Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 31.10.2023/Pykälä 121

46/01.01.00/2023

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 31.10.2023 § 121

Hallintopalveluiden vastuualueella on jätetty 30.4.2023 alkaen täyttämättä toimistosihteerin työsuhde työntekijän eläköitymisen jälkeen. Täyttämättä jättäminen on aiheuttanut ylimääräistä kuormaa henkilöstössä, mutta on ollut välttämätön, jotta organisaation osaamista saadaan muutettua nimikkeen muutoksella hallinnon kehittämisohjelmassa mainittuun suuntaan. Eläköitymisen myötä nyt esitetään toimistosihteerin työsuhteen muuttamista asianhallintapäällikön tehtäväksi.

Henkilöstöjaosto on käsittelyt hallinnon kehittämisohjelmakokonaisuutta viimeksi kokouksessaan 17.10.23 §3. Kehittämisohjelmassa on todettu, että hallinnollisesti kaventuneessa organisaatiossa vaativat asiantuntija- ja valmistelutyöt ovat kasaantuneet johdon konkreettisiksi työtehtäviksi ja että asiantuntijaresurssien lisäämiselle on tunnistettu selkeä tarve. Ohjelmassa todetaan, että toiminnan kehittämiseksi on välttämätöntä vahvistaa valmistelevaa väliporrasta. Tämä nimikkeen muutos on osa hallinnon kehittämisohjelmaa ja toteutetaan sisäisen henkilöstösuunnittelun keinoin - henkilöre-surssia määrällisesti lisäämättä - tehtävänkuvaa ja nimikettä tarkastelemalla.

Asianhallinnan tehtäväkentässä ei tällä hetkellä suoraan työskentele ketään asiantuntijaa, vaikka kyseessä on aivan keskeinen hallinnon osa-alue.  Valmistelutehtäviin on osittain jouduttu käyttämään organisaatiosta aiemmin eläköitynyttä resurssia, jotta esimerkiksi toiminnalle kriittisen tärkeät arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma on saatu laadittua.

Esitettävä asianhallintapäällikkö on organisaatiossamme asianhallinnan ja arkistotoimen asiantuntija sekä oman tiimin esihenkilö (kirjaamo, arkisto, postitus, asiakaspalvelu). Tehtävien keskiössä on kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjaaminen ja kehittäminen osana kaupungin tiedonhallintaa sekä asiakaspalvelun kehittäminen. Asianhallintapäällikkö vastaa kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä osallistuu tietosuojatyön ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Asianhallintapäällikkö vastaa kaupungin asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kaupungin
tiedonhallintaa.

Asianhallintapäällikön tehtäviin kuuluu sähköiseen arkistointiin liittyvien tiedonohjaussuunnitelmien ja arkistonmuodostussuunnitelmien laadinnasta ja ylläpidosta vastaaminen, sähköisen arkistoinnin kehittäminen, arkistotoimen ja asiakirjahallinnan kouluttaminen, ohjaaminen ja valvonta. Tehtävään kuuluu myös toimialojen asianhallinta- ja arkistovastaavien opastaminen sekä osallistuminen vaalien aikana niiden valmistelutehtäviin.

Hallintopalveluissa on hallintojohtajan alaisuudessa toiminut vain yksi seuraavan portaan esimies. Esimiestyöhön ei tällöin ymmärrettävästi ole jäänyt aikaa riittävästi, joka on myös aiheuttanut isoja haasteita ja suoraan näkynyt esimerkiksi työhyvinvointikyselyssä tyytymättömyytenä esimiestyön riittämättömyyteen. Iso esimiesvastuu on vuoden 2023 aikana osittain purettu niin, että tilapäisellä lisävastuukorvauksella on saatu yksi esimiestehtävä tueksi. Lisävastuun on tarkoitus olla voimassa siihen saakka,
kunnes asianhallintapäällikkö aloittaa tehtävässään.

Täyttämättä jätetyn toimistosihteerin tehtäväkohtainen palkka on ollut 2305,19 €. Asianhallintapäällikön tehtäväkohtainen palkka on 4 654,89 €, hinnoittelutunnus 01999999. Vuositason kustannusvaikutus ilman sivukuluja ja lomarahoja on 28 196,40 €. Tehtävän vaatima määräraha sisältyy talousarvioesitykseen. Kelpoisuusehdoksi esitetään soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa.

Lisätiedot Hallintojohtaja Sanna Lundström, sanna.lundstrom@lohja.fi

Esittelijä Henkilöstöjohtaja Stenius Kristina

Päätösehdotus Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää

1. että hallintopalveluiden vastuualueella täyttämättä olevan toimistosihteerin toimen nimike muutetaan asianhallintapäällikkö nimikkeeksi; sekä

2. että asianhallintapäällikön tehtäväkohtainen palkka on 4 654,89 € kuukaudessa.

Käsittely

Vastaesitys  Asian käsittelyn aikana kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston puheenjohtaja Pirjo-Leena Forsström teki seuraavan vastaesityksen:

”Esitän, että päätösesitys jätetään pöydälle ja palataan asiaan talousarvion 2024 vahvistamisen jälkeen.”

Koska vastaesitystä ei kannatettu, totesi puheenjohtaja sen rauenneen  kannattamattomana.

Päätös Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano tiedoksi hallintojohtaja Lundström, hr-yksikkö, palkat

------------------------------------