Stadsfullmäktige
Pöytäkirja 13.03.2024/Pykälä 19

305/00.01.01/2023

Stadsstyrelsen 05.02.2024 § 48

Ett avtal är en ekonomisk handling som omfattar rättigheter och skyldigheter. Det är ett verktyg med vilket kommunens verksamhet organiseras och styrs och ett redskap för riskhantering av verksamheten.

Principer för avtalshantering är en del av kommunens styrinstrument. Principerna gäller alla avtal oberoende av typ, kommunens ställning som avtalspart eller skyldighetens natur. Avtalshantering är ett av centrala ledningsinstrument. Kommunens strategi, verksamhetsplan och budget samt avtalsbehov och principer för avtalshantering styr kommunens avtalshantering.

I de nuvarande anvisningarna har avtalsprocessen eller olika aktörers roll i avtalsprocessen inte beskrivits tillräckligt noggrant. Anvisningar om avtalshantering som uppdaterats enligt Kommunförbundets anvisningar bestäms kommunens principer för avtalsstyrning och hur de verkställs. Anvisningarna innehåller en beskrivning om hur avtalsprocessens olika faser går. Dessutom definieras i anvisningarna de väsentliga aktörer som förknippas med avtalshantering. I anvisningarna har utnyttjats Kommunförbundets modell som publicerades 2022.

Avtalshantering innebär ledningsmetoder med hjälp av vilka det skapas mål, genomförs handledning och följs den helhet som gäller kommunens avtal. Kommunen styr sin avtalshantering på en stragegisk, taktisk och operativ nivå. Bestämmelser om avtalshantering gäller bland annat befogenhet i avtal, givande av anvisningar, uppföljning och övervakning av avtal samt riskhantering. Anvisningar om avtalshantering hjälper kommunen att utveckla processer som gäller avtal, samarbete mellan olika aktörer och informationsutbyte. Avtalsstyrning förbättrar avtalskvalitet på många sätt. Till exempel eventuella fel observeras och korrigeras i ett tillräckligt tidigt skede.

Avtalsstyrning gagnar kommunen genom att genomföra besparingar som sker med hjälp av rättidig observation och bedömning samt minsking av kostnader, avtalsrisker och den arbetstid som går förlorad i processer. Målet med avtalshantering är att säkerställa att avtal undetecknas av personer som har befogenheter till detta, att avtal har villkor som skyddar kommunen, att det finns ett gemensamt register och arkiv över avtal, att avtalsprocessen är tydlig och att avtalet är i kommunens intresse. Dessutom är målet med avtalshanteringen att säkerställa att varje avtal har en kontaktperson som följer med alla faser i avtalets livscykel. 

Lojo stad har gällande praktiska anvisningar om avtalshantering som stadsstyrelsen godkände 18.6.2018 § 204. Anvisningarna är delvis föråldrade, varför de har uppdaterats för att motsvara den aktuella praxisen.

Mer information Förvaltningsdirektör Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Bilaga - Principer för avtalshantering

 - Anvisningar om avtalshantering

Föredragande Stadsdirektören Perämäki Pasi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar

1. godkänna de bidogade anvisningar om avtalshantering och

2. lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

 Fullmäktige godkänner de bifogade principerna för avtalshantering.

Behandling Under diskussion anmälde stadsdirektören att det finns ett behov att göra följande tillägg i handlingen ”Principer för avtalshantering”:
I punkten 1.1./andra stycket som börjar med orden ”Ett avtal är ett verktyg” tilläggs orden ”med hänsyn till ekonomiska inverkningar”.

 Stadsstyrelsen godkände ändringen enhälligt.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade

1. att godkänna de bifogade anvisningarna för avtalshantering med det tillägg som beslutades om i sammanträdet, och

2. lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige:

 Fullmäktige godkänner de bifogade principerna för avtalshantering.

Verkställande för kännedom förvaltningsdirektör Sanna Lundström

 till fulmäktiges föredragningslista

 anvisningar läggs fram på intranätet

------------------------------------

Stadsfullmäktige 13.03.2024 § 19

Mer information Förvaltningsdirektör Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Kringmaterial - Anvisningar om avtalshantering

Bilaga - Principer för avtalshantering

Förslag Fullmäktige godkänner de bifogade principerna för avtalshantering.

Beslut Fullmäktige beslutade enligt förslaget.

-------------------------------------