Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.12.2023/Pykälä 442

35/02.08.00/2023

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 442

 Kilpailutus

Lohjan kaupunki on kilpailuttanut EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana LVI-suunnittelupalvelut vuosille 2024 – 2026 sekä optiovuosi 2027. Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, johon ilmoitettiin valittavan kolme (3) toimijaa. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo, sisältäen optiovuoden, on 300.000 euroa (alv 0 %).

Tarjouspyyntö julkaistiin 9.8.2023 ja kysymysaikana saapuneisiin kysymyksiin annettujen vastausten johdosta uudelleen päivitettynä
15.8.2023 ja 13.9.2023.

Määräaikaan 28.9.2023 klo 12 mennessä tarjouksia saapui kaksikymmentäyksi (21) kappaletta.

Granlund Oy:ltä pyydetty selitys

Edullimman tarjouksen tehneen Granlund Oy:n tarjouksen rakenne poikkesi muista tarjouksista siinä määrin, että ennen päätöksentekoa yhtiöltä pyydettiin selvitystä, pystyykö yhtiö toteuttamaan tulevat toimeksiannot ilmoitetulla hintarakenteella. Yhtiö antoi selityksensä 10.10.2023.

Vanhemman konsultin tuntihinnan osalta Granlund Oy katsoi, ettei ilmoitetun tarjoushinnan antaminen muodosta sellaista riskiä, etteikö yhtiö selviäisi sopimusvelvoitteistaan. Kaikki henkilöstöryhmät huomioiden tarjottua hintaa ei yhtiön mielestä voida pitää poikkeuksellisen alhaisena.

Kohdekäynnin hinnan osalta Granlund Oy pitää ilmoitti kohdekäynin kustannusten kuten matkalulujen, päivärahojen yms. sisältyvän tuntihintoihin. Selityksessä mainittua kysymystä ei kysymystentekoaikana saapunut Tarjouspalveluun.

Hankintapäätös

Kaupunginjohtaja päätti 31.10.2023 § 61 valita LVI-suunnittelun puitejärjestelyn toimittajat seuraavasti:
1. Granlund Oy
2. Taitoplan Oy
3. Suunnittelulinja Finland Oy

Valintaperusteena oli tarjouspyynnön mukaisesti osahinnoilla painotettu kokonaisvertailuhinta/hintapisteytys.

Hankintaoikaisuvaatimukset

Hankintaoikaisuvaatimusaika päättyi 15.11.2023, jonka kuluessa saapui neljä hankintaoikaisuvaatimusta.

1) Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy on 6.11.2023 tehnyt hankintapäätöstä koskevan oikaisuvaatimuksen, jossa se katsoo, että Granlund Oy:n tarjous on sellainen, ettei se SKOL 02 -luokan ja kohdekäynnin osalta riitä kattamaan kuluja.

Insinööritoimisto Leo Maaskolan sijoitus tarjousvertailussa on 14.

2) Oy PQR Consult AB on 10.11.2023 tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa se katsoo, että yrityksillä ei ole ollut tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota palvelua. Valintaperusteena on ilmoitettu käytettävän tarjouksessa ilmoitettuja tuntiveloitushintoja ja oikaisuvaatimuksen tekijä katsoo, että keskituntihinta ei voi olla peruste alhaiselle hinnoittelulle. Hankintayksikkö ei ole toiminut suhteellisuuden vaatimusten mukaisesti, kun se on hyväksynyt törkeästi alihinnoitellut tarjouksen. Toiseksi Granlund Oy:n tarjous olisi tullut hylätä siksi, että tarjoushinta on niin alhainen ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Kolmanneksi PQR katsoo, että Granlund Oy:n tarjous ei ole kokonaisutaloudellisesti edullisin. Suurin osa suunnittelutyöstä on muuta kuin alihinnoiteltua (02)-luokiteltua johtamistyötä. Suurin osa työstä on (03)-luokiteltua konsulttityötä. jossa Granlundin hinta on vertailutaulukon korkein.

Oy PQR Consult Ab:n sijoitus tarjousvertailussa oli neljäs.

3) Suunnittelulinja Finland Oy on 10.11.2023 tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa se vaatii hankintayksikköä ensisisijaisesti hylkäämään Granlund Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena ja tekemään uuden päätöksen valitsemalla puitejärjestelyyn seuraavat kolme edullisimman tarjouksen tehnyttä toimittajaa:
1. Suunnittelulinja Finland Oy
2. Taitoplan Oy
3. Oy PQR Concult AB

Suunnittelulinja Finland Oy tuo esille, että hankintayksikölle on kysymystentekoaikana esitetty kysymys ”Pitääkö tuntihinnan nousta SKOL-luokituksen mukaan?” Hankintayksikkö on vastannut, että ”Tilaajalla ei ole vaatimusta luokkien hintatasosta. Hinnan tulee kuitekin olla realistinen. Tilaajalla on hankintalain mukaan mahdollisuus sulkea pois kilpailusta epärealistisen alhaiset tarjoukset.” 20 euron tuntihinta ei voi olla realistinen vanhemman erikoissuunnittelijan tuntiveloitus, jos siitä maksetaan normaalia työehtosopimuksen mukaista palkkaa ja muita lakisääteisiä kuluja.

Suunnittelulinja Finland Oy:n sijoitus tarjousvertailussa oli kolmas.

4) Sitowise Oy on tehnyt 10.11.2023 hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa se vaatii, että hankintapäätös kumotaan virheellisenä, ja hankintayksikkö laatii uuden tarjousvertailun ja tekee sen mukaisen päätöksen hankinnasta huomioiden vain tarjouspyynnön sekä määräaikana jätettyjen kysymysten ja niihin saatujen vastausten mukaiset tarjoukset. Sitowise katsoo, että Granlund Oy:n tarjouksessa hinnoista osaa (SKOL 02 sekä kohdekäynti) ei voida millään muotoa pitää Tilaajan edellytyksen mukaisesti realistisena, ja siitä syystä tarjous on hylättävä.

Sitowise Oyn sijoitus tarjousvertailussa oli 21.

Granlund Oy:n selitykset hankintaoikaisuvaatimusten johdosta

Granlund Oy:lle on annettu mahdollisuus selityksen antamiseen hankintaoikaisuvaatimusten johdosta.
Vanhemman konsultin (SKOL 02) tuntihinnan osalta Granlund toteaa, ettei ilmoitettu tarjoushinta muodosta sellaista riskiä etteikö yhtiö selviäisi sopimusvelvoitteistaan eikä tarjousta kokonaisuutena voi pitää poikkeuksellisen alhaisena.

Kohdekäynnin hinnan osalta Granlund Oy pitää hintaa toteutettavissa olevana, koska yhtiöllä on LVI- ja sähkösuunnitteluun keskittynyt toimisto Lohjalla ja matkakustannukset, päivärahat ja muut matkakustannuskorvaukset sisältyvät tuntihintoihin. Selityksessä mainittua kysymystä ei kysymystentekoaikana saapunut Tarjouspalveluun.

Lisäksi Granlund Oy vakuuttaa, että alhaisen hinnan syynä ei osaksikaan ole hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyöminen.

Hylkäysperusteiden arviointia

Poikkeuksellisen alhainen hinta

Hankintalain 96 §:n mukaan ”Hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voivat koskea erityisesti valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja, hankinnan poikkeuksellisen edullisia ehtoja, rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen omintakeisuutta, 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden noudattamista, alihankintoja sekä tarjoajan saamaa valtiontukea.
 

 Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä.

Hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen, joka on hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhainen tarjoajan saaman lainvastaisen valtiontuen vuoksi vain, jos tarjoaja ei pysty hankintayksikön asettamassa riittävässä määräajassa näyttämään toteen, että valtiontuki on myönnetty laillisesti. Hankintayksikön on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriölle tarjouksen hylkäämisestä tässä momentissa tarkoitetusta syystä.”

Oikeuskäytännön perusteella poikkeuksellisen alhaisissa hinnoissa voi olla kysymys myös osahinnoittelusta.

Em. perusteiden arviointi perustuu siis siihen, katsotaanko että tarjoajan antama selitys selittää tyydyttävästi poikkeuksellisen hintatason.

Hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujan velvoitteiden laiminlyönnistä ei ole kysymys, koska yhtiön tilaajavastuutiedot ovat täysin kunnossa.

Tarjouspyynnön mukaisuus

Tilaaja on kysymyksille varattuna aikana vastannut tehtyyn kysymykseen, ettei sillä ole vaatimusta luokkien hintatasosta, mutta hinnan tulee kuitenkin olla realistinen.

Arvioinnin tulee näin ollen perustua siihen, onko Granlund Oy:n tarjous sen esittämät selityksen huomioon ottaen epärealistinen vanhemman konsultin (SKOL 02) tuntihinnan sekä kohdekäynnin tuntihinnan osalta.

Tasapuolisuus, syrjimättömyys ja suhteellisuus

Tarjouskilpailun ratkaisuperusteena ei ole ollut keskituntihinta eikä toisaalta myöskään yksittäiset tuntiveloitushinnat sellaisenaan vaan tarjouspyynnössä esitetyn mukainen painotetuista tuntiveloitushinnoista muodostuva kokonaisvertailuhinta/hintapisteytys, jonka osatekijät olivat:

SKOL 02 vanhemmat konsultit/vanhemmat erikoissuunnittelijat/vanhemmat arkkitehdit 20 %

SKOL 03 konsultit/erikoissuunnittelijat/kokeneet toimistoarkkitehdit 25 %

SKOL 04 suunnittelijat/toimistoarkkitehdit 35 %

SKOL 05 nuoremmat suunnittelijat 10 %

Kohdekäynnin hinta, sisältäen matkakorvaukset ja päivärahat 10 %

Hankintayksiköllä on oikeus päättää, miten se painottaa tarjouspyynnössä pyydettäviä tekijöitä. Painotus kohtelee kaikkia tarjoajia yhtäläisesti eikä sitä sellaisenaan voi pitää ketään syrjivänä tai suosivana.

Arvioitavana on, onko hankintayksikkö toiminut tasapuolisesti, syrjimättömästi ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon hyväksyessään Grandlund Oy:n tavoin osahinnoitellun tarjouksen.

Arvio, yhteenveto

Grandlund Oy:n selitysten perusteella on pidettävä mahdollisena, että yhtiö pystyy selviytymään tulevista toimeksiannoista tarjouksensa mukaisella hintarakenteella.

Grandlund Oy:n osahinnoittelu poikkeaa kuitenkin voimakkaasti muiden tarjoajien hinnoittelusta ja yhtiö on menestynyt tarjouskilpailussa hinnoittelulla, joka ei osatekijöiden SKOL02 ja Kohdekäynti vastaa tilaajan kysymysaikana täsmentämää ohjetta hinnoittelun realistisuudesta.

Vanhemman erikoissuunnittelijan 20 euron tuntihintaa ei voida pitää realistisena.

Kohdekäynnin osalta Granlund Oy on ilmoittanut matkakorvausten ja päivärahojen sisältyvän muiden hinnittelukohtien hintoihin. Tilaaja on tarjouspyynnössä nimenomaisesti edellyttänyt, että matkakustannusten ja päivärahojen tulee sisältyä kohdekäynnin kohdassa ilmoitettavaan hintaan.

Grandlund Oy:n tarjous on siten hylättävä tarjouspyyntöä vastaamattomana.

Uusi tarjousvertailu

Granlund Oy:n tarjouksen hylkäämisen vuoksi on tarjousvertailu suoritettava uudelleen. Koska hintapisteytys tapahtuu osahinnoittain verraten kutakin tarjousta ko. hintaluokan alimpaan tarjoukseen, pisteytys muuttuu, kun hyväksyttävä alin tarjous vaihtuu toiseksi.

Liitteenä olevan pisteytyksen mukaan tarjoajien uusi järjestys on:

1) Suunnittelulinja Oy 93,23 p.
2) Taitoplan Oy 84,91 p.
3) Oy PQR Consult AB 82,55 p.

 

Lisätiedot tilapäällikkö Matti Peltonen, matti.peltonen@lohja.fi
hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen@lohja.fi

Liite - Uusi vertailutaulukko 24.11.2023

Oheismateriaali - tarjouspyyntö
- saapuneet kysymykset ja niihin annetut vastaukset
- avauspöytäkirja 28.9.2023
- tarjousvertailu
- selityspyyntö Granlund Oy:lle 9.10.2023
- Granlund Oy:n selitys 10.10.2023
- Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 6.11.2023
- Granlund Oy:n selitys 9.11.2023
- Oy PQR Consult AB:n hankintaoikaisuvaatimus 10.11.2023
- Granlund Oy:n selitys 13.11.2023
- Suunnittelulinja Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 10.11.2023
- Granlund Oy:n selitys 14.11.2023
 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. todeta, että kaikki neljä hankintaoikaisuvaatimusta ovat saapuneet säädetyssä ajassa ja ottaa ne käsiteltäväkseen;

2. hylätä Granlund Oy:n tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana; sekä

3. uuden tarjousvertailun perusteella valita LVI-suunnittelun puitejärjestelyyn seuraavat toimittajat vuosille 2024 - 2026 (optio 2027):

1) Suunnittelulinja Oy
2) Taitoplan Oy
3) Oy PQR Consult AB.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy
ote/email Oy PQR Consult AB
ote/email Suunnittelulinja Finland Oy
ote/email Sitowise Oy
ote/email Taitoplan Oy
ote/email Grandlund Oy
ote/email hankinnat(a)lohja.fi
ote/email tilapäällikkö Matti Peltonen
ote/email hankekoordinaattori Ann-Marie Vainio

------------------------------------