Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.08.2026/Pykälä 246

45/00.03.01/2024

Kaupunginhallitus 30.03.2026 § 112

Sisäinen tarkastus on osa kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan järjestelmää, jonka toimivuuden valvonnassa kaupunginhallitusta ja kaupunginjohtajaa avustaa sisäinen tarkastaja. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida sisäisen valvonnan järjestämisen toimintamallia ja toimeenpanoa sekä tukea organisaation riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien kehittämistä.

Hallintosäännön 76 §:n mukaan kaupunginhallitus hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Kaupunginhallitus hyväksyi sisäisen tarkastuksen vuoden 2025 vuosissuunnitelman 19.5.2025 (§ 201).

Tarkastus toteutui pääosin vuosisuunnitelman mukaisesti. Tarkastuksen tavoitteena oli saada kohtuullinen varmuus siitä, että sisäinen valvonta on riittävää, sekä arvioida, onko toiminnan kannalta keskeiset valvontatoimenpiteet tunnistettu ja noudatetaanko toiminnassa kaupungin ohjeita ja päätöksiä sekä toimintaa koskevaa lainsäädäntöä.

Hallintosäännön 79 §:n mukaan sisäinen tarkastus raportoi kaupunginhallitukselle ja kaupunginjohtajalle. Raportti on yhteenveto keskeisistä tarkastuksessa tehdyistä havainnoista. Niiden perusteella on annettu suosituksia korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä prosessien ja käytäntöjen kehittämiseksi.

Lisätiedot Sisäinen tarkastaja Virve Ruhtinas, virve.ruhtinas(at)lohja.fi

Oheismateriaali Sisäinen tarkastus raportti 2025 (ei julkisuuteen) 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Ståhl Petra

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedoksi sisäisen tarkastuksen raportin vuodelta 2025.

Käsittely

Saapuminen/poistuminen 
Sisäinen tarkastaja Virve Ruhtinas saapui kokoukseen tämän asian osalta asiantuntijaksi kello 12.33.

Valtuuston varapuheenjohtaja Jan Tallqvist poistui kokouksesta kello 12.56.

Sisäinen tarkastaja Virve Ruhtinas poistui kokouksesta kello 13.22.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen jäsen Taina Lackman teki jäsenien Riikka Slunga-Poutsalon, Hannele Maittilan, Laura Skaffarin, Päivi Alanteen, Juhana Salmenpohjan, Maija Aaltolan, Pekka Luoman ja Birgit Aittakummun kannattamana seuraavan vastaesityksen:

”Hallitus pyytää toimialoilta, keskushallinnosta sekä talouspalveluista selvityksen siitä, millaisiin toimenpiteisiin raportissa esitettyjen suositusten käyttöönottamiseksi sekä mainittujen ohjeiden päivittämiseksi ja esitettyjen asioiden hoitamiseksi aiotaan ryhtyä ja miten näitä toimenpiteitä ja niiden vaikuttavuutta arvioidaan lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Selvitys pyydetään 30.6.2026 mennessä.”

Koska kukaan jäsenistä ei puheenjohtajan tiedustellessa asiaa ilmoittanut vastustavansa Taina Lackmanin vastaesitystä, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen vastaesityksen yksimielisesti.”

Päätös

Kaupunginhallitus päätti

1. merkitä sisäisen tarkastuksen raportin tiedoksi,

2. pyytää toimialoilta, keskushallinnosta sekä talouspalveluista selvityksen siitä, millaisiin toimenpiteisiin raportissa esitettyjen suositusten käyttöönottamiseksi sekä mainittujen ohjeiden päivittämiseksi ja esitettyjen asioiden hoitamiseksi aiotaan ryhtyä ja miten näitä toimenpiteitä ja niiden vaikuttavuutta arvioidaan lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Selvitys pyydetään 30.6.2026 mennessä.

Tiedoksi ote tilintarkastaja Tove Lindström-Koli

 sisäinen tarkastaja Virve Ruhtinas

------------------------------------

Kaupunginhallitus 17.08.2026 § 246

 Kaupunginhallitus päätti 30.3.26 § 112 pyytää selvitystä siitä, millaisin toimenpiteisiin sisäisen tarkastuksen raportissa esitettyjen suositusten käyttöönottamiseksi sekä mainittujen ohjeiden päivittämiseksi ja esitettyjen asioiden hoitamiseksi aiotaan ryhtyä ja miten näitä toimenpiteitä ja niiden vaikuttavuutta arvioidaan lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.Selvitys pyydettiin 30.6 mennessä. Kaupungin johtoryhmä laati vastauksen raportissa esitettyihin huomioihin ja raporttia esiteltiin suullisesti kaupunginhallituksen kesäkuun kokouksessa 15.6.2026. Sovitusti raportti lähetettiin kaupunginhallitukselle kaupunginjohtajan toimesta sähköpostilla 30.6.2026.

Asia tuodaan vielä kaupunginhallituksen kokoukseen lista-asiana, jotta hallitus voi käydä keskustelua asian tiimoilta.              Raportissa on keskitytty erityisesti hankintatoimessa ilmenneisiin epäselvyyksiin ja niihin toimenpiteisiin, joihin on ryhdytty, jotta vastaavaa ei enää tapahtuisi. Näin toimenpiteitä ovat mm:

-     Hankintakoulutuksia 14.4,16.4, 28.4, 29.4 (esitys myös tallennettu)

-          viikottaiset hankintaryhmän kokoukset akuutin kriisitilanteen ratkaisemiseen. Läsnä Perämäki, Lehmus, Lundström, hankinta-asiantuntijat sekä sihteeri.

-          päätetty ottaa käyttöön hankintasuunnitelmien vahvistaminen vuosittain käyttösuunnitelmien yhteydessä

-          hankittu Cloudia tilaus-, ja analytiikka hankintatoimen seurannan tehostamiseen

-          kilpailutettu hankintatoimeen lisäapua

-          uudistettu hankintaohjelmaa

-          hankintaohjeen päivitys työn alla

-          hankinnat käyty hyvin laajasti läpi.

 Jatkotoimenpiteitä ovat mm. päivitettyjen hankinta-ohjelman ja hankintaohjeen tuominen päätöksentekoon sekä seurannan järjestäminen puolivuotisraporttien yhteydessä hankintaohjelmien toteutumisesta. Syksyllä 2026 järjestetään myös lisää hankintakoulutuksia.

Lisätiedot Hallintojohtaja Sanna Lundström, sanna.lundstrom(at)lohja.fi

Oheismateriaali - Sisäinen tarkastus raportti 2025 (ei julkisuuteen)

Liite - Toimenpiteet sisäisen tarkastuksen raportin 2025 johdosta / 25.6.2026, lähetetty kaupunginhallitukselle 30.6.2026 (ei nettiin)
 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Ståhl Petra

Päätösesitys 

Käsittely

Esitys asian palauttamisesta valmisteluun

 Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen jäsen Taina Lackman esitti jäsen Hannele Maittilan kannattamana asian palauttamista valmisteluun:

” Kaupunginhallitus merkitsee selvityksen tiedoksi ja pyytää siihen täydennyksen seuraavilta osin:

1. Aiemmin havaittujen hankintapuutteiden osalta tulee vielä selvittää, mitä toimenpiteitä yksittäisten havaintojen, erityisesti kilpailuttamattomien hankintojen ja puutteellisesti perusteltujen suorahankintojen osalta, on tosiasiallisesti tehty.

2. Hankintojen valvonnan osalta tulee esittää konkreettisesti, miten pienhankintojen, suorahankintojen sekä hankintapäätösten ja sopimusten toteutumisen asianmukaisuutta jatkossa seurataan. Vastaava asia, kuin hankintaohjelmassa (vai -ohjeessa): Valvonnan näkökulmasta tulee selkeyttää, kuka määrittelee tarpeen, kuka käy toimittajien kanssa keskustelut, kuka tosiasiassa päättää ja kuka valvoo sopimukset?

3. Toimenpiteiden vaikuttavuuden osalta tulee selvitystä täydentää kuvauksella siitä, miten sisäisen tarkastuksen yksittäisten havaintojen korjaaminen varmistetaan ja miten korjaavien toimenpiteiden toteutumisesta raportoidaan kaupunginhallitukselle. Lisäksi tulee määritellä selkeät mittarit, vastuut ja aikataulu, joiden perusteella voidaan arvioida, ovatko sisäisen tarkastuksen havaitsemat puutteet tosiasiallisesti korjaantuneet.
Täydennys pyydetään tuomaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.”

Puheenjohtaja totesi, että asian käsittelyn aikana on tehty kannatettu esitys asian palauttamisesta uudelleen valmisteluun, joten puheenjohtaja rajasi keskustelun koskemaan vain asian palauttamista valmisteluun.

Puheenjohtaja totesi, että keskustelun kuluessa on tehty kannatettu esitys asian palauttamisesta valmisteluun, josta ei olla yksimielisiä, joten siitä on äänestettävä.

Äänestys Puheenjohtajan esityksestä suoritettiin sähköinen äänestys seuraavasti
ne, jotka kannattavat asian käsittelyn jatkamista äänestävät JAA
ne, jotka kannattavat asian palauttamista valmisteluun äänestävät EI.

JAA: 11 ääntä (Heinänen Pirkko, Salmenpohja Juhana, Skaffari Laura, Luoma Pekka, Aittakumpu Birgit, Sohl Erkki, Haanmäki Kari, Sarvi Kristian, Räsänen Joona, Saarinen Markku, Saari Leena)
EI: 2 ääntä (Lackman Taina, Maittila Hannele)

Puheenjohtaja totesi, että äänin 11-2 asian käsittelyä jatketaan.

Päätös

Tiedoksi sisäinen tarkastaja Ruhtinas

Kokouksessa pidettiin tauko tämän asian käsittelyn jälkeen
kello 13.48-14.00.

------------------------------------