Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.12.2023/Pykälä 446

603/07.01.01/2022

488/07.01.01/2021

Kaupunginhallitus 20.12.2021 § 433

 
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan tiettyjen rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden on nimitettävä tietosuojavastaava. Velvoite koskee kaikkia viranomaisia ja julkishallinnon elimiä. Jokaisen kunnan ja kuntayhtymän tulee siten nimittää itselleen tietosuojavastaava. Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä on sovellettu kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Asetuksen rinnalle on säädetty kansallinen tietosuojalaki 1050/2018, joka täydentää ja täsmentää tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaava mm:

- seuraa tietosuojasääntöjen noudattamista koko organisaatiossa ja tuo esiin havaitsemiaan puutteita

-antaa tietoja ja neuvoja tietosuojasääntöjen mukaisista velvollisuuksista johdolle ja henkilötietoja käsitteleville työntekijöille

-antaa pyydettäessä neuvoja tietosuojan vaikutustenarvioinnin tekemisestä ja valvoo vaikutustenarvioinnin toteutusta

- on rekisteröityjen yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

-on tietosuojavaltuutetun toimiston yhteyshenkilö ja tekee yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa.

Asema

Tietosuojavastaava on tehtävässään riippumaton eikä hän saa ottaa vastaan ohjeita asetuksen mukaisten tehtävien hoitamisen yhteydessä. Tietosuojavastaava raportoi suoraan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ylimmälle johdolle. Tehtäviään suorittaessa tietosuojavastaavaa sitoo salassapitovelvollisuus. Hänelle on asetuksen mukaan annettava riittävät resurssit sekä pääsy henkilötietoihin ja käsittelytoimiin. Tietosuojavastaavalle on varattava riittävä perehdytys ja koulutus asiantuntemuksen ylläpitämiseksi.

Vastuut

Tietosuojavastaava ei ole henkilökohtaisesti vastuussa yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättämisestä, jos asetusta ei ole noudatettu. Tietosuojasäännösten noudattaminen on aina rekisterinpitäjän ja/tai henkilötietojen käsittelijän vastuulla. Virkamiehenä tietosuojavastaavaa koskee tietysti normaali virkavastuu.

Muiden työtehtävien hoitaminen ja eturistiriidat

Tietosuojavastaava voi tehtävänsä ohella suorittaa muita tehtäviä, mutta ne eivät saa aiheuttaa eturistiriitoja. Esimerkiksi ylemmässä johtoasemassa olevat tehtävät aiheuttavat selkeän eturistiriidan (hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, talousjohtaja jne), mutta sama koskee myös muita tehtäviä organisaatiorakenteen alemmilla tasoilla, jos näissä tehtävissä on määritettävä tietojenkäsittelyn tarkoitus ja keinot.

Yhteystietojen julkaisu

Rekisterinpitäjän tulee julkistaa tietosuojavastaavan yhteystiedot ja ilmoittaa ne tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavastaavan yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) tulisi julkistaa siten, että rekisteröidyt ja tietosuojavaltuutetun toimisto voivat tavoittaa tietosuojavastaavan helposti.

Nykytilasta

Tällä hetkellä Lohjan kaupungin tietosuojavastaavana toimii hallintojohtaja Sanna Lundström. Lundström on kuitenkin jo keväästä asti toiminut asemassa, joka ei ole sallittua tietosuojavastaavalle (jotta mm. riippumattomuus ylemmästä johdosta voidaan taata). Lisäksi kaupungin sosiaali- ja terveydenhuollon puolella tietosuojavastaavana toimii tällä hetkellä Jari Linden (sote-lainsäädännössä edellytetty omaa tietosuojavastaavaa vuodesta 2007 lähtien).

Näin ollen on tarpeen nimittää kaupungille uusi tietosuojavastaava. Hallintolakimies Ninni Niemelä omaa tehtävään tarvittavan riittävän pohjatiedon ja tietosuojatehtävät on sisällytetty hänen tehtäväänsä jo häntä kaupungille rekrytoitaessa. Tietosuojavastaavan tehtävän riippumattomuuden kannalta on kuitenkin tarkoituksenmukaisinta, että tietosuojavastaavan nimittää kaupunginhallitus
 

Lisätiedot hallintojohtaja, Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Esitys 

Kaupunginjohtaja vs. Kaupunginhallitus päättää nimittää Lohjan kaupungin tietosuojavastaavaksi hallintolakimies Ninni Niemelän. 

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote hallintolakimies Niemelä
ote/email hr-yksikkö
ote/email palkat

-----------------------------------

Kaupunginhallitus 11.04.2022 § 115

 Hallintolakimies Ninni Niemelän irtisanouduttua kaupungin palveluksesta, on tullut tarve nimittää kaupungille pikaisesti uusi tietosuojavastaava.
 

 Hallintojohtaja on selvittänyt erilaisia mahdollisuuksia työn uudelleen organisoinnille, jotta tietosuojavastaavan tärkeään lakisääteiseen tehtävään saataisiin sitoutettua osaava henkilö ja toisaalta hänelle tehtävään riittävästi työaikaa. Kaupungin tietohallintoasiantuntija Karjalainen on tehnyt jo aiemmin tietosuojatyötä erityisesti terveydenhuollon puolella, omaa tehtävään vaadittavat pohjatiedot ja kokemuksen sekä on nyt palaamassa vuorotteluvapaalta töihin. Hänen kanssaan on käyty keskusteluja siitä, että hän palattuaan ottaisi tietosuojavastaavan tehtävän hoitaakseen ja hän on tähän antanut suostumuksensa.

Lisätiedot hallintojohtaja, Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Esittelijä Elinvoimajohtaja Puistosalo Pekka

Esteellisyys Kaupunginjohtajan viran väliaikainen hoitaja Pasi Perämäki ilmoitti olevansa esteellinen asian käsittelyyn (osallisuusjäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 1. kohta) ja poistui kokouksesta klo 13.44.

Esittelijäksi asian käsittelyn ajaksi klo 13.44-13.46 kutsuttiin elinvoimajohtaja Pekka Puistosalo.

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää nimittää Lohjan kaupungin tietosuojavastaavaksi Saara Karjalaisen 19.4.22 alkaen

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote nimetty henkilö

Kokouksessa pidettiin tauko tämän asian käsittelyn jälkeen klo 13.46 - 13.57.

------------------------------------

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 446

 Lohjan kaupungin tietosuojavastaavana toiminut tiedonhallinta-asiantuntija Saara Karjalainen on irtisanoutunut kaupungin palveluksesta siten, että hänen työsuhteensa viimeinen päivä oli 31.8.23. Tietosuojavastaavan tehtävää on väliaikaisesti hoitanut hallintolakimies Perttu Piitulainen hallintojohtajan 13.2.2023 §10 tekemän viranhaltijapäätöksen nojalla.

Uutena tiedonhallinta-asiantuntijana on aloittanut 20.11.2023 Santtu Päivinen ja tähän tehtävään tehtävänkuvan mukaisesti tietosuojatyö keskeisenä tehtävänä kuuluu. Päivinen on suorittanut kansainvälisen oikeustieteen maisterin tutkinnon Amsterdamin yliopistossa 5.9.2022 ja suorittaa parhaillaan Suomessa oikeustieteen opintoja. Näin ollen Päivisellä on hyvät valmiudet toimia Lohjan kaupungin tietosuojavastaavana.

Lisätiedot hallintojohtaja Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää nimittää Lohjan kaupungin tietosuojavastaavaksi Santtu Päivisen

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote tiedonhallinta-asiantuntija Päivinen
tiedotettavaksi Intraan (toimistosihteeei Perheentupa)

------------------------------------