Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 05.02.2024/Pykälä 48

305/00.01.01/2023

Kaupunginhallitus 05.02.2024 § 48

 Sopimus on taloudellinen, oikeuksia ja velvoitteita sisältävä asiakirja. Se on työkalu, jolla kunnan toimintaa järjestetään, ohjataan ja toimintaan liittyviä riskejä hallitaan.

 Sopimushallinnan periaatteet ovat osa kunnan ohjausinstrumentteja. Periaatteet koskevat kaikkia sopimuksia riippumatta niiden tyypistä, kunnan asemasta sopijaosapuolena tai velvoitteen luonteesta.

 Sopimushallinta on yksi keskeisistä johtamisen välineistä. Kunnan strategia, toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä sopimustarve ja sopimushallinnan periaatteet ohjaavat kunnan sopimushallintaa.

 Sopimusprosessia tai sopimusprosessin eri toimijoiden roolia ei ole kuvattu kunnan tämän hetkisessä ohjeistuksessa riittävällä tarkkuudella.  Kuntaliiton ohjeistuksesta päivitetyssä sopimushallinnan ohjeessa määritellään kunnan sopimusohjauksen periaatteet ja niiden toteuttaminen. Ohje sisältää kuvauksen sopimusprosessin eri vaiheiden kulusta ja siinä määritellään muun muassa sopimushallintaan liittyvät olennaiset toimijat. Ohjeessa on hyödynnetty Kuntaliiton vuonna 2022 julkaistua mallipohjaa.

 Sopimushallinta tarkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan kunnan sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. Kunta johtaa sopimushallintaansa strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla. Sopimusten hallintaa koskevat määräykset koskevat esimerkiksi sopimuksiin liittyvää toimivaltaa, ohjeiden antamista ja sopimusten seurantaa ja valvontaa sekä riskien hallintaa. Sopimushallinnan ohje auttaa kuntaa kehittämään sopimuksiin liittyviä prosesseja, eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua. Sopimusohjaus parantaa sopimusten laatua monella tavalla. Esimerkiksi mahdolliset virheet havaitaan ja korjataan riittävän aikaisessa vaiheessa.

 Sopimusohjaus hyödyttää kuntaa toteuttamalla säästöjä hankinnan tarpeen oikea-aikaisen havaitsemisen ja arvioinnin sekä kustannusten, sopimusriskien ja prosesseihin hukattavan työajan vähenemisen kautta.

 Sopimushallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että, sopimuksia allekirjoittavat henkilöt, joilla on siihen valtuudet, sopimuksissa on kuntaa suojaavat ehdot, sopimuksista on yhteinen rekisteri ja arkistointi, sopimusten teolle on selkeä prosessi ja sopimus on kunnan edun mukainen. Lisäksi sopimushallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että jokaisella sopimuksella on yhteyshenkilö, joka seuraa sopimuksen elinkaaren kaikkia vaiheita.

Lohjan kaupungilla on voimassa olevat käytännön sopimushallintaohjeet, jotka kaupunginhallitus on hyväksynyt 18.6.2018 § 204. Ohjeet ovat osittain vanhentuneet, joten ne on päivitetty vastamaan ajankohtaisia käytäntöjä.

Lisätiedot Hallintojohtaja Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Liite - Sopimushallinnan periaatteet
- Sopimushallintaohje

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä liitteenä olevat sopimushallinnan ohjeet; sekä

2. tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

Valtuusto hyväksyy liitteenä olevat sopimushallinnan periaatteet.

Käsittely Keskustelun kuluessa kaupunginnjohtaja ilmoitti, että on tarve tehdä liitteenä olevaan asiakirjaan ”Sopimushallinnan periaatteet” lisäys seuraavasti:
Kohtaan 1.1 toinen kappale, joka alkaa sanoilla ”Sopimus on työkalu”
lisätään virkkeeseen sanat ”taloudelliset vaikutukset huomioiden”.

Kaupunginhallitus hyväksyi muutoksen yksimielisesti.

Päätös Kaupunginhallitus päätti

1. hyväksyä liitteenä olevat sopimushallinnan ohjeet kokouksessa päätetyllä lisäyksellä; sekä

2. tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

Valtuusto hyväksyy liitteenä olevat sopimushallinnan periaatteet.

Täytäntöönpano tiedoksi hallintojohtaja Sanna Lundström
valtuuston esityslistalle
ohjeet Intraan nähtäville

------------------------------------