Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.05.2024/Pykälä 188

334/14.01.00/2023

Kaupunginhallitus 20.05.2024 § 188

 Henkilö on jättänyt kaupungin kirjaamoon 9.4.2024 viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) mukaisen tietopyynnön, joka on koskenut seuraavia asiakirjoja: kaikki muistiot, sekä muu vastaava materiaali, joka ei ole ollut kaupunginhallituksen käytettävissä päätettäessä Lohjan investointitukimallista (21.8.2023), Valon Kone Oy:n investointituesta (18.12.2023) ja siitä tehdystä oikaisuvaatimuksesta (25.3.2024), sekä näihin liittyvät sähköpostikeskustelut, jotka on käyty Valon Koneen ja kaupungin johdon välillä, mukaan lukien valmisteluista vastaavat ja ns. johtavat luottamushenkilöt (myös sisäiset viranhaltijoiden sekä luottamushenkilöiden väliset sähköpostit).

Asiaa on selvitetty välittämällä tietopyyntö eteenpäin johtoryhmän jäsenille sekä yrityspalveluihin. Sen lisäksi asian käsittelyyn liittyvä diaari on tarkistettu kaupungin kirjaamosta. Todettiin, että diaarista löytyvät asiakirjat ovat olleet kaupunginhallituksen käytettävissä päätöksenteossa. Todettiin myös, että muistioita tai muita vastaavia asiakirjoja ei löytynyt. Tietopyynnön tekijälle on toimitettu selvitysten perusteella löytyneet viranhaltijoiden sekä Valon Koneen välillä käydyt sähköpostikeskustelut, sillä ne ovat asian valmisteluun liittyviä asiakirjoja.

Sen sijaan muuta mahdollista asiaan liittyvää tavanomaista asiaan liittyvää sähköpostikirjeenvaihtoa viranhaltijoiden välillä ei ole luovutettu julkisuuslain piiriin kuulumattomana. Julkisuuslain 5 § 4 momentin mukaan julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Asiaa on käsitelty KHO:n vuosikirjaratkaisussa KHO:2017:157. Viranomaisten välinen alustavia ja epävirallisia kommentteja tai näkemyksiä sisältävä kirjeenvaihto ei ole viranomaisessa vireillä olleiden ja sen myötä ratkaistavien asioiden kannalta sisällöltään siten keskeistä, että sähköpostiviestit olisi tullut liittää arkistoon. Myös julkisuuslakia koskevissa lainvalmisteluasiakirjoissa (HE 30/1998) on todettu, että tarkoitus on ollut säilyttää viranomaisten kommunikointi- ja mielipiteenvaihtomahdollisuudet viranomaistoiminnan turvaamiseksi.

Henkilö on vaatinut em. kieltäytymistä osin asiaa kaupunginhallituksen käsittelyyn, ja lisäksi vaatinut tietoja kuntalain 83.1 §:n perusteella. Säännöksen mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina ja jotka viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 6 ja 7 §:n mukaan eivät ole vielä julkisia, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Kyseisessä säännöksessä viitataan julkisuuslain mukaisiin asiakirjoihin. Viranhaltijoiden keskinäinen sähköpostiviestintä, jotka eivät kuulu arkistolain mukaisesti arkistoitaviin asiakirjoihin, eivät ole julkisuuslain mukaisia asiakirjoja eivätkä siten kuulu myöskään kuntalain 83.1 § mukaisen tietojensaantioikeuden piiriin. Näin ollen viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden väliseen sähköpostiviestintään tietojen pyytäjällä ei ole oikeutta.

Lisätiedot hallintolakimies, Perttu Piitulainen, perttu.piitulainen@lohja.fi

Oheismateriaali -Tietopyyntö

 -Vastaus tietopyyntöön

 -Vaatimus viedä tietopyyntö kaupunginhallituksen käsiteltäväksi

 -Täydennetyt vastaukset tietopyyntöön

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää

1. todeta, että julkisuuslain sekä kuntalain 83.1 § piiriin kuuluvat asiakirjat on luovutettu pyytäjälle, sekä

2. kieltäytyä toteuttamasta asiakirjapyyntöä muilta osin julkisuuslain sekä kuntalain 83.1 § piiriin kuulumattomana.

Käsittely

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Hannele Maittila teki kaupunginhallituksen jäsen Päivi Alanteen kannattamana seuraavan vastaesityksen:

” Kaupunginhallitus päättää, että julkisuuslain sekä Kuntalain 83.1 § piiriin kuuluvat asiakirjat luovutetaan pyytäjälle ja toteaa että asiakirjapyynnössä on kyse tiedonsaantioikeudesta ,eikä julkisuuslakia tule käyttää siten, että se kannustaa salaamaan asioita vaan viranomaisen on toiminnassaan edistettävä avoimutta ja luottamusta.”

Äänestys Puheenjohtaja totesi, että keskustelun kuluessa on tehty kannatettu vastaesitys, josta ei olla yksimielisiä, joten siitä on äänestettävä.
Puheenjohtajan esityksestä suoritettiin sähköinen äänestys seuraavasti:
ne, jotka kannattavat pohjaesitystä äänestävät JAA
ne, jotka kannattavat Maittilan vastaesitystä, äänestävät EI.

JAA: 11 ääntä (Aittakumpu Birgit, Junnila Matti, Lackman Taina, Skaffari Laura, Sassi Jukka, Forsström Pirjo-Leena, Patinen Jussi, Saarinen Markku, Turunen Janne, Sundqvist Kaj, Piekka Tuija)

EI: 2 ääntä (Maittila Hannele ja Päivi Alanne)

Puheenjohtaja totesi, että äänin 11-2 pohjaesitys on tullut kaupunginhallituksen päätökseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti

1. todeta, että julkisuuslain sekä kuntalain 83.1 § piiriin kuuluvat asiakirjat on luovutettu pyytäjälle, sekä

2. kieltäytyä toteuttamasta asiakirjapyyntöä muilta osin julkisuuslain sekä kuntalain 83.1 § piiriin kuulumattomana.

Täytäntöönpano ote sähköisesti tietopyynnön tekijä

------------------------------------