Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 24.09.2024/Pykälä 73

56/01.02.01/2023

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 24.09.2024 § 73

Vuonna 2017 on määritelty toimistosihteereille kolme työn vaativuuden arviointi (TVA)-tasoa, joissa on määritelty tehtävien vaativuus. Edellytys tasoon kuulumiselle/siirtymiselle on, että vähintään kaksi kohtaa täyttyy. Vuonna 2017 tehdyssä mallissa hinnoittelutunnuksen 01TOI0603 olivat vaativimpia. Nyt on tarkoitus muuttaa hinnoittelutunnukset päinvastoin eli hinnoittelutunnuksen 01TOI0601 tehtävät ovat vaativimpia, jotta kaupungissa noudatettavat hinnoittelutunnukset noudattavat samaa logiikkaa. TVA-kriteerit pysyvät ennallaan.

Toimistosihteerien hinnoittelutunnukset ja palkka ovat kolmiportaisessa järjestelmässä seuraavat:

01TOI0601 (2664,72 €)

01TOI0602 (2455,71 €)

01TOI0603 (2368,19 €)
 

Tehtävän edellyttämä kelpoisuus kaikissa on soveltuva korkeakoulututkinto tai opistotasoinen tutkinto.

Toimistosihteerit opetuksessa

Vuoden 2023 järjestelyvaraeräneuvottelun yhteydessä on sovittu, että opetuksen toimistosihteerit otetaan kokonaisuutena TVA-tarkasteluun. Kaikki perusopetuksen toimistosihteerit ovat olleet samalla tasolla 2, mutta tarkoitus on ottaa käyttöön kolme tasoa. Kaikki opetuksen /koulujen toimistosihteerit ovat olleet samassa TOI:ssa alusta alkaen. Yhtenäiskoulujen ja monitoimijatalojen myötä ko.  toimistosihteereiden työn vaativuus on selkeästi muuttunut, mutta sitä ei ole aiemmin otettu huomioon.

Opetuksen toimistosihteerien työtehtävät on koottu taulukoksi toimistosihteerien työntehtävien pohjalta. Jokainen rehtori on täyttänyt taulukon oman toimistosihteerinsä osalta. Taulukkoon mm. arvioitiin päätöskohtiin päätösten määriä, Raindance-kohtaan laskujen määriä vuositasolla. Jokaisen koulujen toimistosihteerien tehtävänkuva on käyty läpi ja päivitetty.

Hinnoittelutunnuksen 01TOI0601 toimistosihteerin vastuulla olevissa kouluissa on 400-900 oppilasta. Ruotsinkielisten koulujen koulusihteerillä oppilaita on hieman vähemmän, mutta hän vastaa myös ruotsinkielisestä lukiosta. Yhtenäiskoululla voi toimia myös kaupungin yhteisiä luokkia, alueellisia pienryhmiä, valmistavan opetuksen luokkia ja kotiopetusoppilaita.

Hinnoittelutunnuksen 01TOI0602 toimistosihteerien vastuulla olevissa kouluissa on noin 500 oppilasta. Alakouluilla voi toimia myös alueellisia pienryhmiä ja/tai kotiopetusoppilaita.

Hinnoittelutunnuksen 01TOI0603 toimistosihteerin vastuulla olevissa kouluissa on 150-400 oppilasta. Alakouluilla voi toimia myös alueellisia pienryhmiä, kaupungin yhteisiä luokkia ja/tai kotiopetusoppilaita.

 JHL:n pääluottamusmies Tiina Liimatainen on lähettänyt työnantajalle 13.11.2023 sähköpostitse esityksen ja uudistanut sen 6.8.2024 TVA-ryhmässä, että koulusihteereille maksetaan takautuvasti 1.10.2023 alkaen työn vaativuuden muutokset perustuvat korotukset. ”Aika venyi kohtuuttomasti työantajapuolella. Pelkästään tehtävänkuvia ei saatu tehtyä valmiiksi missään kohtuullisessa ajassa useiden koulujen osalta, vaikka prosessi käynnistettiin vuoden 2023 toukokuussa järjestelyvaraerien neuvottelujen jälkeen, joissa nämä tarkastukset luvattiin.”

Lisäksi muidenkin kuin koulujen toimistosihteerien kohdalla on ollut tarvetta muuttaa tehtävänkuvia ja hinnoittelutunnuksia toiminnan muutosten vuoksi.

Tehtävien muuttuessa on tarpeen tehdä tehtävän vaativuuden uudelleenarvio.

Laskentakeskuksen myyntireskontraa hoitava toimistosihteeri

Myyntireskontra on siirretty vuoden 2024 alussa Lohjan kaupungin hoidettavaksi, kun se aiemmin oli ulkoistettuna Lowell Oy:lle. Aiemmin Lowell Oy hoiti kaikki myyntireskontrakirjaukset, nykyään ne tehdään Lohjan kaupungin laskentakeskuksessa toimistosihteerin toimesta. Myös myyntireskontraan liittyvä asiakaspalvelu siirtyi Lowell Oy:ltä Lohjan kaupungille.

Tämä on vaatinut paljon suunnittelu- ja kehittämistyötä ja toimistosihteeri on ollut tässä asiantuntijaroolissa. Kun aloituskuviot ja prosessit ovat selvillä myyntireskontran osalta, toimistosihteeri tulee olemaan avainhenkilönä ja vastuuroolissa vetämässä myyntireskontran toimintaa. Myyntireskontran siirtyminen Lohjan kaupungille on vaatinut prosessien muutoksen ja ohjelmistomuutoksen ja lisäksi myös paljon suunnittelu- ja kehittelytyötä. Myyntireskontran siirto kaupungille on muuttanut toimistosihteerin tehtävänkuvan kokonaan ja kehittämistyö jatkuu pitkään.

Myyntireskontraa hoitava toimistosihteeri on hinnoittelutunnuksessa TOI602. Tehtävän vaativuuden kasvaessa, uusi palkka on 2664,72 €. Palkanerotus on 209,01 €/kk. Tehtävänimike on tarkoituksenmukaista muuttaa vastaamaan tehtävää. Uusi nimike on myyntireskontranhoitaja.

Ympäristöpalveluiden toimistosihteeri

Ympäristöpalveluiden toimistosihteerin kohdalla on tullut esiin tarve muuttaa hinnoittelutunnusta tehtävän vaativuuden kasvaessa.

Tehtävä täyttää KVTES TVA tason 1 näiltä osin

• itsenäinen rooli yksikön toiminnassa ja/tai prosessissa
• edellyttää ammattialan hyvää ymmärtämistä

Tehtävä on hyvin monipuolinen ja siihen kuuluu työskentelyä usealle yksikölle mm.

• viranhaltijapäätösten valmistelu ja täytäntöönpano
• kokoussihteerinä toimiminen
• asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse, nettisivujen päivittäminen
• taloushallinto
  • ostolaskut
  • myyntilaskut
  • hankinnat
  • eläinlääkärien työkorvaukset

Kaupunginkirjaston toimistosihteeri

Kaupunginkirjaston toimistosihteerin kohdalla on tullut esiin tarve muuttaa hinnoittelutunnusta tehtävän vaativuuden kasvaessa.

Tehtävät täyttävät KVTES TVA tason 1 näiltä osin

• itsenäinen rooli yksikön toiminnassa ja/tai prosessissa

• edellyttää ammattialan hyvää ymmärtämistä

Kaupunginkirjaston toimistosihteerin tehtävään sisältyy kirjastopalvelut -tulosyksikön lisäksi myös kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tulosalueen sihteeritehtäviä.

Toimistosihteeriltä edellytetään monipuolista osaamista kirjastoalan ja kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden hallinnollisista tehtävistä kuten asiakirjahallinnosta, henkilöstöhallinnosta ja taloushallinnosta.

Tehtävä edellyttää itsenäistä harkintaa ja kykyä ratkaista monenlaisia käytännön ongelmia sekä kirjasto- ja kulttuurialan ymmärtämistä ja aloja koskevien lakien huomioimista.

Hiiden opiston ja Lohjan museon toimistosihteeri

Myös Hiiden Opiston ja Lohjan Museon yhteisen toimistosihteerin kohdalla on tullut esiin tarve muuttaa hinnoittelutunnusta tehtävän vaativuuden kasvaessa.

Tehtävä täyttää KVTES TVA tason 1 näiltä osin

• itsenäinen rooli yksikön toiminnassa ja/tai prosessissa

• edellyttää ammattialan hyvää ymmärtämistä

Toimistosihteerin tulee hallita sekä Hiiden Opiston että Lohjan Museon hallinnollisia tehtäviä, jotka ovat laaja-alaisia ja poikkeavat toisistaan.

Toimistosihteerillä on itsenäinen tehtävänkuva, jossa toimistosihteerin on itse pystyttävä organisoimaan töiden tärkeys ja kiireellisyys huomioiden molemmat työyksiköt. 

Tehtävä edellyttää sekä kansalaisopisto- että museoalan ymmärtämistä ja aloja koskevien lakien huomioimista.

Käsillä olevat muutokset tarkoittavat 209,01 €/kk/työntekijä. Yhteensä 2 717,13 €/ kk ja vuositasolla 32 605,56 € (+sivukulut).

TVA-ryhmä on käsitellyt asiaa 6.8.2024 ja 20.8.2024.  

Lisätiedot Perusopetusjohtaja Liisa Saarniniemi (liisa.saarniniemi@lohja.fi

 Kirjanpitopäällikkö Milla Nyman, (milla.nyman@lohja.fi)

Ympäristöterveyspäällikkö Johanna Puro, (johanna.puro@lohja.fi)

Kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Merja Lonkainen, (merja.lonkainen@lohja.fi)

Liite        Mallitehtävänkuva toimistosihteeri (opetus, 01TOI0601)

        Mallitehtävänkuva toimistosihteeri (opetus, 01TOI0602)

        Mallitehtävänkuva toimistosihteeri (opetus, 01TOI0603)

Tehtävänkuva toimistosihteeri (talous, myyntireskontra, 01TOI0601)

Tehtävänkuva toimistosihteeri (ympäristöpalvelut, 01TOI0601)

Tehtävänkuva toimistosihteeri (Hiiden opisto ja Lohjan museo, 01TOI0601)

Tehtävänkuva toimistosihteeri (kaupunginkirjasto, 01TOI0601)

Toimistosihteerit yhteenveto

Esittelijä Henkilöstöjohtaja vs. Lundström Sanna

Päätösesitys Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää

1. toimistosihteerien työn vaativuuteen perustuvan hinnoittelutunnusten muutoksen- toisin päin kuin vuonna 2017 on päätetty, jolloin ylin hinnoittelutunnus on 01TOI0601, keskimmäinen hinnoittelutunnus on 01TOI0602 ja alin hinnoittelutunnus on 01TOI0603,

2. laskentakeskuksen myyntireskontraa hoitavan toimistosihteerin, ympäristöpalveluiden, Hiiden opiston ja Lohjan museon sekä kaupunginkirjaston toimistosihteerien työn vaativuuteen perustuvat hinnoittelutunnusten muutokset 01TOI0601:ksi ja sen mukaiset palkkojen muutokset 1.11.2024 alkaen,

3. opetuksen toimistosihteerien työn vaativuuteen perustuvat hinnoittelutunnusten muutokset 01TOI0601:ksi ja sen mukaiset palkkojen muutokset  ja että hinnoittelutunnuksen mukaiset palkan muutokset maksetaan JHL:n esityksen mukaisesti takautuvasti 1.10.2023 alkaen ja

4. laskentakeskuksen myyntireskontraa hoitavan toimistosihteerin nimikemuutoksen myyntireskontranhoitajaksi. 1.11.2024 alkaen.

Käsittely Palvelussuhdepäällikkö Maarit Harju liittyi kokoukseen asiantuntijaksi
klo 18.12 tämän asian käsittelyn alkaessa.

Maarit Harju poistui kokouksesta klo 18.37 ennen päätöksen tekoa.

Päätös Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päätti esityksen mukaan.

Täytäntöönpano HR, palkat, perusopetusjohtaja Saarniniemi, kirjanpitopäällikkö Nyman, ympäristöterveyspäällikkö Puro, kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Puro

------------------------------------