Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 14.09.2023/Pykälä 18

286/00.00.00/2023

Keskusvaalilautakunta 14.09.2023 § 18

 Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 17 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelyistä.

Hallintosäännön 125 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 127 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan esityslistat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Vaalilain 14 §:n mukaan keskusvaalilautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on yhteensä 5 jäsentä tai varajäsentä.

Keskusvaalilautakuntaan kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kolme muuta jäsentä sekä tarpeellinen määrä varajäseniä, joita on kuitenkin oltava vähintään viisi. Varajäsenet on asetettava siihen järjestykseen, jossa he tulevat jäsenten sijaan.

Koska keskusvaalilautakunta on päätösvaltainen vain täysilukuisena (viisijäsenisenä), on ehdottoman välttämätöntä, että jäsen, joka ei voi osallistua kokoukseen ilmoittaa esteestä sihteerille niin hyvissä ajoin, että seuraavana vuorossa oleva varajäsen ennätetään kutsua kokoukseen. Varajäsenistä ainakin järjestyksessä ensimmäisten tulee olla edellä mainitusta syystä hälytysvalmiudessa eli puhelimella tavoitettavissa.

Hallintosäännön 147 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Mikäli pöytäkirjan tarkastaja/tarkastajat ovat erimielisiä pöytäkirjaan kirjatusta päätöksestä, tarkastetaan asia toimielimen seuraavassa kokouksessa. Päätös syntyy vasta, kun pöytäkirja on tarkastettu. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 148 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine  oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla siltä osin, kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja.
 

Lisätiedot Hallintoasiantuntija Päivi Kesälä, paivi.kesala@lohja.fi

Esittelijä Hallintojohtaja Lundström Sanna

Päätösehdotus Keskusvaalilautakunta päättää

1. että pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintoasiantuntija Päivi Kesälä. Kokouksen esittelijänä ja sihteerinä toimii hallintojohtaja Sanna Lundström, varalla hallintolakimies Perttu Piitulainen. Vaalitietojärjestelmän pääkäyttäjänä toimii kiinteistökoordinaattori Anna Palander-Kuukasjärvi.

2. että keskusvaalilautakunta kokoontuu ajalla 14.9.2023 - 30.6.2024 erikseen päättäminään ajankohtina ja

3. että kokouskutsu ja esityslista lähetetään sähköisesti pääsääntöisesti viikkoa ennen keskusvaalilautakunnan kokousta ja

4. että pöytäkirjan tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittua tarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan sähköisesti viimeistään kokousta seuraavana tiistaina.

Päätös Keskusvaalilautakunta päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano 

------------------------------------