Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 26.04.2022/Pykälä 33

103/01.01.00/2022

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 26.04.2022 § 33

 Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019).

Kunnat ja kuntayhtymät ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. 

Hallintosäännön 60 § mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2§:n käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnassa.

Lohjan kaupungilla tiedonhallinnan lakisääteiset tehtävät ovat kärsineet rerussipulan johdosta ja esimerkiksi tiedonhallintamallia on rakennettu tilapäisten projektityöntekijöiden avulla. On tärkeää, että tiedonhallintalain mukaiset tehtävät jatkossa osoitetaan selkeästi tietyn työntekijän tehtäväksi.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan tiettyjen rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden on nimitettävä tietosuojavastaava. Velvoite koskee kaikkia viranomaisia ja julkishallinnon elimiä. Lohjan kaupunginhallitus on kokouksessaan 11.4.2022  115 § päättänyt, että tietohallintoasiantuntija Saara Karjalainen aloittaa kaupungin tietosuojavastaavana.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaava mm:

- seuraa tietosuojasääntöjen noudattamista koko organisaatiossa ja tuo esiin havaitsemiaan puutteita

-antaa tietoja ja neuvoja tietosuojasääntöjen mukaisista velvollisuuksista johdolle ja henkilötietoja käsitteleville työntekijöille

-antaa pyydettäessä neuvoja tietosuojan vaikutustenarvioinnin tekemisestä ja valvoo vaikutustenarvioinnin toteutusta

- on rekisteröityjen yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

-on tietosuojavaltuutetun toimiston yhteyshenkilö ja tekee yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa.

Tietosuojavastaava on tehtävässään riippumaton eikä hän saa ottaa vastaan ohjeita asetuksen mukaisten tehtävien hoitamisen yhteydessä. Tietosuojavastaava raportoi suoraan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ylimmälle johdolle. Tehtäviään suorittaessa tietosuojavastaavaa sitoo salassapitovelvollisuus. Hänelle on asetuksen mukaan annettava riittävät resurssit sekä pääsy henkilötietoihin ja käsittelytoimiin. Tietosuojavastaavalle on varattava riittävä perehdytys ja koulutus asiantuntemuksen ylläpitämiseksi.

Työnantaja on neuvotellut tietohallinto-asiantuntija Saara Karjalaisen kanssa ja hän on ilmaissut suostumuksena ottaa tehtäväkseen tiedonhallinnan ja tietosuojan tehtäväkokonaisuuden. Aiemminkin hän on toiminut tietosuojaan liittyvissä tehtävissä terveydenhuollon puolella. 

Tehtävien muutoksen vuoksi on tarpeellista vaihtaa hänen tehtävänimikkeensä vastaamaan paremmin muuttuvia työtehtäviä. Esityksenä on, että aiempi tietohallintoasiantuntijan nimike muutetaan tiedonhallinta-asiantuntijan nimikkeeksi.

Tiedonhallinta-asiantuntijan tehtäväkohtainen palkka on 3116,30 euroa kuukaudessa ja tietohallintoasiantuntijan tehtäväkohtainen palkka on ollut 2867,52 euroa kuukaudessa. Talousarvioon sisältyy riittävä palkkavaraus.

Tiedonhallinta-asiantuntijan kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva ammattitutkinto tai muu soveltuva koulutus ja riittävä perehtyneisyys tehtävänalaan.

Tiedonhallinta-asiantuntijan tehtäviin kuuluvat tiedonhallintalain vaatimien lakisääteisten tehtävien valmistelu ja ylläpito ja tietosuojavastaavan tehtävät sekä muut työnantajan kulloinkin osoittamat työtehtävät.

Lisätiedot hallintojohtaja, Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Esittelijä Henkilöstöjohtaja Rautiainen Anu

Päätösehdotus Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää, että

1. tietohallintoasiantuntija Saara Karjalaisen nimike muutetaan tiedonhallinta-asiantuntijan nimikkeeksi;

2. tiedonhallinta-asiantuntijan tehtäväkohtainen palkka on 3116,30 euroa  kuukaudessa.

Päätös Henkilöstöjaosto päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano ote nimetty henkilö
ote/email hr-yksikkö, palkat

------------------------------------