Sivistystoimen lautakunta
Pöytäkirja 18.01.2024/Pykälä 7

SIVLTK 18.01.2024 § 7  

6/00.02.07/2024  

Sivistysjohtaja Sotkamon kunnan hallintosäännön 17. luvun 6 §:n mukaan kokouskutsu toimitetaan jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus sekä tiedotusvälineille lautakunnan päättämällä tavalla.             
 

  Hallintosäännön 17. luvun 7 §:n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan
  verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot,
  joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot.

Hallintosäännön 17. luvun 8 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja
oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti edellyttäen, että siihen
tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat
käytettävissä.

Kuntalaissa tai hallintosäännössä ei ole asetettu määräaikaa kokouskutsun
lähettämiselle. Se on harkittava ottaen huomioon, että jäsenillä tulee olla
riittävästi aikaa perehtyä kokouksessa käsiteltäviin asioihin ja toisaalta,
että esityslistan laatiminen kovin varhaisessa vaiheessa lisää listan ulkopuolelta  käsittelyyn otettavien kiireellisten asioiden määrää.

Sotkamon kunnassa on siirrytty sivistystoimen lautakunnan esityslistojen
osalta sähköiseen kokousjärjestelmään. Paperisia kokouskutsuja ja
esityslistoja ei enää lähetetä. Kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä.

 Lisätietoja asiasta antaa sivistysjohtaja Merja Ojalammi, puh. 044-7502 125 tai merja.ojalammi@sotkamo.fi

Sivistysjohtaja

Ehdotus Sivistystoimen lautakunta päättää, että vuonna 2024 lautakunnan kokousten kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään lautakunnan jäsenille Dynastyn sähköisessä kokousjärjestelmässä kolme (3) arkipäivää ennen kokousta. Mikäli määräaikaa ei erityisistä syistä voida noudattaa, kokous pidetään asianmukaisesti koolle kutsuttuna, mikäli se on ennalta sovittuna päivänä ja kokouskutsu ja esityslista on toimitettu niin ajoissa, että jäsenillä on mahdollisuus perehtyä käsiteltäviin asioihin ja osallistua kokoukseen paikan päällä tai etäyhteydellä.

Esityslistan julkistamisesta ilmoitetaan sähköpostitse kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen, tarkastuslautakunnan jäsenille, ammattiliittojen luottamusmiehille, paikallisille tiedotusvälineille ja sivistyksen toimialan toimipaikoille.

Sivistystoimen lautakunta nimeää lautakunnan sihteeriksi toimialasihteeri Merja Hakkaraisen.

Lisäksi sivistystoimen lautakunnan esityslistat julkistetaan internetissä kunnan kotisivuilla www.sotkamo.fi/kunta ja hallinto/paatoksenteko/esityslistat ja poytakirjat.

Päätös Hyväksyttiin.