Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 09.09.2025/Pykälä 60

296/00.00.01/2025

Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 09.09.2025 § 60

Lohjan kaupungin hallintosäännön IV osan päätöksenteko- ja hallintomenettelyn 18 luvussa määrätään valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten kokousmenettelyistä.

Hallintosäännön 125 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 127 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan esityslistat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä.
Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kaupungin asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Hallintosäännön 130 §:n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Estynyt jäsen ilmoittaa poissaolostaan myös toimielimen sihteerille. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua henkilökohtaisen varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Hallintosäännön 131 §:n mukaan nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto nimeävät edustajansa lautakuntiin lukuun ottamatta tarkastuslautakuntaa ja Länsi-Uudenmaan ympäristöterveyslautakuntaa. Vaikuttamiselinten nimeämillä edustajilla on läsnäolo ja puheoikeus toimielimessä. Läsnäolo-oikeus on rajattu siten, että läsnäolo-oikeutta ei ole silloin kun käsiteltäviin asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja. Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta. Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön 147 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Mikäli pöytäkirjan tarkastaja/tarkastajat ovat erimielisiä pöytäkirjaan kirjatusta päätöksestä, tarkastetaan asia toimielimen seuraavassa kokouksessa. Päätös syntyy vasta, kun pöytäkirja on tarkastettu. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Hallintosäännön 148 §:n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine  oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Kaupungin hallintosäännön I osan hallinnon ja toiminnan järjestäminen 5 luvun 35 §:ssä todetaan, että lautakunnan alaisen viranomaisen sekä lautakunnan jaoston on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin, josta se on kaupunginhallituksen ja lautakunnan luettavissa. Kaupunginhallitus tai lautakunta voi erikseen tehdä päätöksen siitä, millaisia viranhaltijapäätöksiä tai alemman toimielimen päätöksiä ei tarvitse ilmoittaa mahdollisen otto-oikeuden käyttämistä varten. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Otto-oikeuden käyttämiseen oikeutettu voi kuitenkin yksittäistapauksessa käyttää otto-oikeutta myös sellaiseen asiaan, jota ei ole määrätty toimielimelle ilmoitettavaksi.

Lisätiedot Hallintoasiantuntija Hannele Turunen, hannele.turunen(at)lohja.fi

Esittelijä Henkilöstöjohtaja Rautiainen Anu

Päätösesitys Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää

1. todeta, että pöytäkirjanpitäjänä toimii kaupungin hallintopalveluiden nimeämä henkilö,

2. että kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina,

3. että esityslistat julkaistaan sähköisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.lohja.fi pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon perjantaina,

4. että kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus hallintosäännössä nimettyjen lisäksi henkilöstöjaoston kutsumilla viranhaltijoilla,

5. että pöytäkirja lähetetään sähköisesti puheenjohtajan hyväksyttäväksi ja pöytäkirjantarkastajan tarkastettavaksi ja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja. Tarkastusta varten pöytäkirja liitteineen ja oheismateriaaleineen viedään kokousportaaliin nähtäville ja pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti allekirjoitusjärjestelmässä. Linkki pöytäkirjan allekirjoitukseen toimitetaan puheenjohtajalle ja pöytäkirjan tarkastajille sähköpostitse. Pöytäkirjan tarkastus ja allekirjoitukset tulee olla tehty kokousta seuraavaan maanantaihin mennessä. Mikäli tarkastaja ja puheenjohtaja taikka tarkastajat keskenään ovat erimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, tarkastetaan pöytäkirja erimielisyyttä koskevilta osin kaupunginhallituksen henkilöjaoston seuraavassa kokouksessa,

6. että pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävillä Lohjan kaupungin verkkosivuilla, kuten kuntalain 140 §:ssä on tarkemmin säädetty kokousta seuraavan viikon tiistaina,

7. että pöytäkirjanpitäjän lisäksi kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston pöytäkirjanotteen allekirjoitusoikeus on hallintoasiantuntijoilla sekä konsernihallinnon alaisilla hallintopalvelut -kustannuspaikan toimistosihteereillä.

Päätös Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päätti esityksen mukaan.

Tiedoksi ote henkilöstöjaoston jäsenet ja varajäsenet

------------------------------------