Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 24.04.2024/Pykälä 72

305/10.03.02.01/2022

Sivistyslautakunta 19.03.2024 § 43

 Lohjan Yhteislyseon lukion esitystekniikan hankinta on kilpailutettu Hansel Oy:n puitejärjestelyn ”Esitystekniikan laitteet ja palvelut 2023-2026 (2027)” sisäisenä kilpailutuksena. Aikaisempi, Hanselin vanhemman puitejärjestelyn mukainen kilpailutus jouduttiin keskeyttämään ennen päätöksentekoa koulun saneerauksen pääurakkaan kuuluvia AV-asennuksia tehneen aliurakoitsijan konkurssin vuoksi. Uuteen esitystekniikan kilpailutukseen on kesken jääneistä töistä yhdistetty juhlasalin ja musiikinopetustilan AV-tekniikan osuus.

Urakkamuotoisena toteutettavaan hankintaan kuuluvat av-laitteet asennuksineen sekä vastaanottoon liittyvät työt mukaan lukien Onsite-huoltopalvelu.Tarjouspyyntöön liittyvän laitteiden teknisen erittelyn ja työselityksen on laatinut Insinööritoimisto Tauno Nissinen Oy.

Määräaikaan 12.3.2024 mennessä saatiin kolme tarjousta (Advania Oy, Dustin Finland Oy ja Lyreco Finland Oy). Tarjousasiakirjat ovat olleet konsultin tarkastettavana. Tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Edullisimman tarjouksen antoi Advania Oy hintaan 393.099,68 € (alv 0 %).
Huoltohinnan osalta tarjouspyynnön liitteenä olleesta hintalomakkeesta puuttui kuukausihinnan kerroin. Koko 36 kk huoltojakso huomioiden tarjouksen kokonaishinta on 397.824,68 €.

Hankintaan kuuluu optiona kamerat ja mikrofonit viiteen (5) tilaan asennuksineen ja 36 kk Onsite-huoltoineen. Advania Oy:n hinta optiolle on 27.450,00 € (alv 0 %).

Aikaisemman tarjouskilpailun kariutumisen vuoksi hankinnan toteutusaikataulu on suhteellisen kireä. Täytäntöönpanon jouduttamiseksi esitetään, että lautakunta tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta jo kokouksessa.

Lisätiedot Rehtori Panu Ruoste, panu.ruoste(a)lohja ja hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen(a)lohja.fi

Oheismateriaali Tarjouspyyntö
Tarjouspyynnön vertailutuotteet ja hintalomake
Työselitys
Saapuneet kysymykset ja niihin annetut vastaukset
Vertailutaulukko ilman liikesalaisuustietoja
Vertaulutaulukko kaikilla tiedoilla (salassapidettävä)
Advania Oy:n tarjouksen hintalomake (salassapidettävä)

Esittelijä Sivistysjohtaja, kasvu ja oppiminen Lehmus Juha-Pekka

Päätösoikeusperuste Hallintosääntö 27.1 § 1 momentti  6 kohta

Päätösesitys Sivistyslautakunta päättää

1. hyväksyä Advania Oy:n tarjouksen Lohjan Yhteislyseon lukion esitystekniikan toimittamisesta tarjoushintaan 397.824,68 € (alv 0 %),

2. hyväksyä tarjoukseen liittyvän option, arvoltaan 27.450 € (alv 0 %), sekä

3. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Päätös Sivistyslautakunta päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email rehtori Panu Ruoste
ote/email tietohallintopäällikkö Mikael Puusa
ote/email hankinnat(a)lohja.fi
Hankintapalvelut välittää päätöksen tarjoajille Tarjouspalvelun kautta

------------------------------------

Sivistyslautakunta 24.04.2024 § 72

 Dustin Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus

Tarjousvertailussa kolmanneksi sijoittunut Dustin Finland Oy (jatkossa Dustin) on 2.4.2024 tehnyt sivistyslautakunnan päätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa se vaatii, että päätös kumotaan kokonaisuudessaan, suljetaan Advania Finland Oy:n (jatkossa Advania) ja Lyreco Finland Oy:n (jatkossa Lyreco) tarjoukset tarjouskilpailun ulkopuolelle ja valitaan Dustin Finland Oy hankintasopimustoimittajaksi halvimman hyväksytyn tarjouksen perusteella.

Hankintaoikaisuvaatimuksen perusteena on, että sekä Advania että Lyreco ovat Dustinin mukaan tarjonneet On-site huoltopalvelua sellaisella hinnalla, jolla palvelua ei ole mahdollista toteuttaa. Ilmoitetuilla huoltohinnoilla ei ole mahdollista maksaa huoltotyötä tekeville työlainsäädännön mukaista kohtuullista palkkaa.

Tarjouksiin sisältyvät On-site huoltohinnat olivat:
Advania 135 €/kk
Lyreco 1 €/kk
Dustin 1.075 €/kk

Hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan,  joka on rikkonut Suomen tai Euroopan unionin lainsäädännön, työehtosopimusten taikka liitteessä C lueteltujen kansainvälisten sopimusten ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisia velvoitteita, ja hankintayksikkö voi näyttää rikkomuksen toteen.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä. Pykälää koskevan hallituksen esityksen mukaan (HE 108/2016, s. 205) hinnan tai kustannusten poikkeuksellisuutta arvioitaessa voidaan kiinnittää huomiota muun muassa hankinnan laatuun ja laajuuteen sekä toimitusaikaan, hankinnan oikeudellisiin, taloudellisiin sekä teknisiin tekijöihin, muiden tarjoajien antamiin hintoihin sekä toimialalla tyypilliseen hinnoittelurakenteeseen. Momentin mukaan pyydettävät selvitykset voisivat liittyä muun muassa valmistusmenetelmään, taloudellisiin tai teknisiin ratkaisuihin, tarjoajan käytettävissä oleviin poikkeuksellisen edullisiin hankinnan ehtoihin sekä tarjottavien ratkaisujen omintakeisuuteen. Hankintayksiköllä olisi siten pääsääntöisesti harkintavalta poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämisessä, jos se arvioi, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä toimituksen laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta. Tarjoajalta voidaan arvioida puuttuvan edellytykset hankinnan toteuttamiseen myös esimerkiksi tilanteessa, jossa hankintayksikkö arvioi tarjouksen hinnoittelun perustuneen virheelliseen käsitykseen tarjouspyynnön sisällöstä. Tarjouksen hylkääminen olisi mahdollista edelleen tilanteessa, jossa hankintayksiköllä olisi perusteltu syy uskoa, että alhaisen tarjoushinnan syynä on tarjoajan tarkoitus tarjoushinnan myöhempään nostamiseen. Hankintayksikön harkintavaltaa tarjouksesta koituvien riskien arvioimisessa on vahvistettu muun muassa markkinaoikeuden ratkaisuissa MAO 165/14, MAO 85/12 ja MAO 557-560/11.

Toiseksi hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään, että sekä Advanian että Lyrecon tarjouksiin sisältyy tuote, joka ei täytä tarjouspyynnön pakollisia vaatimuksia. Advanian osalta kyse on 75” kosketusnäytön kontrastista ja Lyrecon osalta saman tuotteen kirkkausarvosta.

Kilpailutuksen hintalomakkeen ohjeistuksessa on otettu huomioon, että tarjouksiin saattaa sisältyä tuotteita, joiden ei saatavilla olevien tietojen perusteella voida osoittaa täyttävän asetettuja vähinäisvaatimuksia. Mikäli tällainen tarjous tulee valituksi, on tarjoaja velvollinen nimeämään ohteeseen vähimmäisvaatimukset täyttävän tuotteen ennen sopimuskauden alkua hinnan ollessa enintään vertailussa käytetty hinta. Jos tarjouksessa on virheellisesti tarjottuja tuotteita enemmän kuin kolme (3), tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Advanialta ja Lyrecolta on pyydetty selvitykset kummastakin hankintaoikaisuperusteesta.

Lyrecon vastaus 10.4.2024: Tarjouspyynnön vastaisen tuotteen osalta Lyreco vastaa, että valmistajan edustajan mukaan tarjottu tuote täyttää tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset näytön kirkkauden osalta ja muutoinkin. Kun hankintayksikkö ei ole tarkentanut näytön kirkkauden mittaustapaa, ja taustavalon kirkkaudeksi on ilmoitettu vaatimuksen mukainen 350 cd/m2, on todettava tarjotun näytön täyttävän tarjouspyynnön mukaiset vaatimukset.

 Väitteeseen poikkeuksellisen alhaisesta hinnasta Lyreco on vastannut seuraavaa. Väite on Lyrecon mukaan virheellinen. Hankintayksikkö on ilmoittanut tarjousten vertailuperusteena olevan halvin hinta, joka puolestaan muodostetaan Liitteen 2 vertailutuotteet ja hintalomake -taulukon välilehden solun H14 laskettavan hinnan perusteella. Toimittajilla on lähtökohtaisesti hinnoitteluvapaus lomakkeen yksikköhinnoissa. Toimittaja voi huomioida työsuoritteita, kuten on-site huoltoja esim. laitehinnoissa, esim. niin, että laitehintaan sisältyy laitevalmistajan on-site huolto (josta toimittaja vastaa). Lyreco korostaa erityisesti, että tarjouspyynnössä on pyydetty kokonaishintaa ja pyydettyyn kokonaishintaan on tullut sisältyä on-site huolto. Lyreco on kokonaishinnassa huomioinut kohtuullisen, vähintään työsopimuslain ja muiden pakottavien lakien mukaisen palkan huoltoa tekeville työntekijöille ja/tai alihankkijoille.

 Hankintalain 96 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen. Hankintayksiköllä ei siten ole velvollisuutta hylätä tarjousta hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisena.

 Lyrecon asiassa toimittaman selvityksen perusteella tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuutta ei ole syytä epäillä, eikä hintaa ole annetun selvityksen ja hankintalain 96 §:n 2 mom. tarkoittamalla tavalla pidettävä poikkeuksellisen alhaisena, kun otetaan huomioon tarjouksen kokonaishinta ja hintaero voittaneeseen tarjoajaan. Hankintayksikön tiedossa ei ole myöskään, että tarjoaja olisi laiminlyönyt työnantajavelvoitteitaan. Hankintapäätöstä ei siis näin ollen ole syytä tältä osin muuttaa.

Advanian vastaus 9.4.2024: Tarjouspyynnön vastaisen tuotteen osalta Advania vastaa, että hankintayksikölle toimitetun valmistajan todennusdokumentin mukaan tarjouksessa esitetty tuote täyttää tarjouspyynnön vaatimukset kontrastin ollessa 5000:1.

 Väitetyn alhaisen on-site-huoltopalvelun hinnan osalta Advania on vastannut seuraavaa. Hankinta on tehty yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n Esitystekniikan laitteet ja palvelut 2023–2026 (2027) puitejärjestelyn sisäisenä kevennettynä kilpailutuksena, jolloin puitesopimuksen mukaisesti Hansel Oy on jo tarkastanut toimittajavalintaa tehdessään tarjoajille asetettujen soveltuvuusvaatimusten sekä mahdollisten poissulkuperusteiden täyttymisen. Lisäksi puitesopimuksen mukaisesti Hansel Oy vastaa puitesopimuksen ylläpidosta ja siihen liittyvästä sopimusyhteistyöstä suhteessa toimittajaan. Tarjouspyyntö on koskenut kokonaisuutta, joka on sisältänyt kyseessä olevan On-Site - huoltopalvelun lisäksi myös laitteita ja muita hankittavaan kokonaisuuteen liittyviä palveluita. Advania Finland Oy on hinnoittelussaan huomioinut koko hankintakokonaisuuden ja tämän yksittäisen palvelun osalta vuosien kokemuksen perusteella kyseisten laitteiden vikaantumisasteen sekä siten On-site huoltopalvelun palvelutarpeen. Tarjouksen hinnoittelu on tehty osaamiseen ja asiantuntemukseen perustuen, täysin liiketaloudellisin perustein. Kun tarkastellaan päätöksessä olevaa kilpailutuksen kokonaishintavertailua, on Advania Finland Oy:n ja toiseksi tulleen Lyreco Finland Oy:n hintaero vain 2,6 %, jota tässä hankintakokonaisuudessa ei voida katsoa poikkeuksellisen merkitykselliseksi hintaeroksi.

 Hankintalain 96 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen. Hankintayksiköllä ei siten ole velvollisuutta hylätä tarjousta hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisena.

 Advanian asiassa toimittaman selvityksen perusteella tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuutta ei ole syytä epäillä, eikä hintaa ole annetun selvityksen ja hankintalain 96 §:n 2 mom. tarkoittamalla tavalla pidettävä poikkeuksellisen alhaisena. Hankintayksikön tiedossa ei ole myöskään, että tarjoaja olisi laiminlyönyt työnantajavelvoitteitaan. Hankintapäätöstä ei siis näin ollen ole syytä tältä osin muuttaa.

Lyreco Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus

Tarjousvertailussa toiseksi sijoittunut Lyreco Finland Oy on 5.4.2024 tehnyt sivistyslautakunnan päätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen. Lyreco vaatii, että Advanian tarjous tulisi sulkea pois tarjouspyynnön vastaisena ja toimittajaksi valita Lyreco Finland Oy.

Hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan Advanian tuotteissa on vähintään viisi (5) virheellisesti tarjottua tuotetta ja tarjouspyynnön hintalomakkeen mukaan, jos tarjouksessa on virheellisesti tarjottuja tuotteita on enemmän kuin kolme (3), tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Lyrecon mukaan Advanian tarjoamat näytöt 3, 4 ja 5 sekä 75” kosketusnäytöt eivät täytä tietoturvavaatimuksia, koska käyttöjärjestelmä Android 11 tuki on päättynyt 5.2.2024. Näytöt 3, 4 ja 5 eivät lisäksi täytä vaatimusta 802.1x tietoturvallisuus standardin osalta. Kosketusnäytöt eivät täytä vaatimusta vaaditun kontrastisuhteen 4000:1 osalta, vaan tuotteiden kontrastisuhde on 1600:1.

Advanialta on pyydetty selitys Advanian hankintaoikaisuvaatimuksessaan esittämien perusteiden johdosta.

Advania on antanut asiassa vastineen 9.4.2024. Lyreco on esittänyt, että Advanian tarjoukseen sisältyy tuotteita, jotka eivät täytä tarjouspyynnön vaatimuksia kontrastin sekä tietoturvavaatimusten osalta. Advania on toimittanut hankintayksikölle vastineen ohessa todennusdokumentit valmistajalta, jotka todentavat tarjoukseen sisältyvien tuotteiden täyttävän vaatimukset sekä kontrastisuhteen osalta että vaaditun tietoturvastandardin osalta ja että ne täyttävät muutoinkin tarjouspyynnössä esitetyt tietoturvavaatimukset. Hankintapäätöstä ei näin ollen ole syytä tältä osin muuttaa.

Lisätiedot Hankinta-asiantuntija Mikko Kuosmanen, mikko.kuosmanen(a)lohja.fi ja Hallintolakimies Perttu Piitulainen, perttu.piitulainen(a)lohja.fi

Oheismateriaali Tarjouspyyntö
Tarjouspyynnön vertailutuotteet ja hintalomake
Työselitys
Saapuneet kysymykset ja niihin annetut vastaukset
Vertailutaulukko ilman liikesalaisuustietoja
Vertailutaulukko kaikilla tiedoilla (salassapidettävä)
Advania Oy:n tarjouksen hintalomake (salassapidettävä)
Dustin Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 2.4.2024
Lyreco Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 5.4.2024
Advania Finland Oy:n selitys 9.4.2024 liitteineen
Lyreco Finland Oy:n selitys 10.4.2024 liitteineen

Esittelijä Sivistysjohtaja, kasvu ja oppiminen Lehmus Juha-Pekka

Päätösesitys Sivistyslautakunta päättää

1. todeta Dustin Finland Oy:n ja Lyreco Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimusten saapuneen säädetyssä ajassa ja ottaa ne käsiteltäväkseen,

2. todeta, että Lyreco Finland Oy:n antamaa selvitystä asiassa on pidettävä riittävänä ja että tarjous ei ole kokonaishinnaltaan poikkeuksellisen alhainen ja että hankintapäätöstä ei tältä osin muuteta,

3. todeta, että Advania Finland Oy:n antamaa selvitystä asiassa on pidettävä riittävänä ja että tarjous ei siten ole kokonaishinnaltaan poikkeuksellisen alhainen ja että tehtyä hankintapäätöstä ei muuteta.

Esittelijän muutettu päätösesitys

Sivistyslautakunta päättää

1. todeta Dustin Finland Oy:n ja Lyreco Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimusten saapuneen säädetyssä ajassa ja ottaa ne käsiteltäväkseen,

2. todeta, että Lyreco Finland Oy:n antamaa selvitystä asiassa on pidettävä riittävänä ja että tarjous ei ole kokonaishinnaltaan poikkeuksellisen alhainen ja että hankintapäätöstä ei tältä osin muuteta,

3. todeta, että Advania Finland Oy:n antamaa selvitystä asiassa on pidettävä riittävänä ja että tarjous ei siten ole kokonaishinnaltaan poikkeuksellisen alhainen ja että tehtyä hankintapäätöstä ei muuteta.

4. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Päätös Sivistyslautakunta päätti muutetun päätösesityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote/email rehtori Panu Ruoste
ote/email tietohallintopäällikkö Mikael Puusa
ote/email hankinnat(a)lohja.fi
ote/email Dustin Finland Oy
ote/email Advania Finland Oy
ote/email Lyreco Finland Oy

------------------------------------