Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.12.2023/Pykälä 448

250/07.01.03/2023

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 448

Hallintosäännön 55 §:s:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että arkistotoimen vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin viranomaisen tehtävissä. Kaupunginhallituksen tulee huolehtia arkistolain 7 - 9 §:n mukaisista velvoitteista ja antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja toimialojen vastuuhenkilöiden tehtävistä.

Kaupunginhallitus käsitteli kokouksessaan 8.5.2023 § 185 asiakirjahallinnon järjestämistä. Asian yhteydessä on todettu mm.

”Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia kaupungin asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen elinkaaren ajan näiden tietojen
- vastaanottamisesta,
- tuottamisesta,
- käsittelystä,
- luovuttamisesta,
- tallentamisesta,
- säilyvyydestä sekä
- tietoihin liittyvän tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa olosuhteissa.

Nämä tehtävät toteutetaan
- kirjaamisen,
- rekisteröinnin,
- säilytysaikojen määrittelyn (AMS ja TOS ylläpito),
- sähköisen ja tarvittaessa paperimuotoisen säilyttämisen,
- asiakirjojen säilytysaikojen jälkeisen hävittämisen, tai
- pysyvästi säilytettävän aineiston sähköiseen arkistoon tai kaupungin päätearkistoon siirtämisen avulla.”

Asian yhteydessä on todettu, että ”asiakirjahallinnosta tulisi olla asiakirjahallinnon toimintaohje, joka ohjaisi yksiköiden asiakirjahallintaa yhdenmukaisin periaattein.”

Kaupungin asiakirjahallinnan toimintatavat eri yksiköissä ovat vuosien aikana eriytyneet, eikä kaikilta osin yhdenmukaisia toimintatapoja ole. Asiakirjahallinnolla on sisäisessä intranetissä julkaistuna yleistä lyhyttä ohjeistusta ja tietojärjestelmien käyttöön liittyviä ohjeita. Hyväksyttyä kattavaa ja sitovaa asiakirjahallinnon toimintaohjetta ei tällä hetkellä ole.

Ohjetta on valmisteltu yhteistyössä hallintoasiantuntijoiden, arkistosihteerin ja hallinnon toimistosihteerien kanssa. Asiakirjahallinnon toimintaohje on laadittu huomioiden lainsäädännön vaatimukset, Kuntaliiton ja Kansallisarkiston ohjeet ja määräykset sekä annetut suositukset. Toimintaohjeen mallina on käytetty kunnissa voimassa olevia toimintaohjeita.

Nyt laaditun asiakirjahallinnon toimintaohjeen tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintatavat, joilla voidaan varmistaa tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja arkistoinnin toteutuminen säädösten mukaisena.

Asiakirjahallinnasta, arkistoinnista ja valmisteilla olleesta toimintaohjeesta on järjestetty tiedotustilaisuudet marraskuun alussa asiakirjoja käsitteleville ja laativille.

Lisätiedot Hallintojohtaja Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Liite Asianhallinnan toimintaohje

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1 ) hyväksyä asiakirjahallinnon toimintaohjeen liitteen mukaisena; sekä

2) oikeuttaa hallintojohtajan hyväksymään asiakirjahallinnon toimintaohjeen päivitykset ohjeen ajantasalla pitämiseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote hallintojohtaja Lundström
tiedoksi kaupungin johtoryhmän jäsenet
toimintaohje Intraan (toimistosihteeri Perheentupa)

------------------------------------