Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.12.2023/Pykälä 449

250/07.01.03/2023

Kaupunginhallitus 04.12.2023 § 449

 Kaupungin hallintosäännön 55 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että arkistotoimen vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin viranomaisen tehtävissä. Kaupunginhallitus on kokouksessaan 8.5.2023 § 185 käsitellyt asiakirjahallinnon järjestämistä. Päätöksen jälkeen on hallintojohtajan päätöksellä hyväksytty tiedonohjaussuunnitelmat ja lähes kaikkien yksiköiden arkistovastaavat, joille on myös järjestetty koulutusta tehtävään. Asiakirjahallinnon toimintaohje on valmisteltu kaupunginhalitukselle hyväksyttäväksi. Yksiköiden arkistonmuodostussuunnitelmia on hyväksytty ja osin työ on vielä kesken.

Kansallisarkisto, arkistolain mukaisena toimijana, on antanut arkistolain mukaisille arkistonmuodostajille 22.12.2021 määräyksen asiakirjojen muodosta arkistoinnissa. Määräyksessä on todettu mm. seuraavaa: ”Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua.” Määräys on astunut voimaan 1.1.2022.

Tiedonhallintalain § 19 on määrätty seuraavaa: ”Jos asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti. Sähköiseen muotoon muuttamisesta ja säilyttämisestä voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten, muiden tietoturvallisuusvaatimusten tai muun asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.” Tiedonhallintalaki on astunut voimaan 1.1.2020 ja lain 19 § osalta on siirtymäsäädöksessä todettu seuraavaa: ” Tämän lain 19 §:n 1 momenttia sovelletaan 24 kuukauden kuluttua tämän lain voimaantulosta viranomaiselle saapuviin ja viranomaisen laatimiin uusiin asiakirjoihin. Ennen lain voimaantuloa muodostuneita tietoaineistoja säilytetään siten kuin ne ovat muodostuneet ennen siirtymäajan päättymistä. Tiedonhallintalain § 19 määräys on näin ollen tullut sovellettavaksi 1.1.2022 alkaen.

Helmikuussa 2022 käyttöönotettu asiahallintajärjestelmä (Dynasty10) sisältää sähköisen arkistoinnin edellyttämän tiedonohjaussuunnitelman, jonka kautta asiakirjat saavat sähköisen arkistoinnin vaatiman metatiedon (Sähke2). Päätöstä sähköiseen arkistointiin siirtymiseen asiahallintajärjestelmässä käsiteltyjen asiakirjojen osalta ei vielä ole tehty.

Asiahallintajärjestelmän kautta tuotetut pysyvästi säilytettäväksi määritellyt toimielinten toimintaan liittyvät asiakirjat (pöytäkirjat) ja viranhaltijapäätökset on arkistoitu vielä analogisena/paperisena. Toimielin pöytäkirjat on sidottu kirjoiksi, jotka säilytetään pääarkistossa. Tarkoituksena on arkistoida vuoden 2023 toimielin pöytäkirjat analogisena/paperisena samoin viranhaltijapäätökset.

Saapuneet asiakirjat saapuvat kirjaamoon pääosin sähköisesti, eikä niitä enää ole tulostettu kirjaamossa paperisena. Kirjaamon kautta lähtevät asiakirjat lähetetään pääosin sähköisinä. Saapuneiden ja lähtevien asiakirjojen osalta säilyttäminen tapahtuu tällä hetkellä sähköisenä asiahallintajärjestelmässä.

Tavoitteena on siirtyä 1.1.2024 alkaen määräysten mukaiseen sähköiseen asiakirjojen säilyttämiseen ja arkistointiin asiahallintajärjestelmässä tuotettujen kaikkien asiakirjojen osalta. Tavoitteen toteutumiseksi tullaan toimielinten pöytäkirjojen allekirjoitukset toteuttamaan sähköisen allekirjoitusjärjestelmän kautta. Viranhaltijapäätökset allekirjoitetaan jo nyt pääosin asiahallintajärjestelmän sisäisellä allekirjoitusominaisuudella. Näin päätöksentekoon liittyvät asiakirjat saadaan kokonaisuudessaan sähköiseen prosessiin. Muut asiahallintajärjestelmässä tuotetut, päätöksentekoon liittyvät, sekä kaupunkiin kirjaamon kautta saapuneet ja lähteneet asiakirjat käsitellään ja säilytetään sähköisesti.

Arkistointi toteutuu kaksivaiheisena, ensimmäisessä vaiheessa asiakirjat säilytetään sähköisenä asiahallintajärjestelmässä käyttötarkoituksen edellyttämän ajan (esim. valtuustokausi+1-2 v) ja sen jälkeen pysyvästi säilytettäväksi määritellyt asiakirjat siirretään erilliseen sähköiseen arkistointijärjestelmään. Muut asiakirjat, joiden säilytysaika on määräaikainen, jäävät säilytettäväksi sähköisenä asiahallintajärjestelmään.

Kaupunki ei vielä ole tehnyt ratkaisua sähköisen arkistoinnin järjestelmästä. Järjestelmän tulee täyttää pysyvän säilyttämisen edellytykset, jolloin metatiedot sisältävän asiakirjan tulee olla luettavissa tietojärjestelmämuutoksista riippumatta pysyvästi.

Kansallisarkisto on avaamassa vuonna 2025 kunnille sähköisen arkistointipalvelun pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Kansallisarkisto toimii jo nyt valtionhallinnon toimijoiden asiakirjojen arkistointipaikkana. Palvelu on pilotointivaiheessa. Kaupunki seuraa sähköisen arkistoinnin palvelun kehittymistä ja tekee päätöksensä varsinaisesta sähköisestä arkistointijärjestelmästä erikseen.

Kaupungilla on käynnissä kaikkien yksiköiden arkistonmuodostussuunnitelmien laadinta. Niiden avulla saadaan myös muissa kuin asianhallintajärjestelmässä tuotettujen asiakirjojen säilyttämisen ajat ja säilyttämismuodot kartoitettua ja parempaan hallintaan.

Rakennusvalvonnan lupaprosessi on ollut sähköinen vuodesta 2016 alkaen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sähköinen arkistointi toteutuu jo nyt sähköisenä lupapiste.fi järjestelmään sisältyvänä toimintona.

Lisätiedot projektikoordinaaattori Raija Rönkä-Nieminen, EXT-raija.ronka-nieminen@lohja.fi

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että

1. Kaikki asiahallintajärjestelmässä tuotetut ja sinne tallennetut asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisenä 1.1.2024 alkaen;

2. Asianhallintajärjestelmässä tuotetut ja sinne tallennetut, pysyvästi säilytettäviksi määrätyt asiakirjat, säilytetään 1.1.2024 alkaen ensin asiahallintajärjestelmässä sähköisenä, josta ne siirretään sähköiseen arkistointipalveluun tai -järjestelmään, kun siihen on tekninen valmius;

3. Muissa järjestelmissä syntyvien, pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen sähköinen säilyttäminen ja arkistointi otetaan käyttöön vaiheittain, ja oikeuttaa hallintojohtajan tekemään käyttöönottoon liittyvät päätökset.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote hallintojohtaja Lundström
tiedoksi kaupungin johtoryhmän jäsenet
tiedoksi arkistosihteeri, arkistovastaavat ja yksiköiden päälliköt
tiedoksi kirjaamo
ohjeistus intraan

------------------------------------