vid stadsfullmäktiges sammanträde 16.12.2020 omfattande inte med avvikelse från stadsstyrelsens beslutsförslag en bestämmelse om beslutsfattande om utnyttjande av optionsår. På grund av detta har stadsfullmäktige beslutanderätt beträffande beslut om optioner.

Samtidigt föreslås att priserna justeras för optionsåret med 9 procent från det ursprungliga avtalspriset. Enligt 136 § i lagen om offentlig upphandling och koncession anses en avtalsändring av ringa värde vara bland annat en prisjustering som är lägre än 10 procent av värdet på tjänstekontraktets hela avtalsperiod och lägre än 15 procent av värdet på byggentreprenadkontraktet. En prisjustering av motsvarande storlek har tidigare godkänts för optionsåret i avtal om områdesentreprenader.

Mer information stadsteknikchef Seppo Lötjönen, seppo.lotjonen@lohja.fi

Föredragande Stadsdirektör Perämäki Pasi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

Fullmäktige beslutar att

1. godkänna att optionsperioden gällande avtal om underhållsmaskintjänster används 1.11.2023-31.10.2024 med följande avtalspartner: Alavaunu Oy, Kaivuuliike Stigell Ky, Koneurakointi Jani Peltola Oy, Maanrakennus V.Perälä Oy, Palpen Oy, Sainio infra Oy, Traktoriurakointi Juhani Suominen, Vappulan metalli Oy, Helsingin KTK, Karjaan KTK, Kojak Oy, Lassila & Tikanoja Oyj, ML-Kaivuu Oy och Rahtikeskus Oy;

2. att priserna justeras för optionsåret med 9 procent från det ursprungliga avtalspriset.

3. bemyndiga den tekniska direktören att fatta beslut om utnyttjande av det sista optionsåret 1.11.2024-31.10.2025 och om en eventuell prisjustering.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade enligt förslaget.

Verkställande till fullmäktiges föredragningslista

------------------------------------

Stadsfullmäktige 16.08.2023 § 91

Mer information stadsteknikchef Seppo Lötjönen, seppo.lotjonen@lohja.fi

Förslag Fullmäktige beslutar att

1. godkänna att optionsperioden gällande avtal om underhållsmaskintjänster används 1.11.2023-31.10.2024 med följande avtalspartner: Alavaunu Oy, Kaivuuliike Stigell Ky, Koneurakointi Jani Peltola Oy, Maanrakennus V.Perälä Oy, Palpen Oy, Sainio infra Oy, Traktoriurakointi Juhani Suominen, Vappulan metalli Oy, Helsingin KTK, Karjaan KTK, Kojak Oy, Lassila & Tikanoja Oyj, ML-Kaivuu Oy och Rahtikeskus Oy;

2. att priserna justeras för optionsåret med 9 procent från det ursprungliga avtalspriset.

3. bemyndiga den tekniska direktören att fatta beslut om utnyttjande av det sista optionsåret 1.11.2024-31.10.2025 och om en eventuell prisjustering.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

-------------------------------------