Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.06.2024/Pykälä 240

250/07.01.03/2023

Tekninen lautakunta 29.05.2024 § 95

 Lohjan kaupungilla on tarve keskitetylle arkistolle, jossa kaikki arkistoitava materiaali voitaisiin säilyttää yhdessä paikassa ns. päätearkisto.

Tällä hetkellä Lohjan kaupungin arkistotilat toimivat kaupungintalolla Monkolassa sekä Virastotalossa, Laurinkatu 50. Monkolassa arkistoitava määrä on noin 1000 hyllymetriä ja Laurinkadulla 3000 hyllymetriä.
Monkolan ja Laurinkadun tiloissa arkistoitavalle materiaalille etsitään uusia arkistotiloja.

Mahdollisia uusia arkistotiloja on lähdetty kartoittamaan kaupungin omistuksessa olevista nykyisistä tiloista. Lohjan paloaseman vanhan hätäkeskuksen päivystyssali ei enää ole alkuperäisessä käytössään ja voisi muutostöiden jälkeen toimia arkistotilana. Hätäkeskustila (päivystyssali) toimii tällä hetkellä avokonttoritilana Ruoka- ja siivouspalvelun työntekijöille. Päivystystilan laajuus on noin 250 m².

Hankesuunnitteluun, johon ovat osallistuneet Tilakeskus ja Lohjan kaupungin hallintopalvelut, keskeisiä tavoitteita ovat olleet:
- Uuden arkistotilan rakentaminen nykyiselle ja uudelle syntyvälle arkistoitavalle materiaalille vanhojen käytöstä poistuvien tilojen tilalle
- Paloaseman päivystyssalin sekä muiden oheistilojen soveltuvuuden selvittäminen arkistokäyttöön
- Arkistotilojen muuton aiheuttamat mahdollisten toimintojen muutosten selvittäminen
- Arkiston rakentamisesta aiheutuvien kustannusten selvittäminen

Arkiston hankesuunnitelman laatiminen on ollut perusteltua, sillä yhtenä vaihtoehtona on nähty mahdollisuus toteuttaa arkisto Mäntynummen uuden monitoimijatalon yhteyteen. Samalla on selvitetty mahdollisuutta toteuttaa päätearkisto hälytyskeskusrakennuksen tiloihin. Päätearkiston rakentamiselle on omat määräyksensä. Määräys koskee uusia rakennuksia sekä olemassa olevien rakennusten peruskorjaus- ja muutostöiden yhteydessä rakennettavia arkistotiloja. Näin ollen arkiston toteutus olemassa olevaan hälytyskeskukseen, tulee yhtä kalliiksi kuin uudisrakennuksena toteutettaessa. Kustannusarvio on 1,3 milj. €.

Hankesuunnitelman laadinnan yhteydessä on kuultu arkiston käyttäjiä. Käytön osalta arkiston tulee sijaita samassa rakennuksessa, tai sen välittömässä läheisyydessä jossa sitä tarvitsevat henkilöt työskentelevät. Paikan tulee siis olla kaupungintalossa tai sen välittömässä läheisyydessä.

Lisätiedot Tilapäällikkö Matti Peltonen, matti.peltonen@lohja.fi
Tekninen johtaja Markus Moisio, markus.moisio@lohja.fi

Oheismateriaali - Hankesuunnitelma Lohjan hälytyskeskustilan muutos arkistoksi
- Päätearkiston osapohjapiirustus 1 krs
- Päätearkiston osapohjapiirustus 2 krs

Esittelijä Tekninen johtaja Moisio Markus

Päätösesitys Tekninen lautakunta päättä esittää kaupunginhallitukselle, että

1. laadittu päätearkiston hankesuunnitelma merkitään tiedoksi,

2. päätearkiston tarkempaa suunnittelua ja toteutusta ei tässä vaiheessa edistetä,

3. arkiston tulee sijaita kaupungintalossa tai sen välittömässä läheisyydessä,

4. uusi päätearkisto sisällytetään tulevien vuosien investointeihin.

Päätös Tekninen lautakunta päätti esityksen mukaan.

Käsittely Tekninen johtaja Markus Moisio palasi kokoukseen ennen tämän asian käsittelyn alkamista klo 18.41.

Kaupunginhallituksen edustaja Pirjo-Leena Forsström poistui kokouksesta ennen tämän asian käsittelyn alkamista klo 18.41.

Tauko Kokouksessa pidettiin tauko tämän asian käsittelyn jälkeen
klo 18.41-18.49.

Täytäntöönpano Kaupunginhallitus

------------------------------------

Kaupunginhallitus 17.06.2024 § 240

Lisätiedot Tilapäällikkö Matti Peltonen, matti.peltonen@lohja.fi
Tekninen johtaja Markus Moisio, markus.moisio@lohja.fi

Oheismateriaali - Hankesuunnitelma Lohjan hälytyskeskustilan muutos arkistoksi
- Päätearkiston osapohjapiirustus 1 krs
- Päätearkiston osapohjapiirustus 2 krs

Esittelijä Kaupunginjohtaja vs. Lehmus Juha-Pekka

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää, että

1. laadittu päätearkiston hankesuunnitelma merkitään tiedoksi,

2. päätearkiston tarkempaa suunnittelua ja toteutusta ei tässä vaiheessa edistetä,

3. arkiston tulee sijaita kaupungintalossa tai sen välittömässä läheisyydessä,

4. uusi päätearkisto sisällytetään tulevien vuosien investointeihin.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano tiedoksi tilapäällikkö Peltonen, tekninen johtaja Moisio, hallintojohtaja Lundström, asianhallintapäällikkö Elomaa, arkistosihteeri Mäntymäki

------------------------------------