Svenska sektionen vid bildningsnämnden
Pöytäkirja 18.09.2025/Pykälä 21

999/00.01.01/2025

Svenska sektionen vid bildningsnämnden 18.09.2025 § 21

 I kapitel 18 i del IV Besluts- och förvaltningsförfarande i Lojo stads förvaltningsstadga föreskrivs om sammanträdesförfarande som gäller andra organ än fullmäktige.

I enlighet med 125 § i förvaltningsstadgan beslutar organet om tid och plats för sina sammanträden. Ett sammanträde hålls också när organets ordförande anser det vara påkallat eller om en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då när sammanträdet hålls. Ordföranden kan av grundad anledning ställa in ett sammanträde.

I enlighet med 126 § i förvaltningsstadgan utfärdas kallelsen till sammanträdet av ordföranden eller, om han eller hon är förhindrad, av vice ordföranden. I sammanträdeskallelsen ska anges tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. Av kallelsen ska framgå vilket av organets sätt att fatta beslut som följs vid respektive ärende. Om ett ärende behandlas genom ett elektroniskt beslutsförfarande, ska den tidpunkt som ärendet senast ska behandlas elektroniskt anges i kallelsen. Föredragningslistan ska innehålla en redogörelse för de ärenden som ska behandlas och förslag till organets beslut. Den ska skickas i samband med kallelsen till sammanträde, om inte särskilda skäl förhindrar detta. Om föredragningslistan, bilagorna eller kringmaterialet innehåller sekretessbelagda uppgifter, ska en anteckning om sekretess göras i handlingen. Kallelsen skickas till organets ledamöter och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt, på det sätt som organet beslutar.

I enlighet med 127 § i förvaltningsstadgan skickas sammanträdeskallelsen, föredragningslistan, bilagorna och det kompletterande materialet elektroniskt.

I enlighet med 128 § i förvaltningsstadgan ska föredragningslistan läggas ut på stadens webbplats. Före publiceringen ska sekretessbelagda uppgifter och sådana personuppgifter som saknar informationsintresse strykas från föredragningslistan. I en föredragningslista som läggs ut på webben kan man stryka enskilda ärenden som saknar särskilt informationsintresse eller om beredningen av ett ärende av särskilda skäl inte publiceras före beslutsfattandet. Bilagor till föredragningslistan publiceras på webben enligt prövning och med beaktande av stadsinvånarnas tillgång till information.

I enlighet med 130 § i förvaltningsstadgan ska en ledamot i ett organ själv kalla in en ersättare, om han eller hon är förhindrat att delta i ett sammanträde. Ledamoten ska meddela om frånvaro även till organets sekreterare. Om en ledamot är jävig att behandla något ärende vid ett sammanträde eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av ett ärende, kan han eller hon kalla in en ersättare till sammanträdet för behandlingen av ärendet.

I enlighet med 147 § i förvaltningsstadgan svarar organets ordförande för protokollföringen och innehållet i protokollet. Om ordföranden och protokollföraren har olika meningar om sammanträdets förlopp, ska protokollet upprättas så som ordföranden anser vara riktigt. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet har beslutat. Om protokolljusteraren/justerarna är oeniga om det beslut som antecknats i protokollet, ska det justeras vid organets följande sammanträde. Ett beslut verkställs först efter att protokollet har justerats. Protokollet kan undertecknas och justeras elektroniskt.

I enlighet med 148 § i förvaltningsstadgan ska protokoll från stadsstyrelsen, nämnden och sektionen med tillhörande anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning hållas tillgängliga på stadens webbplats så som det närmare föreskrivs i 140 § i kommunallagen.
 

Mer information Byråsekreterare Laura Jokinen, laura.jokinen(at)lohja.fi

Föredragande Direktör för småbarnspedagogik Koivumäki Anu
 

Beslutsförslag Svenska sektionen vid bildningsnämnden beslutar

1. att konstatera att en person som förvaltningstjänsterna utsett fungerar som protokollförare,

2. att sammanträdeskallelser och föredragningslistor skickas elektroniskt till en portal för förtroendevalda och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt vid sammanträdet, i huvudsak på torsdagen på den vecka som föregår sammanträdet,

3. att föredragningslistor publiceras elektroniskt i det allmänna datanätet www.lohja.fi i huvudsak på fredagen på den vecka som föregår sammanträdet,

4. att protokollet skickas elektroniskt till ordföranden för godkännande och till protokolljusterare för justering samt för att undertecknas elektroniskt. Protokollet justeras av en (1) protokolljusterare som valts vid varje sammanträde. För justering läggs protokollet med bilagorna och kringmaterialet till påseende på mötesportalen och undertecknas elektroniskt i ett underskriftssystem. Länken till undertecknande av protokollet lämnas in till ordföranden och protokolljusteraren per e-post. Justeringen av protokollet och underskrifterna ska vara utförda senast tisdagen som följer sammanträdet. Om justeraren och ordföranden sinsemellan är oeniga om protokollets innehåll, justeras protokollet vid nästa sammanträde för svenska sektionen vid bildningsnämnden till de delar som gäller oenigheten.

5. att protokollet med tillhörande anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning efter justeringen ska hållas tillgängliga på stadens webbplats på onsdagen som följer sammanträdet så som det närmare föreskrivs i 140 § i kommunallagen,

6. att förvaltningssakkunniga och byråsekreterarna på kostnadsstället förvaltningstjänster som lyder under koncernförvaltningen utöver protokollföraren har rätt att underteckna protokollsutdraget för svenska sektionen vid bildningsnämnden och

7. att de tjänsteinnehavare som svenska sektionen vid bildningsnämnden bjudit in utöver de som utsetts i förvaltningsstadgan har rätt att närvara och yttra sig i sammanträden för svenska sektionen vid bildningsnämnden.

Beslut Svenska sektionen vid bildningsnämnden beslutade enligt förslaget.

För kännedom Egentliga ledamöter och ersättare i sektionen

-------------------------------------