Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 28.03.2023/Pykälä 58

568/01.04.01/2022

Kaupunginhallitus 21.11.2022 § 365

 Lohjan kaupungin työsuojeluvaltuutetut toivat keväällä 2020 työnantajan tietoon henkilöstön kokemuksen ylimmän johdon haitallisesta työkuormituksesta. Etelä-Suomen aluehallintoviranomainen teki ylimmän johdon haitallista työkuormitusta koskevan kohdennetun työsuojelutarkastuksen 18.3.2021.  

 Etelä-Suomen aluehallintovirasto antoi Lohjan kaupungille kehotuksen ryhtyä toimenpiteisiin haitallisten psykososiaalisten kuormitustekijöiden poistamiseksi tai niiden aiheuttaman vaaran vähentämiseksi. Tarkastuksen mukaan ylimmän johdon (tuolloisen organisaatiorakenteen mukaisesti elinvoima-toimialan johdon) työssä tunnistettiin terveyttä vaarantavia kuormitustekijöitä, joita ovat mm. työn määrä suhteessa työaikaan, jatkuva työn keskeytyminen, usean eri asian tekeminen samanaikaisesti sekä työn suuri vastuullisuus. Tarkastusraportissa todetaan havaintona, että kaupungissa toteutetut hallinnon virkojen vähentämiset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa työt kasautuvat nykyisille viranhaltijoille. Raportin mukaan työnantaja ei ole ottanut huomioon työn todellisia vaatimuksia työn suunnittelussa ja työn mitoittamisessa.

 18.3.2021 tehdyn työsuojelutarkastuksen pohjalta elinvoima-toimialan johdon edustajat pitivät kaksi kokousta, joissa käytiin läpi asioita, joilla johdon kuormitusta voitaisiin vähentää. Esille tuotiin keinoina mm. päättäjien kanssa käytävän vuorovaikutuksen lisäämistä keskinäisen ymmärtämyksen parantamiseksi ja johdon kuormitusta vähentävien viranhaltijoiden ja päättäjien välisten pelisääntöjen (mm. tavoitettavuuteen liittyvät asiat, erilaisten selvitysten teettämiseen liittyvät pelisäännöt ym.) laatimista sekä johdon kuormitusta vähentäviä resurssilisäysten esityksiä. Näihin asioihin tartuttiinkin viranhaltijoiden toimesta kyseisten kokousten jälkeen. Esimerkiksi nykyisen valtuustokauden alkaessa, toimielimille pidettiin niiden aloitusseminaarien yhteydessä esitykset, joissa korostettiin keskinäisen yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkitystä ja tuotiin esille pelisääntöjä.

 Aluehallintovirasto teki 29.9.2022 asiassa jälkivalvonnan. Jälkivalvontaraportin mukaan työnantajan 24.11.2021 esittämät toimenpiteet (aloitetut ja suunnitellut) eivät olleet jälkivalvonnan ajankohtaan mennessä toteutuneet siten, että ne olisivat poistaneet tai vähentäneet ylimmän johdon haitallilsta työkuormitusta.

 Jälkivalvonnan raportti annettiin kaupunginhallitukselle tiedoksi 7.11.2022. Kaupunginhallitus päätti raporttia käsitellessään edellyttää, että asia tuodaan päätösasiana kaupunginhallituksen käsiteltäväksi 21.11.2022 kokoukseen, ja että kaupunginhallitukselle tulee antaa seikkaperäinen selostus niistä toimenpiteistä, joihin on ryhdytty. Lisäksi kaupunginhallitukselle tulee antaa työterveyshuollon selvitys sekä selvitys toimenpiteistä, joiden avulla johdon työkuormaa voidaan akuutisti vähentää. 

 Työn järjestämiseen ja työn sisältöön sekä työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyvät kuormitustekijät

 Työsuojeluviranomaisen (aluehallintoviraston) valvontakyselyn mukaan kaikki indikaattorit osoittavat, että haitallinen kuormitus on kasvanut 18.3.2021 tehtyyn työsuojelutarkastukseen verrattuna.    

 Työterveyshuolto on 29.9.2022 antanut aluehallintovirastolle selvityksensä ylimmän johdon terveystarkastusten tuloksista. Selvitys osoittaa, että työkuormituksella on selkeä haitallinen yhteys koettuun työhyvinvointiin.  Selvitys sisältää terveystietoja, eikä sen vuoksi ole julkinen. Keskeiset havainnot selostetaan kaupunginhallitukselle tämän asiapykälän käsittelyn yhteydessä kokouksessa.                

 Vuosien 2021-2022 aikana on tehty useita käytännön työarkea ja johtamistyötä koskevia toimielinpäätöksiä, joiden osaltaan on tarkoitus vahvistaa esihenkilöiden kokemusta työn hallinnasta: 

-          Toimintaperiaatteet terveydellisistä syistä johtuvasta uudelleensijoittamisesta (henkilöstöjaosto 25.1.2022 § 5)

-          Toimintaperiaatteet lisätyön tai kokoaikatyön tarjoamisesta osa-aikatyötä tekeville (henkilöstöjaosto 25.1.2022 § 6)  

-          Henkilöstökoulutusten periaatteet Lohjan kaupungissa (henkilöstöjaosto 27.9.2022 § 64)

-          Paikallinen virka- ja työehtosopimus työsuojelun ja yhteistoiminnan yhteensovittamisesta (henkilöstöjaosto 27.9.2022 § 65)

-          Kielilisän myöntämistä koskeva ohje (henkilöstöjaosto 25.10.2022 § 79)

-          Ohje koeaikapurusta (henkilöstöjaosto 25.10.2022 § 80)

-          Nimikemuutospäätös: talouspäällikön nimikkeen ja tehtävänkuvan muuttaminen hallintopäällikön nimikkeeksi ja tehtävänkuvaksi (henkilöstöjaosto 25.10.2022 § 82)

Resurssitarpeita käsiteltiin valtuuston talousarvioseminaarissa 13.5.2022. Käsittelyn pohjalta vuoden 2023 talousarvioon on esitetty sekä nimike- ja tehtävämuutoksia että eräitä resurssilisäyksiä.

Työnantajan valvontavastuut

Työsuojelutarkastuksessaan 18.3.2021 aluehallintovirasto totesi, että ylimmän johdon työaikaa sekä työajanseurantaa koskevat toimintatavat tulisi päivittää ja tarkastella 1.1.2020 voimaan tulleen työaikalain näkökulmasta. Lisäksi aluehallintovirasto totesi, että työnantajan valvontavastuun toteutuminen oli ollut puutteellista, ja että työnantajan on huolehdittava, että työolojen ja työtapojen turvallisuutta tarkkaillaan ja havaittuihin epäkohtiin puututaan viipymättä. 

Kaupungin kaikille esihenkilöille on tammikuusta 2022 alkaen järjestetty säännöllistä perehdytystä ja koulutusta valvontavastuiden tunnistamiseksi. Prosessi jatkuu vuoden 2023 alusta alkaen systemaattisesti osana velvoittavaa esihenkilökoulutuskokonaisuutta (Lohja Academy). 

Lisäksi valvontavastuiden tunnistamisen vahvistamiseksi on tehty seuraavat toimielinpäätökset:

-          Päätös työnantajan edustajien nimeämisestä (kaupunginhallitus 28.2.2022 § 66) 

-          Työhyvinvointiohjelma vuodelle 2022 (henkilöstöjaosto 30.11.2021 § 29)

-          Toimintaperiaatteet riskien ja vaarojen arvioinnin ohjeistuksen uudistamiseksi (henkilöstöjaosto 30.11.2021 § 28)

29.11.2022 henkilöstöjaoston päätettäviksi on valmisteltu seuraavat toimielinpäätökset: 

-          Henkilöstöä koskeva tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma

-          Ohje huomautuksen tai varoituksen antamisesta

-          Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma vuodelle 2023

-          Työhyvinvointiohjelma vuodelle 2023 

-          Johdon TVA ja työaikamääräykset 

-          Organisaatiouudistuksesta johtuvat virkajärjestelyt

Kehittämisohjelmat:

Vuodesta 2015 alkaen hallinto on ollut jatkuvassa muutoksessa. Talouden tasapainottamisohjelmat, organisaatiouudistukset sekä palveluverkkomuutokset ovat merkittävästi vähentäneet hallinnollista resurssia. Samaan aikaan toimintaympäristössä on tapahtunut suuria muutoksia. Lainsäädäntöuudistukset ovat lisänneet kuntien tehtävämääriä. Kuntalaisten palveluvaatimukset ovat kasvaneet ja laatutasoa koskevat odotukset lisääntyneet. Digitalisaatio sekä sosiaalisen median käytännöt ovat osaltaan muuttaneet toimintatapoja. 

Hallinnollisesti kaventuneessa organisaatiossa vaativat asiantuntija- ja valmistelutyöt ovat kasaantuneet johdon konkreettisiksi tehtäviksi. Organisaation johtamisessa korostuvat tässä tilanteessa yksittäisten asioiden, projektien sekä yksityiskohtien hallinnointi. Johtaminen keskittyy hankkeisiin ja asioiden edistämiseen, ei henkilöstön johtamiseen taikka toiminnan kehittämiseen.

Asiantuntijaresurssien lisäämiselle on tunnistettu selkeä tarve. Toiminnan kehittämiseksi on välttämätöntä vahvistaa valmistelevaa väliporrasta. Organisaatiossa tarvitaan vaativiin valmistelutehtäviin kohdennettua osaamista: projekti- ja kehittämispäälliköitä, koordinaattoreita sekä suunnittelijoita. Nykyinen tiukentunut lainsäädäntö sekä monimuotoistuva yhteiskunta asettavat valmistelulle entistäkin suurempia laatu- ja aikapainevaatimuksia.

Valmistelevan väliportaan lisäämisellä edistetään ylimmän johdon mahdollisuuksia työaikansa puitteissa johtaa ja kehittää sekä ihmisiä että toimintaa.

Kaupunginvaltuuston 16.11.2022 hyväksymä organisaatiouudistus vastaa omalta osaltaan työn järjestämistä ja vastuukokonaisuuksia koskevaan ongelmaan.

Organisaatiouudistuksen lisäksi tarvitaan ratkaisuja, jotka esitetään työstettäviksi kahdessa vaiheessa seuraavasti:

Kehittämisohjelma I 

Kehittämisohjelman ensimmäiset vaiheet toteutetaan valmistellun organisaatiouudistuksen sekä vuoden 2023 talousarvion puitteissa:

-          Johtavien viranhaltijoiden kaksoisvastuut puretaan.

-          Talousarviossa hyväksyttyjen rersurssilisäysten ja nimikemuutosten avulla pyritään vaikuttamaan akuuttiin ongelmatilanteeseen

Kehittämisohjelma II

Ohjelman valmistelu käynnistetään välittömästi organisaatiouudistuksen toteutumisen ja vuoden 2023 talousarvion hyväksymisen jälkeen.

Keskeisenä valmistelutoimielimenä on kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. Kehittämisohjelma tuodaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi viimeistään toukokuussa 2023, jotta se voidaan huomioida vuoden 2024 talousarviovalmistelua koskevissa poliittisissa linjauksissa.  

-          henkilöstösuunnittelua tehostetaan ja vaillinaiseksi todettua valmistelevaa asiantuntijaresurssia vahvistetaan ensisijaisesti sisäisillä järjestelyillä mutta tarpeen mukaan myös ulkoisilla resurssilisäyksillä kuitenkin ilman, että kaupungin henkilöstömäärää kasvatetaan tarpeettomasti. 

-          tehtävänkuvia tarkastellaan tavoitteellisesti siten, että henkilöstörakenne tukee valtuustokauden strategisia tavoitteita ja henkilöstövoimavarat asemoituvat talouden reunaehtoihin. 

-          työnantajamielikuvaa sekä kaupungin veto- ja pitovoimaa vahvistetaan. 

-          toimintaprosessit kuvataan ja arvioidaan niiden ajantasaisuus. 

-          henkilöstön osaamistason ajantasaisuutta vahvistetaan ja kohdennetaan muuttuvan toimintaympäristön vaatimusten edellyttämällä tavalla.

-          osaamisen kehittäminen on tavoitteellista ja se toteutetaan oppilaitosyhteisyönä. 

-          digitaalisia sisäisiä ja ulkoisia palveluprosesseja kehitetään siten, että tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri tukee ajanmukaista palvelutuotantoa. 

Helmikuussa 2023 toteutetaan esihenkilöille kohdennettu työhyvinvointikysely, jonka tulokset tuodaan henkilöstöjaostolle tiedoksi ja kehittämisohjelman valmistelun tueksi.

Vuoden 2023 työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan sisällytetään työterveyshuollon tekemä ylimmän johdon kohdennettu terveystarkastus, jonka avulla arvioidaan toimenpiteiden vaikuttavuutta työn terveellisyyteen ja psykososiaaliseen kuormitukseen. 

Työnohjausta kehitetään siten, että ylimmällä johdolla on käytettävissään johtoryhmien työnohjaus tavanomaisten työnohjausten (mm. yksilötyönohjaus, työyksikkökohtainen työnohjaus, kriisityönohjaus ja muutostilanteiden työnohjaus) lisäksi.   

Lohjan kaupunki osallistuu tammikuussa 2023 käynnistyvään Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen johtamaan "Osaava ja uudistuva työura" -hankkeeseen. Sen keskeisenä tavoitteena on selvittää työuralla uudistumisen ja osaamisen kehittämisen yhteyksiä koettuun terveyteen sekä työhyvinvointiin. Hankkeen tulokset raportoidaan henkilöstöjaostolle.

Lisätiedot henkilöstöjohtaja, Anu Rautiainen, anu.rautiainen@lohja.fi
elinvoimajohtaja, Pekka Puistosalo, pekka.puistosalo@lohja.fi

Oheismateriaali - Aluehallintoviraston Työsuojeluyksikön tarkastuskertomus 24.10.2022

Esittelijä Kaupunginjohtaja Perämäki Pasi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. että kehittämistoimenpiteet toteutetaan kahden kehittämisohjelman kautta;

2. että kehittämisohjelma I:n avulla vastataan akuutteihin ongelmakohtiin vuoden 2023 talousarvion puitteissa purkamalla eräiltä osin johtavien viranhaltijoiden ja myös keskijohdon kaksoisrooleja sekä toteuttamalla valtuuston hyväksymään talousarvioon sisältyvät resurssimuutokset;

3. että välittömästi vuoden 2023 talousarvion hyväksymisen jälkeen henkilöstöjaostossa käynnistetään kehittämisohjelma II:n valmistelu; sekä

4. että henkilöstöjaostoa pyydetään tuomaan kehittämisohjelma II kaupunginhallituksen käsiteltäväksi viimeistään toukokuussa 2023.

Vastaesitys Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen 2. varapuheenjohtaja Taina Lackman teki kaupunginhallituksen jäsenten Pirjo-Leena Forsström ja Markku Saarinen kannattamana seuraavan muutosesityksen:

"Esitän lisättäväksi kahta kohtaa: 5.) Kaupunginhallitukselle on toimitettu 7.11.2022 AVIn tarkastustaportti, ilman liitteitä ja mahdollisia muita tausta-aineistoja. Kaupunginhallitukselle tulee välittömästi toimittaa 24.10.2022 esitetyn AVIn tarkastuskertomuksen liite, johon varsinaisessa tarkastuskertomuksessa viitataan ja johon suullisessa esittelyssä tässä kokouksessa viitattiin, 6.) Kaupunginhallitus päättää velvoittaa ylimmän johdon seuraamaan sekä työaikaansa että työajan käyttöä 21.11.2022 lukien toistaiseksi ja raportoimaan tästä kahden viikon välein kaupunginhallituksen puheenjohtajistolle, joka tarvittaessa raportoi asiasta kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksella on työnjohtollinen vastuu asiassa AVIn raportinkin perustella. AVI on raportissaan antanut aikaa toimenpiteisiin ryhtymisessä vain 31.12.2022 saakka. Asian käytännön organisoimisesta päättää henkilöstöjohtaja."

Äänestys Puheenjohtaja totesi, että keskustelun kuluessa on tehty kannatettu vastaesitys esitys, joten asiasta on äänestettävä.

Puheenjohtajan esityksestä suoritettiin sähköinen äänestys seuraavasti:
ne, jotka kannattavat pohjaesitystä äänestävät JAA ;
ne, jotka kannattavat Lackmanin tekemää vastaesitystä äänestävät EI.

Kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Hannele Maittilan ääni otettin suullisesti, koska sähköinen äänestys ei hänen kohdalla onnistunut teknisen häiriön vuoksi. Maittila äänesti JAA.

 JAA: 10 ääntä (Janne Turunen, Kaj Sundqvist, Matti Pajuoja, Jukka Sassi, Urpo Uotila, Päivi Alanne, Laura Skaffari, Pekka Luoma, Heli Saukkola, Hannele Maittila)

 EI: 3 ääntä (Taina Lackman, Pirjo-Leena Forsström, Markku Saarinen)

Puheenjohtaja totesi, että äänin 10-3 pohjaesitys on tullut  kaupunginhallituksen päätökseksi.

Päätös Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano henkilöstöjaoston esityslistalle
tiedoksi elinvoimajohtaja Puistosalo, henkilöstöjohtaja Rautiainen

Henkilöstöjohtaja Anu Rautiainen ja elinvoimajohtaja Pekka Puistosalo saapuivat paikalle asiantuntijoiksi kello 16.34. He poistuivat kokouksesta ennen päätöksentekoa kello 18.06.

Kokouksessa pidettiin tauko tämän asian käsittelyn jälkeen
kello 18.09-18.20.

------------------------------------

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 28.03.2023 § 58

 Henkilöstöjohtaja raportoi Kehittämisohjelma II toteumisesta.

Tämän lisäksi:
 

-          Työtyytyväisyyskyselyn toteutuksen ajankohta siirtyy syksylle.

-          Työajanseurannan osalta siirrytty uuteen versioon. Liukuvan työajan periaatteet uudistettiin helmikuussa. Esihenkilön tulee seurata henkilöstön työajan käyttöä ja hyväksyä leimaukset kuukausittain.

-          Lohjan kaupunki osallistuu tammikuussa 2023 käynnistyvään Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen johtamaan "Osaava ja uudistuva työura" -hankkeeseen.

-          Työnohjaukseen on valittu kumppani.  

Lisätiedot Henkilöstöjohtaja Kristina Stenius, kristina.stenius@lohja.fi

Oheismateriaali Hallinnon kehittämisohjelma II, väliraportti

 Toimintokortti, kaupunkirakenne/kaupunkikehitys/ympäristö- ja lupapalvelut/ympäristöpalvelut

Esittelijä Henkilöstöjohtaja Stenius Kristina

Päätösehdotus Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää merkitä asian tiedoksi.

Päätös Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päätti esityksen mukaan.

------------------------------------