Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.02.2026/Pykälä 34

1711/00.04.00/2025

Kaupunginhallitus 02.02.2026 § 34

 Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteenä ovat aikaisemmin olleet henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen sekä taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjoja koskevat säilytysaikasuositukset. Suositusta päivitettiin 25.5.2025, ja tällöin siihen lisättiin liite 6, joka koskee opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikoja.

Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti määräyksen opetustoimen suosituksiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä eli arkistoinnista. Ratkaisuun on päädytty, koska tiedonhallintalautakunta ei voi tehdä toimijoiden (arkistolain arkistonmuodostajat) puolesta seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Tiedonhallintalautakunnan vastuulle ei ole lainsäädännössä (tiedonhallintalaki 906/2019, arkistolaki 831/1994) säädetty arkistotoimen tehtäviä, kuten arvonmääritystä. Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. 

Tavoitteena on antaa määräys seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) 1 §1 momentin kohdissa 1–4 ja 6 mainituille arkistonmuodostajille, jotka ovat varhaiskasvatuksen ja opetuksen sekä koulutuksen järjestäjiä, ja joilla on opetustoimen ydintehtäviä varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen, lukiokoulutuksen, ammatillisen koulutuksen, korkeakoulujen, taiteen perusopetuksen tai vapaan sivistystyön toimintaprosesseista. Annettavassa päätöksessä määrätään opetustoimen tehtävissä ja toimintaprosesseissa muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista niin kattavasti kuin tiedonhallintalautakunta on asiakirjat ja tietoaineistot esittänyt.

Tavoitteena valmistelulle on mahdollisimman kattava päätös, joka vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Toimijat voivat sellaisenaan noudattaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle, paitsi poikkeustapauksissa, jotka avataan perustelumuistiossa. Toisena tavoitteena on päivittää opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin. 

Päätösesityksessä annetaan suuri rooli kansallisille tietovarannoille (KOSKI, Varda), mitä Lohjan kaupunki lausunnossaan pitää hyvänä, mutta toivoo niitä koskevien toimintaperiaatteiden selkeämpää avaamista perustelumuistiossa ja liitetaulukossa.

Lisätiedot Asianhallintapäällikkö Hanna Elomaa, hanna.elomaa(at)lohja.fi

Oheismateriaali Lausuntopyyntö päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys
 

Liite Lohjan kaupungin lausunto päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä

Esittelijä Kaupunginjohtaja Ståhl Petra

Päätösesitys

Päätös

Tiedoksi lausuntopalvelu.fi

------------------------------------