Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 13.09.2023/Pykälä 108

1343/07.01.02/2022

Stadsfullmäktige 16.11.2022 § 149

 Ledamoten Taina Lackman lade på vägnar av den socialdemokratiska fullmäktigegruppen fram följande motion som dessutom hade undertecknats av ledamöterna i Centerns fullmäktigegrupp Lotta Paakkunainen och Hilkka Hyrkkö, ledamöterna i De Grönas fullmäktigegrupp Anna-Maija Kallio och Anna Mustalahti, ledamoten i fullmäktigegruppen för Meidän Lohja Katriina Nousiainen, ledamoten i Svenska folkpartiets fullmäktigegrupp Heidi Himmanen och ledamoten i Vänsterförbundets fullmäktigegrupp Birgit Aittakumpu:

"Som motion föreslår jag följande:
Lojo stad ska se till att de digitala tjänsterna är enkla att använda.

Digitala tjänster gör det enklare att uträtta ärenden och är en naturlig kanal att uträtta ärenden för många stadsbor, men bara om de digitala tjänsterna är enkla och tillförlitliga att använda. Stadens digitala tjänster har ibland fått feedback om att man inte har lyckats uträtta ärenden via dem.

En lättanvänd, tillförlitlig och attraktiv digital tjänst innebär att
- tjänsten fungerar med de vanligaste webbläsarna
- tjänsten är planerad så att den även fungerar på en smartphones skärm
- tjänsten fungerar trots att man nekat kakor för marknadsföring och liknande. Många oroar sig över dataskyddsfrågor och användarna vill att tjänsterna fungerar utan att man ger rättigheter för saker som man inte förstår sig på
- tjänsten frågar inte efter personuppgifter och andra uppgifter som inte är nödvändiga
- tjänsten är enkel att använda och hjälper användaren
- samtliga tjänster ska ha alternativa kontaktkanaler via e-post eller telefon om användaren av någon anledning inte får tjänsten som är i blankettform att fungera. Naturligtvis ska en icke-digital tjänstekanal vara tillgänglig för dem som inte har digitala färdigheter.

Eftersom staden har skaffat digitala tjänster från flera aktörer, ska en förteckning, som bygger på tjänstens användarantal eller betydelse, utarbetas om i vilken ordning olika aktörers digitala tjänster utvärderas utifrån användbarhet. Vid behov ska man utreda möjligheten att anlita en utomstående som testar användarbarheten samt utreda kostnader eller möjligheter att låta utföra användarbarhetstester till exempel i samarbete med läroverk. Den här verksamheten ska vara kontinuerlig.

Utöver att förbättra invånarnas serviceupplevelse är det viktigt att även ur lagstiftningens perspektiv se till att de digitala tjänsterna är enkla att använda och att de lever upp till bestämmelser. Detta gäller direkt tillgänglighetsdirektivet (https://vm.fi/sv/tillganglighetsdirektivet) och för kakors del gäller Traficoms anvisning "Kakor och annan information som registreras på användarnas terminalutrustning samt användning av denna information - Guide för tjänsteleverantörer" (https://www.traficom.fi/sites/default/files/media/regulation/Guide%20om%20anv%C3%A4ndning%20av%20webkakor%20f%C3%B6r%20tj%C3%A4nsteleverant%C3%B6rer.pdf).
När det gäller kakor ska man också komma ihåg GDPR-direktivet. För närvarande kräver en del av Lojo stads digitala tjänster att användarna accepterar "alla cookies" - och detta är fortfarande på engelska, inte på finska eller svenska. Offentliga myndigheters, som Lojo stads, webbplatser ska kunna fungera utan att marknadsföringskakor krävs. Stadsbor ska inte behöva acceptera marknadsföringskakor när de uträttar ärenden med myndigheterna eller när de lämnar feedback på stadens verksamhet.
Som motion föreslår jag följande: Lojo stad ska se till att de digitala tjänsterna är enkla att använda."

Mer information förvaltningsdirektör, Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Beslutsförslag Fullmäktige beslutar att

1. anteckna den inkomna motionen, och

2. lämna motionen till stadsstyrelsen för beredning.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

Verkställande för kännedom ledningens assistent Alatalo
antecknas i förteckningen över initiativ/motioner

-----------------------------------

Stadsstyrelsen 7.8.2023 § 279

I motionen som lämnades till Lojo stadsfullmäktige den 16 november 2022 föreslås att Lojo stad ska se till att digitala tjänster är enkla att använda. Den viktigaste frågan i motionen är att förbättra användbarheten, tillförlitligheten och användarvänligheten hos stadens digitala tjänster samt respekt för integritet och datasäkerhet. I motionen lyfts fram punkter som är viktiga för utvecklingen av stadens digitala tjänster. Dessa är bland annat funktionaliteten av tjänsterna på olika enheter och webbläsare, användningen av cookies, datasäkerhet och behandling av personuppgifter. Motionen lyfter också fram klientens behov och rätten till alternativa kontaktkanaler.

Lojo stad strävar ständigt efter att främja digital tillgänglighet och utveckla digitala tjänster som bäst betjänar stadens invånare och andra intressenter. Samtidigt måste staden också se till att digitala tjänster uppfyller lagstadgade krav.

Stadens kommunikation styrs av flera lagar. Enligt kommunallagen (410/2015, 29 §) ska kommunerna ge information om sina tjänster, sin ekonomi och sina beslut och deras effekter på ett begripligt sätt. Enligt förvaltningslagen (434/2003, 9 §) ska myndigheter, som kommuner, använda ett sakligt, klart och begripligt språk. Enligt grundlagen (731/1999, 6 §) ska kommunernas kommunikation ta hänsyn till jämlikhetsprincipen. Ingen får utan godtagbart skäl särbehandlas till exempel på grund av ålder, ursprung, språk eller hälsotillstånd.

Den nya lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019), dvs. "digitjänstlagen" införde också tillgänglighetskrav. Genom denna lag genomförs i Finland Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer. Syftet med lagen är att förbättra tillgängligheten i offentliga aktörers digitala tjänster.

Digitala tjänsters användbarhet

Man strävar efter att planera stadens digitala tjänster så att de motsvarar användarnas behov. Feedback till exempel på användbarheten av webbplatsen lohja.fi samlas in kontinuerligt, och när webbplatsen förnyas ingår även användarna i utvecklingsprocessen. Staden organiserar workshoppar och webbenkäter för att förstå behoven hos användarna av webbplatsen och tar hänsyn till dem både i kontinuerlig utveckling och i samband med förnyelser. De senaste workshopparna om användbarheten av webbplatsen lohja.fi och webbenkäter ordnades vintern 2023. I workshopparna testade och utvärderade användare i olika åldrar webbplatsens funktionalitet och användbarhet. I en enkät, som fanns tillgänglig på webben i en månad, tillfrågades besökarna om erfarenheter och förslag till förbättringar gällande webbplatsen lohja.fi.

På webbplatsen lohja.fi samlas också kontinuerligt in feedback med hjälp av verktyget "React & Share", och användningen av webbplatsen följs upp med hjälp av analysverktyget Snoobi.

Utöver webbplatsen lohja.fi har staden också tiotals andra webbplatser och digitala kundmötespunkter som för närvarande kartläggs. Webbplatserna drivs av flera aktörer, både inom och utanför staden, vilket gör det svårt att övervaka deras användbarhet och dataskydd. Denna utmaning har nu beaktats när vi planerar de första stegen för att förnya webbplatsen lohja.fi. Snart kommer webbplatserna att förnyas på grund av behovet av att göra digitala tjänster mer lätthanterliga och för att göra datasäkerheten enhetlig och på grund av att social- och hälsovårdstjänsterna flyttade bort från staden och på grund av de möjligheter som artificiell intelligens erbjuder.

Funktionalitet av tjänster på olika enheter och webbläsare

Stadens kommunikation följer ständigt tillgängligheten av webbplatsen lohja.fi och ger anvisningar till dem som driver lohja.fi och andra stadens webbplatser att producera tillgängligt innehåll. De som jobbar på olika funktioner och driver och uppdaterar webbplatser har utbildats att ta hänsyn till kraven i tillgänglighetsdirektivet. Samarbetspartner som driver webbplatserna tekniskt ser till att webbplatserna fungerar med de senaste versionerna av webbläsarna, även mobilt, och att de också är tillgängliga för personer med syn- eller hörselnedsättningar.

Cookies på webbplatsen

Enligt GDPR-förordningen ska webbplatserna be om samtycke till användning av cookies inklusive marknadsföringscookies av besökarna. Besökaren har rätt att vägra marknadsföringscookies och detta ska inte påverka funktionen av webbplatsen eller de tjänster som erbjuds. Utmaningen på webbplatsen lohja.fi har varit att innehåll från tredje parter, såsom karttjänster och feedbackkanalen som är inbäddade på webbplatsen lohja.fi. Dessa är så kallade tjänster som drivs av tredje parter, vars funktion kräver cookies av dessa företag. Som en lösning på detta kommer vi att ge anvisningar till webbplatsuppdaterare att använda länkar som leder bort från webbplatsen istället för att använda inbäddningar. Vi strävar efter att hitta en lösning för att förbättra feedbackkanalen, och vi har som alternativ kontaktkanal lagt till kundtjänstens telefonnummer och en e-postadress genom vilken kommuninvånarna kan ge feedback. Vi ber också de webbansvariga som driver stadens andra webbplatser att säkerställa alternativa kontaktkanaler.

Vi kommer att fortsätta arbetet med att säkerställa digitala tjänsters användbarhet, användarvänlighet och tillförlitlighet. Vi kommer att beakta detta arbete när vi planerar nytt till de digitala tjänsterna. Vi kommer också att fortsätta att utbilda webbplatsuppdaterare beträffande tillgänglighet och dataskydd.

Mer information kommunikations- och marknadsföringschef, Evita Malm,
evita.malm@lohja.fi

Föredragande Stadsdirektör Perämäki Pasi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar

1. att anteckna för kännedom den erhållna utredningen

2. att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

Fullmäktige beslutar att anteckna motionen som slutbehandlad.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade enligt förslaget.

Verkställande till fullmäktiges föredragningslista

------------------------------------

Stadsfullmäktige 13.09.2023 § 108

Mer information kommunikations- och marknadsföringschef , Evita Malm,
evita.malm@lohja.fi
förvaltningsdirektör sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Förslag Fullmäktige beslutar att anteckna motionen som slutbehandlad.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

-------------------------------------